Rz. 49
Bei der Akquisition von Aufträgen für vereinbare Leistungen sind nicht nur Marketing-Prinzipien einzusetzen, sondern für den Abschluss von Aufträgen ist auch die richtige Kommunikation mit dem Auftraggeber hinsichtlich des Honorars erforderlich. Auch bei langjährigen Mandanten sind die "weichen" Faktoren der Kommunikation insbesondere bei Honorarvereinbarungen von eminent großer Bedeutung.
Rz. 50
Die Beauftragung des StB mit vereinbaren Leistungen erfolgt nur in wenigen Fällen aufgrund von Überzeugung des Mandanten oder durch Vorgaben z. B. von Kreditinstituten. Der StB selbst kann durch das Anbieten seiner Leistungen im Bereich der vereinbaren Tätigkeiten gegenüber vorhandenen Mandanten seine Honorareinnahmen wesentlich erweitern. Dies setzt jedoch voraus, dass das vorhandene Vertrauensverhältnis und die gedeihliche Zusammenarbeit durch die Erweiterung der Aufträge nicht beeinträchtigt werden. Dies kann insbesondere durch ein professionelles Honorargespräch erreicht werden.
Rz. 51
Die Kommunikation zwischen dem StB und seinen Mandanten sollte sich insbesondere beim Honorargespräch nicht nur auf den Austausch von sachlichen Informationen beschränken, sondern auch persönliche Themen sind einzubeziehen. Dies ist bei langjährigen Mandanten in der Regel kein Problem, weil die persönlichen Verhältnisse durch frühere Gespräche bekannt sind und Ansatzpunkte leicht gefunden werden. Auch der den Auftrag betreffende Informationsaustausch sollte sich nicht nur auf Fakten beziehen. Hierbei sind insbesondere die vom Mandanten geäußerten Empfindungen und Argumente aufzunehmen und in dem Gespräch angemessen mit einzubeziehen. Von besonderer Wichtigkeit ist, dass der StB den Mandanten zeigt, dass er seine Argumente verstanden hat. Soweit die Meinungen auseinander gehen, sind sachliche aber auch persönliche Argumente vorzutragen. Wichtig ist, dem Mandanten zuzuhören, ihm genügend Zeit zur Argumentation zu geben, weil bei einer ausgiebigen Darstellung der Argumente oft leichter ein Konsens zu finden ist. Die Verständigung auf der Beziehungsebene ist eine Basis für eine langjährige fruchtbare Zusammenarbeit, so dass hierauf besonderer Wert gelegt werden muss.
Rz. 52
Insbesondere im Honorargespräch sind diese Kommunikationsmittel, also die Anwendung emotionaler Faktoren, von besonderer Bedeutung. Bei dem Abschluss von Aufträgen über vereinbare Tätigkeiten steht für den Mandanten oft im Vordergrund, dass dies Leistungen sind, die als Nebenleistung der steuerlichen Beratung möglichst kostengünstig oder gar ohne Gebühren zu erfolgen haben. Dies muss im Honorargespräch besonders dargestellt werden und der Leistungsumfang, der Arbeitsaufwand und die Qualifikation des StB hervorgehoben werden. Es muss also eine Kommunikationsstrategie entwickelt werden, die sowohl die emotionale Situation zwischen Mandanten und StB betreffen als auch die sachliche Darstellung der Leistungen für den betreffenden Auftrag umfassen. So sollten nachfolgende Fragen ausführlich dargestellt werden:
- Welchen wirtschaftlichen Nutzen zieht der Mandant aus der Leistung?
- Wie hoch ist der Zeitaufwand zur Bearbeitung des Mandats?
- Welche Honorarberechnungsmethode wird angewendet?
- Welche Gründe sprechen für welche Abrechnungsmethode?
- Steht das voraussichtliche Honorar in einem vernünftigen Verhältnis zu dem wirtschaftlichen Nutzen?
Rz. 53
Die Kommunikationstechnik könnte in folgender Weise entwickelt werden: den Mandanten müssen die Vorteile einer Auftragserteilung veranschaulicht werden, wobei technische Hilfsmittel wie Powerpoint-Präsentationen durchaus hilfreich sein können. Wichtig ist, dass durch Zwischenfragen geklärt wird, ob der Mandant den Argumenten des StB zustimmt, denn nur dann wird ein Auftrag erteilt, wenn der Mandant davon überzeugt ist, dass die Argumentation des StB für ihn verständlich, nachvollziehbar und von Nutzen ist.
Rz. 54
Am Anfang der Kommunikation über den Auftrag muss der StB dem Mandanten beweisen, dass er sowohl über Wissen und Erfahrung der zu übernehmenden Aufgaben verfügt und das angedachte Ergebnis von ihm erzielt werden kann. Hierbei ist es hilfreich, verschiedene Problemlösungen vorzuschlagen und Handlungsmöglichkeiten aufzuzeigen, um dem Mandanten Vergleichsmöglichkeiten zu geben. Neben den vorgetragenen Vorteilen muss hierbei auch dem Mandanten die Vermeidung von Nachteilen in konkreter Form vermittelt werden.
Rz. 55
Wichtig ist, dass der Mandant den Vortrag des StB hinsichtlich des sachlichen Teils verstanden hat und von der Notwendigkeit des Auftrages überzeugt wird. Es muss darauf geachtet werden, dass der Mandant die Argumente positiv aufgenommen und der vorgetragene Vorteil von ihm nachvollzogen werden kann. Dies kann in verschiedener Weise im Laufe des Gesprächs überprüft werden, in dem der StB zur Sache Fragen stellt und dem Mandanten Gelegenheit gibt, seine persönliche Interpretation vorzutragen. Die Kommunikation muss strategisch angegangen werden und es ist erforderlich, dass mit viel Geduld und Verständnis dem Manda...
Dieser Inhalt ist unter anderem im Haufe Steuer Office Excellence enthalten. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen