Digitalisierung in der Buchhaltung: Die Basis / 3 Digitale Kommunikation mit externen Partnern: Finanzamt, Banken, Steuerberater & Co

Ein großer Teil der Aufgaben in der Buchhaltung besteht in der Kommunikation mit externen Partnern. Diese erhalten Informationen aus der Buchhaltung, entweder, weil es dazu gesetzliche Regeln gibt (z. B. das Finanzamt), oder durch vertragliche Vereinbarungen bestimmt (z. B. Kreditgeber). Auch Steuerberater und Wirtschaftsprüfer verlangen Informationen auf digitalem Wege. Dabei spielen vor allem die individuellen Ansprüche der unterschiedlichsten Partner eine Rolle und erschweren es, digital und autonom arbeitende Systeme zu installieren.

Die zu kommunizierenden Daten werden aus den genutzten Buchhaltungssystemen über existierende Standardschnittstellen exportiert und mit flexiblen Hilfsprogrammen für den Empfänger individuell aufbereitet. Dazu wird ein Programm zur Tabellenkalkulation oder eine Präsentationssoftware genutzt. Das ist manuell sehr aufwändig und verbraucht Zeit. Für dauerhaft wiederkehrende Informationsanforderungen, z. B. für Kreditgeber, die regelmäßig über den Stand ihrer Sicherheiten zu informieren sind, können auch eigene Schnittstellen programmiert werden. Der flexible Umgang mit einer Tabellenkalkulation und anderen Hilfsmitteln wird sich jedoch nicht immer vermeiden lassen.

Eine besondere Aufgabe stellen die gesetzlich vorgegebenen Anforderungen der Kontakte zu den Behörden, insbesondere zum Finanzamt dar. Hier gibt es seit Jahren immer wieder verschärfte Anforderungen an die Digitalisierung. So sind Steuererklärungen grundsätzlich elektronisch einzureichen, die Bilanz wird in Form der E-Bilanz als digitale Datei verlangt. Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat der Prüfer ein Recht auf digitalen Zugriff auf die digitale Buchhaltung. Diese Forderungen sind gesetzlich vorgegeben, wobei Format und Inhalt der Daten klar definiert sind.

Da die Forderungen der Behörden für alle Buchhaltungen gelten, sind sie in den verbreiteten Standardprogrammen integriert worden. Aus den Konten der Buchhaltung kann z. B. durch eine einfache Umsetzungstabelle problemlos eine E-Bilanz erstellt werden. Die Technik ist dabei nicht das Problem, eher die Komplexität der Datendefinitionen. So wird die Systematik der E-Bilanz auf vielen hundert Seiten beschrieben und ständig aktualisiert. Der logisch nächste Schritt auf diesem Feld der Digitalisierung wäre der direkte Zugriff der Finanzbehörden auf die laufende digitale Buchhaltung, was eine ständige Kontrolle der Unternehmen ermöglichen würde.

Checkliste Ist- und Sollzustand Kommunikation
Bereich	aktueller Zustand	Ziel
Kreditgeber	□ analog □ analog und digital □ digital	Vollständigkeit digital, möglichst autonom
Gesellschafter	□ analog □ analog und digital □ digital	Vollständigkeit digital, möglichst autonom
Steuerberater	□ analog □ analog und digital □ digital	Vollständigkeit digital, möglichst autonom
weitere externe Partner	□ analog □ analog und digital □ digital	Vollständigkeit digital, möglichst autonom
Finanzbehörden	□ manuell □ manuell und autonom □ autonom	Keine manuelle Erstellung der digitalen Formate

Checkliste 3: Feststellung des Soll- und Istzustands hinsichtlich der Kommunikation mit externen Partnern

Die digitale Kommunikation mit den externen Partnern ist immer dort, wo keine gesetzlichen Vorschriften existieren, durch eine Abstimmung mit diesen Partnern zu organisieren. Auch diese haben den Wunsch, die Vorteile der digitalen Kommunikation in Form von geringerem Arbeitsaufwand und höherer Geschwindigkeit zu nutzen. Oft sind die zu kommunizierenden Inhalte historisch gewachsen. Die Digitalisierung kann dabei den Anlass geben, Inhalte und zeitliche Bezüge gemeinsam zu überprüfen.