Durchlaufende Posten und Gelder sowie Auslagenersatz nac ... / 3 Durchlaufende Gelder und Auslagenersatz bei Arbeitnehmern

3.1 Voraussetzungen und Rechtsfolge

Rz. 39

Die Beträge, mit denen der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bereits verauslagte Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers erstattet (Auslagenersatz) sowie Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber im Voraus erhält, um sie für ihn auszugeben (durchlaufende Gelder), sind beim Arbeitnehmer gemäß § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei – gehören also nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.^[1]

Rz. 40

Merkmal für steuerbaren Arbeitslohn ist u. a. die objektive Bereicherung des Arbeitnehmers.^[2] Da es hieran jedoch im Fall des Auslagenersatzes und der durchlaufenden Gelder fehlt, muss bereits im ersten Prüfungsschritt die Steuerbarkeit verneint werden – die explizite Steuerbefreiung ist folglich rechtssystematisch unrichtig. Klarstellend handelt es sich hier um nicht steuerbare Zuwendungen außerhalb des Arbeitslohns. Demzufolge kommt dieser Vorschrift lediglich deklaratorische Bedeutung zu.^[3]

Rz. 41

Voraussetzung ist, dass kein Interesse des Arbeitnehmers an den Ausgaben besteht, diese vielmehr ausschließlich oder überwiegend durch die Belange des Arbeitgebers bedingt, von diesem veranlasst oder gebilligt und daher auf Nachweis von ihm an den Arbeitnehmer ersetzt werden.^[4]

Rz. 42

Abzugrenzen sind beide Begriffe dadurch, dass mit dem Auslagenersatz in der Vergangenheit gemachte Aufwendungen abgegolten werden sollen, während bei durchlaufenden Geldern Beträge für zukünftige Aufwendungen verwendet werden sollen.^[5]

Rz. 43

Die ersetzten Ausgaben müssen grundsätzlich einzeln abgerechnet werden; werden diese nur pauschal ermittelt, führt dieser pauschale Ersatz regelmäßig zur Erhöhung des steuerpflichtigen Arbeitslohns.^[6] Ausnahmen hiervon werden nur zugelassen, wenn es sich um kleine Beträge handelt, die nach den Umständen des Falles mit einer an Sicherheit grenzenden Wahrscheinlichkeit auch tatsächlich ausschließlich für den vorgesehenen Zweck verbraucht werden.^[7] Pauschalen sind nur dann steuerfrei, wenn diese nachgewiesenermaßen im Großen und Ganzen den tatsächlichen Aufwendungen entsprechen.^[8] Nach R 3.50 Abs. 2 Satz 2 LStR 2015 müssen die Ausgaben regelmäßig wiederkehrend sein und der Arbeitnehmer muss die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweisen können. Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten ergibt, für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden. Der pauschale Auslagenersatz bleibt grundsätzlich so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Eine wesentliche Änderung der Verhältnisse kann sich insbesondere im Zusammenhang mit einer Änderung der Berufstätigkeit ergeben (R 3.50 Abs. 2 Sätze 6, 7 LStR 2015).

Rz. 44

Auslagenersatz liegt nicht vor, wenn Lebenshaltungskosten des Arbeitnehmers ersetzt werden. Die Aufwendungen für die Lebenshaltung des Arbeitnehmers, z. B. Ersatz für Mahlzeiten, die seine wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung mit sich bringen – auch wenn sie zur Förderung seines Berufs oder seiner Tätigkeit erfolgen – können nicht als Werbungskosten abgezogen werden. Deshalb kann auch ein Ersatz solcher Auslagen nicht steuerfrei erfolgen.^[9] Dadurch wird deutlich, dass zwischen dem Werbungskostenbegriff und dem Auslagenersatz ein enger Zusammenhang besteht.^[10]

Rz. 45

Nach welchen Merkmalen der Auslagenersatz vom steuerbaren Werbungskostenersatz abzugrenzen ist, ist noch nicht abschließend geklärt.^[11]

[1] BFH, Urteil v. 6.11.1968, II 6/64, BStBl 1969 II S. 46; BFH, Urteil v. 29.11.1968, VI R 279/67, BStBl 1969 II S. 173; BFH, Urteil v. 19.1.1976, VI R 227/72, BStBl 1976 II S. 231; BFH, Urteil v. 8.3.2006, IX R 76/01, BFH/NV 2006 S. 1810; BFH, Urteil v. 28.3.2006, VI R 24/03, BStBl 2006 II S. 473; BFH, Urteil v. 5.4.2006, IX R 109/00, BStBl 2006 II S. 541; R 3.50 LStR 2015.

[2] BFH, Urteil v. 7.7.1961, VI 176/60 S, BStBl 1961 III S. 443.

[3] R 3.50 Abs. 1 Satz 4 LStR 2015; Bergkemper, in Herrmann/Heuer/Raupach, EStG KStG Kommentar, § 3 EStG Nr. 50 Rz. 1, Stand: 1/2022; Levedag, in Schmidt, EStG, 40. Aufl. 2021, § 3 Rz. 167; von Beckerath, in Kirchhof/Söhn/Mellinghoff, EStG, § 3 Nr. 50 Rz. B 50/4, Stand: 12/2021.

[4] RFH, Urteil v. 29.7.1936, VI A 133/36, RStBl 1936 S. 987.

[5] BFH, Urteil v. 10.6.1966, VI 261/64, BStBl 1966 III S. 607; Bergkemper, in Herrmann/Heuer/Raupach, EStG KStG Kommentar, § 3 EStG Nr. 50 Rz. 2, Stand: 1/2022.

[6] BFH, Urteil v. 10.6.1966, VI 261/64, BStBl 1996 III S. 607; H 3.50: Pauschaler Auslagenersatz LStH 2020; R 3.50 Abs. 2 Satz 1 LStR 2015.

[7] BFH, Urteil v. 18.10.1957, VI 168/56 U, BStBl 1958 III S. 16; BFH, Urteil v. 15.9.1961, VI 228/60 U, BStBl 1961 III S. 552; BFH, Urteil v. 10.6.1966, VI 261/64, BStBl 1966 III S. 607; BFH, Urteil v. 18.10.1957, VI 168/56 U, BStBl 1958 III S. 16; BFH, Urteil v. 15.9.1961, VI 228/60 U, BStBl 1961 III S. 552; BFH, Urteil v. 2.10.1968, IV R 83/67, BStBl 1969 II S. 45; BFH, Urteil v. 11.7.1969, VI 68/65, BStBl 1970 II S. 69; BFH, Urteil v. 5.11.1971, VI R...