Digitalisierung in der Buchhaltung: Spezielle Lösungen / 2 Digitalisierung der Kassenführung

Der Einkauf von immer mehr Waren im Netz und die verbreitete Nutzung von Firmenkreditkarten sind Gründe für den Bedeutungsverlust der Barkassen in den Unternehmen. Dennoch sind sie unverzichtbar, wenn es kleinere oder größere Barkäufe gibt oder wenn Kunden die Vorkassevereinbarung durch Barzahlungen bei der Abholung erfüllen.

Sinkt der Gebrauch der Barkasse,

• geht auch die Erfahrung mit der Kassenführung zurück,
• werden Fehler gemacht und
• schleichen sich Ungenauigkeiten ein.

Die digitale Unterstützung der Kassenführung hilft dabei, Sicherheit zu schaffen und den Aufwand zu minimieren.

Die Kassenführung hat in der Struktur viel Ähnlichkeit mit der Reisekostenabrechnung. Es werden viele einzelne, unterschiedliche Belege verwaltet. Auch hier müssen sowohl

• rechtliche Vorgaben, vor allem zu steuerlichen Zwecken als auch
• unternehmensinterne Anweisungen, vor allem zur Auszahlungsgenehmigung,

beachtet werden.

Nicht immer wird die Kasse durch die Buchhaltung selbst geführt. Sie wird entweder in eine Außenstelle verlagert oder aufgrund des Zugangs für die Nutzer werden andere Stellen im Unternehmen mit der Kassenführung beauftragt. Damit entsteht eine räumliche Trennung der Kasse von der Buchhaltung. Allerdings gibt es kaum emotionale Beziehungen bei der Nutzung der Barkasse – bei der Reisekostenabrechnung schon. Ein weiterer Unterschied zur Reisekostenabrechnung sind die Einzahlungen, die bei der Kassenführung berücksichtigt werden müssen. Auch die regelmäßige Abstimmung des Kassenbestands mit den verbuchten Belegen findet in der Reisekostenabrechnung nicht statt.

Die Eignung der Kassenführung für eine weitgehende Digitalisierung ist allein durch die digitalisierbaren Belege und integrierte Prüfungen bei der Erfassung angezeigt. Durch Schnittstellen zwischen einer Stand-Alone-Lösung und der Finanzbuchhaltungsanwendung können die Buchungen aus der Kassenführung ebenfalls digital erledigt werden. Die weitere Digitalisierung führt über die Integration digitaler Kassenbücher in die Software der Buchhaltung zu autonomem und sofortigen Verbuchung der bei der Kassenführung anfallenden Bewegungen. Ein manueller Abschluss der Kassenbücher zum Periodenende ist dann nicht mehr notwendig.

Die folgende Checkliste zeigt nach Benutzung den aktuellen Stand der Digitalisierung und die noch mögliche Entwicklung an:

Checkliste digitale Kassenführung
Funktion	vorhanden	möglich
digitale Erfassung der Belege	□ ja □ nein	□ ja □ nein
Prüfung der Belege bei Eingabe (gesetzliche Vorgaben)	□ ja □ nein	□ ja □ nein
Prüfung der Belege bei Eingabe (unternehmensinterne Vorgaben)	□ ja □ nein	□ ja □ nein
Digitalisierung der Belege	□ ja □ nein	□ ja □ nein
digitale Archivierung der Belege	□ ja □ nein	□ ja □ nein
digitale Genehmigung der Auszahlung	□ ja □ nein	□ ja □ nein
autonome Verbuchung in der Buchhaltung	□ ja □ nein	□ ja □ nein
Kassenprüfung auslösen und protokollieren	□ ja □ nein	□ ja □ nein

Checkliste 2: Dokumentation Stand der digitalen Kassenführung und Möglichkeit der Weiterentwicklung

Aufgrund der Ähnlichkeit der Abläufe bei der Kassenführung mit denen der Reisekostenabrechnung sind auch die zu prüfenden Funktionen in den Checklisten vergleichbar. Zusätzlich gibt es die Notwendigkeit, den Kassenbestand ausreichend oft zu kontrollieren. Ein ordentlicher Kaufmann handelt so. Hier kann z. B. ein digitaler Ablauf, der zufällig den Zeitpunkt bestimmt und die Ergebnisse protokolliert, unterstützend eingesetzt werden.