Digitalisierung im Controlling: Planung und Berichtswesen

Zusammenfassung

Überblick

Das gesamte Rechnungswesen hat schon digitale Unterstützung intensiv genutzt. Besonders begierig auf neue digitale Anwendungen und Hilfsmittel war und ist das Controlling. Damit werden die umfangreichen Daten verwaltet und die vielfältigen Analyseaufgaben erleichtert. Doch auch hier geht es bisher vorwiegend darum, in analogen Abläufen digitale Anwendungen zu nutzen. Aktuelle Entwicklungen wie autonome Prozesse, Künstliche Intelligenz oder Verarbeitungsmethoden für große Datenmengen bieten die Möglichkeit, im Controlling echte digitale Prozesse zu installieren. Das betrifft alle zentralen Datenmanagementfunktionen und Anwendungen. Erweiterte Möglichkeiten entstehen im Berichtswesen, neue Bedingungen in der Planung und im Forecast.

1 Datenmanagement: Ausweitung verhilft zu besseren Analyseergebnissen

Durch die digitale Revolution ist die Menge an verfügbaren Daten exponentiell gestiegen. Die technischen Gegebenheiten digitaler Systeme ermöglichen es, Daten in riesigen Mengen zu speichern und detaillierter zu strukturieren.

• Die Zeiträume für den Bezug der Daten können wesentlich verkürzt werden, also z. B. nicht mehr der Umsatz pro Tag, sondern der Umsatz pro Stunde oder Minute. Die Entwicklung von Werten in einer Zeitreihe kann dadurch detaillierter dargestellt werden.
• Die Definition der Daten kann genauer werden. So wird der Verbrauch von Betriebsstoffen in Verbindung gebracht mit der Umgebungstemperatur, der Geschwindigkeit, dem Bediener, der Rohstoffqualität, der Dauer bis zur nächsten Inspektion der Anlage usw.
• Neue, bisher nicht erfasste Daten, können dem Controller zur Verfügung gestellt werden. Damit können entscheidende Werte in Verbindung mit zusätzlichen Umgebungsparametern gebracht werden.
• Durch die tiefgreifende Integration der digitalen Anwendungen aller Unternehmensbereiche wird das Datenmanagement für das Controlling vereinfacht. Die Nutzung gemeinsamer Datenbestände in einem gemeinsamen digitalen System verringert den Verwaltungsaufwand, erhöht die Aktualität der Daten und kann zusätzliche Entscheidungsparameter liefern.

Diese enorme Ausweitung der Datenbasis verhilft zu besseren Analyseergebnissen im Controlling. Voraussetzung ist, dass die großen Datenmengen (Big Data) auch sinnvoll verwaltet werden können. Die traditionellen Datenbanken mit ihren Möglichkeiten für Verwaltung und Zugriff sind dafür nicht geeignet. Im Zuge der weiteren Digitalisierung müssen Anwendungen wie Data Mining, Predictive Analytics, Machine Learning oder Text Mining eingesetzt werden, um durch eine Vorbereitung der Daten die wesentlich detaillierteren Datenbestände auch im Controlling einsetzen zu können.

Hinweis

Vollständigkeit: Digitalisierung des gesamten Datenbestands ist das Ziel

In vielen Controlling-Abteilungen werden solche Systeme zum Datenmanagement bereits angewandt. Meist betrifft dies jedoch nur klar abgegrenzte Anwendungsbereiche wie das Marketing oder die Disposition. Dabei handelt es sich wieder um die digitale Unterstützung analoger Strukturen. Ziel muss es sein, auf dem Weg in die weitere Digitalisierung den gesamten Datenbestand im Controlling soweit wie notwendig und vorteilhaft auszuweiten und mit den entsprechenden digitalen Werkzeugen zu verwalten.

Der Controller wird bei der Datenbeschaffung, deren Beurteilung und Verteilung durch Prozesse mit Künstlicher Intelligenz unterstützt. Diese ist in den Managementsystemen integriert und übernimmt Kontroll- und Bewertungsfunktionen. Wie die dazu notwendigen Steuerungsparameter eingestellt werden müssen, ist im Detail abhängig von der späteren Verwendung, z. B. in der Planung oder im Berichtswesen.

Jeder Controller kennt das Problem veralteter und fehlerhafter Daten. Viele Planabweichungen oder Fehler in Controlling-Berichten können darauf basieren. Die weitgehende Digitalisierung bietet Möglichkeiten, selbst riesige Datenbestände in ihrer Qualität zu verbessern:

• Zum einen werden die Datenbestände und die eingehenden Daten permanent mit Hilfe von autonomen Prozessen im Hintergrund auf Plausibilität überprüft.
• Zum anderen bieten Dienstleister die Möglichkeit, die im Controlling vorhandenen Datenbestände mit geprüften Beständen abzugleichen.

So können z. B. Adressdaten von Kunden mit offiziellen Meldedaten abgeglichen werden oder vorhandene historische Daten über Wetter, Zinsentwicklung oder Preisentwicklungen mit offiziellen Quellen verglichen werden.

Damit sorgt die weitere Digitalisierung im Controlling dafür, dass die für die Verarbeitung notwendigen Daten umfangreicher und qualitativ hochwertiger sind. Die Ergebnisse des Controllings werden besser.

2 Anwendungen: Entwicklung der Anwendungen mit mehr Eigenschaften und Möglichkeiten

In Zukunft werden digitale Anwendungen im Controlling, gleichgültig, ob für die Planung, die Analyse oder das Berichtswesen, neue Eigenschaften und Möglichkeiten aufweisen. Damit kann die Arbeit im Controlling neu strukturiert werden. Die wichtigsten Merkmale sind im Folgenden kurz beschrieben:

Mobiles Arbeiten: Digitale Anwendungen der Zukunft werden auch im Controlling das mobile Arbeiten vollständig unterstützen. Die Nutzung verschiedener Endgeräte wie Smartphone im H...