E III Der Katalog zur Vergütung vereinbarer Leistungen / 51 Verfahrensdokumentation nach GoBD

Rz. 44a

Seit Inkrafttreten der GoBD ab 01. 01. 2015 muss bei buchführungspflichtigen Unternehmen eine Verfahrensdokumentation der Betriebsprüfung vorliegen (Rn. 151). Die z. T. von Betriebsprüfern vertretene Meinung, dass bereits seit Inkrafttreten der GoBS am 14. 12. 1995 oder spätestens seit Inkrafttreten der GDPdU am 01. 01. 2002 die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation besteht, ist zweifelhaft. Bei Nichtvorlage kann nach Rn. 155 sanktioniert werden. Bezüglich der Beweiskraft von Buchführung und Aufzeichnungen, ihrer Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit und Nahprüfbarkeit erhält damit die Verfahrensdokumentation eine besonderes Gewicht, weil die Meinung vertreten wird, dass bei Nichtvorliegen der Dokumentation, der Betriebsprüfer berechtigt ist, Zuschätzungen vornehmen kann.

Bei der Verfahrensdokumentation handelt es sich im Wesentlichen um kaufmännische und technische Organisationsfragen und das IKS im Unternehmen des Mandanten, allerdings ist auch um die Buchführung, auch soweit vom Steuerberater erstellt, ist mit ein zu beziehen.

Für die Erstellung der Verfahrensdokumentation können Steuerberater/innen beauftragt werden. Die Haupttätigkeiten zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation betreffen organisatorische und technischen Bereiche, insbesondere der EDV im Unternehmen und damit Bereiche die nicht als Vorbehaltsaufgeben für Steuerberater/innen gelten, sodass die gesamte Tätigkeit zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation als vereinbare Tätigkeit im Sinne des § 57 StBerG anzusehen ist (s. § 34 Rz. 9). Die Verfahrensdokumentation wird in Zukunft insbesondere bei steuerlichen Betriebsprüfungen, aber auch bei prüfungspflichtigen oder freiwillig geprüften Unternehmen i. S. d. § 316 HGB eine hohe Bedeutung erlangen. Die Prüfung des IKS ist auch auf diese Dokumentation zu stützen und auftretende Mängel bis hin zur Einschränkung des Bestätigungsvermerks möglich.

Die für die Erstellungsarbeiten, bei entsprechendem Auftrag des Mandanten, sind nach §§ 612, 632 BGB abzurechnen (s. E II – Rz. 25 ff.).

Die Aufgabe ist für das Unternehmen und damit auch für den beauftragten Steuerberater von hoher Wichtigkeit und sehr hoher Relevanz, nicht nur für zukünftige Betriebsprüfungen, sondern auch für das Unternehmen selbst, weil Arbeitsabläufe von der Auftragsannahme, über Einkauf, Organisation der EDV in allen Bereichen, Personalverwaltung bis hin zur Buchführung festgeschrieben und vom Unternehmen gelebt werden müssen. Aus diesem Grund sehe ich eine Gebührenabrechnung für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation im obersten Bereich der Honorierung. Dies gilt auch für kleine und mittelständische Betriebe. Die Abrechnung kann nach Zeitaufwand, z. B. mit 200,00 Euro bis 500,00 Euro p. h. oder mit einem Festbetrag abgerechnet werden.

Diese Tätigkeit ist sehr wenig der betriebswirtschaftlichen oder unternehmensberatenden Tätigkeit ähnlich, sodass sie ggf. als gewerblich einzustufen ist. Dies würde bedeuten, dass sie die Infektionsgefahr für eine freiberufliche sonstige Tätigkeit beinhaltet und ggf. eine Vermögensschadenhaftpflicht zusätzlich abzuschließen sein wird.