3.5.8.1 Telefonbenutzung/Überlassung von Computern und Software
Tz. 821
Stand: EL 92 – ET: 03/2018
Nutzt ein Ges-GF den Telefonanschluss der Kap-Ges auch für Privatgespräche, führt dies grundsätzlich zu einer vGA, wenn er hierfür kein Entgelt an die Gesellschaft entrichten muss und die kostenlose private Telefonnutzung auch nicht im Anstellungsvertrag als Nebenleistung des Arbeitgebers genannt ist. Ist die Telefonnutzung im Anstellungsvertrag vereinbart, liegt Arbeitslohn vor. Dieser ist nach § 3 Nr 45 EStG stfrei. Diese St-Befreiungsregelung gilt auch für die Überlassung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten an Ges-GF von Kap-Ges für private Zwecke. Eine Vereinbarung über die Überlassung solcher Geräte widerspricht auch nicht dem Aufgabenbild und der Stellung des Ges-GF. Eine vGA könnte allenfalls insoweit vorliegen, als der Gesellschafter die Geräte in größerem Umfang bzw zu günstigeren Bedingungen privat nutzen darf als vergleichbare Arbeitnehmer (also zB ein im Betrieb tätiger Fremd-GF); s Stelzer (in E & Y, vGA/vE, F 4 "Geschäftsführervergütungen" Rn 136).
Unter § 3 Nr 45 EStG fällt auch die Überlassung von Software (System- und Anwendungsprogramme) an Arbeitnehmer, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt. UE bestehen keine Bedenken, bei einer solchen Softwareüberlassung an Ges-GF idR nicht von einer gesellschaftlichen Veranlassung auszugehen. Bei einem beherrschenden Ges-GF empfiehlt es sich jedoch, eine solche Überlassung im Voraus klar und eindeutig zu regeln.
Tz. 822
Stand: EL 92 – ET: 03/2018
Allerdings kann uE auch ohne Regelung im Anstellungsvertrag bei den Kosten privater Ortsgespräche vom Ansatz einer vGA abgesehen werden. Es handelt sich hierbei um Bagatellaufwendungen, die grds nicht zum Ansatz einer vGA führen sollten. Im Übrigen werden die Kosten privater Ortsgespräche auch von vielen anderen Arbeitnehmern als übliche Sozialleistungen übernommen und den Arbeitnehmern nicht gesondert in Rechnung gestellt. Oftmals würde der durch die Abrechnung entstehende Aufwand die tats entstandenen Telefonkosten für private Ortsgespräche übersteigen. Dies gilt umso mehr in Fällen, in denen die Kap-Ges für ihre betrieblichen Telefonanschlüsse und ihre Mobilfunkgeräte "Flatrate-Tarife" abgeschlossen hat, bei denen (private) Telefonate des Ges-GF nicht zu zusätzlichen Kosten führen.
Tz. 823
Stand: EL 92 – ET: 03/2018
Erstattet eine Kap-Ges ihrem (beherrschenden) Ges-GF Aufwendungen, die diesem für dienstliche Gespräche an seinem privaten Telefonanschluss entstehen, muss hierüber im Voraus eine entspr Vereinbarung abgeschlossen werden. Sinnvollerweise sollte man sich hierbei der Höhe nach an den bestehenden lohnsteuerlichen Regelungen orientieren; s R 3.50 Abs 2 LStR.
3.5.8.2 Geburts- und Heiratsbeihilfen
Tz. 824
Stand: EL 92 – ET: 03/2018
Zahlt die Kap-Ges an ihren beherrschenden Ges-GF eine Zusatzvergütung für den Fall der Heirat oder der Geburt eines Kindes, führt dies dann zu einer vGA, wenn derartige Vergütungen nicht im Anstellungsvertrag geregelt sind. Dies gilt selbst dann, wenn solche Beihilfen auch an andere Arbeitnehmer des Betriebs gezahlt werden.
Tz. 825
Stand: EL 92 – ET: 03/2018
Eine Ausnahme besteht aber dann, wenn die Zahlung an alle Arbeitnehmer in einer Betriebsvereinbarung verbindlich geregelt ist und diese auch für den Ges-GF gilt (zB durch Bezugnahme im Anstellungsvertrag). Unabhängig davon sollte die Zahlung von Geburts- und Heiratsbeihilfen – sofern gewollt – immer im Anstellungsvertrag geregelt sein.
3.5.8.3 Jubiläumsvergütungen
Tz. 826
Stand: EL 92 – ET: 03/2018
Soll ein beherrschender Ges-GF anlässlich eines eigenes Dienstjubiläums (zB 25-jährige GF-Tätigkeit für die GmbH) oder eines Geschäftsjubiläums des Unternehmens (zB 100-jähriges Bestehen des Betriebs) eine Zusatzvergütung erhalten, muss dies zuvor klar und eindeutig vereinbart werden. Dies gilt selbst dann, wenn auch andere Arbeitnehmer eine derartige Vergütung erhalten.
3.5.8.4 Übernahme von Aus- und Fortbildungskosten/Kosten für Auslandsstudienreisen
Tz. 827
Stand: EL 92 – ET: 03/2018
Die Übernahme von Fortbildungskosten liegt üblicherweise im eigenbetrieblichen Interesse des Unternehmens, so dass hierfür keine gesellschaftsrechtliche Veranlassung angenommen werden kann. Die lohnsteuerlichen Grundsätze sind hier uE entspr anzuwenden; s R 19.7 LStR und s H 19.7 LStH.
Bei umfangreichen Bildungsmaßnahmen ist allerdings zu prüfen, ob die Kap-Ges auch gegenüber einem Fremden die entstehenden Aufwendungen übernommen hätte. Hier kann ein überwiegendes eigenbetriebliches Interesse nicht von vornherein unterstellt werden. Dies gilt zB für
- Aufwendungen für ein Studium eines Gesellschafters,
- einen Meisterkurs des Ges-GF,
- Berufsausbildungskosten für Kinder von Gesellschaftern, die zu einem späteren Zeitpunkt im Unternehmen tätig werden sollen.
Tz. 828
Stand: EL 92 – ET: 03/2018
Insbes für den letztgenannten Bereich sind uE die Grundsätze entspr heranzuziehen, die der BFH für den Abzug derartiger Aufwendungen iR eines Einzelunternehmens oder einer Pers-Ges der Eltern aufgestellt hat; s Urt des BFH v 29.10.1997 (BStBl II 1998, 149). Danach kommt eine Zuordnung solcher Ausbildungskosten zum betrieblichen Bereich nur in Aus...
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