Effizienz im Reporting steigern! Mit den richtigen Maßna ... / 2.3 Rollenbasierte Reportingorganisation

Nachdem geklärt ist, welche Berichte künftig zu erstellen sind und wie diese Berichte erstellt werden sollen, ist anschließend die organisatorische Verantwortung für die Leistungserbringung zu bestimmen. Die zuständigen Organisationseinheiten sind dann wiederum für die Optimierung der Berichtsprozesse zuständig – neben Effizienz spielen hierbei natürlich auch weitere Kriterien wie Flexibilität, Schnelligkeit und Sicherheit eine Rolle.

Historisch bedingt sind Reportingaktivitäten im Konzern oftmals stark dezentral verteilt. Dies ist mit vielen Redundanzen und damit Ineffizienzen verbunden. So sind häufig Controller auf allen Ebenen (Konzern, Geschäfts-/Funktionsbereiche und Legaleinheiten) mit der Erstellung von Berichten beschäftigt, was zwar zu einer gewissen Nähe zum operativen Geschäft führt, in Summe aber in einer stark heterogenen Berichtslandschaft resultiert. Die Dezentralität führt weiterhin dazu, dass Rollen und Aufgaben im Reporting wenig differenziert werden und die Organisation nicht von zentralem Expertenwissen und entsprechenden Effizienz- und Qualitätsvorteilen profitieren kann.

Es empfiehlt sich eine strikte Differenzierung und Verankerung von vier Rollen im Reporting; die Rollen sollten dabei auch als Schema für das Design von Organisationseinheiten dienen:

• Governance: Zentrale Rolle/Einheit für die Vorgabe von Reportingstandards und -richtlinien. Verantwortlich für die (Weiter-)Entwicklung des Reportingkonzepts, die zentrale (Stamm-)Daten-Governance sowie für Visualisierungsstandards und die Definition von KPIs.
• Design & Production: Zentrale Rolle/Einheit für das Design und die Erstellung von Berichten und Analysen in Übereinstimmung mit den Vorgaben der zentralen Governance. Der Fokus einer solchen Service-Einheit liegt auf dem effizienten Betreiben des Standard-Reportings und der Bearbeitung von individuellen Analyseanforderungen.
• Data Science: Zentrale Rolle/Einheit verantwortlich für die Entwicklung von Analysen und Algorithmen zur Schaffung von neuartigen und die Wertschöpfung unterstützenden Insights aus einer schnell wachsenden Datenmenge ("Big Data").
• Business-Partner: Handeln als Partner des Managements. Besitzen ein vertieftes Wissen über die Geschäftsmodelle und die Prozesse und geben darauf basierende Empfehlungen ab.

Die Rollen Governance, Design & Production sowie Data Science sollten im Konzern zentral wahrgenommen werden (bspw. Reporting Center of Excellence). So können Effizienzgewinne durch Skaleneffekte realisiert werden. Außerdem erhöht sich die Qualität der Reports in Bezug auf deren Einheitlichkeit und Fachlichkeit. Dies wiederum führt zu Effizienzgewinnen in der Analyse und Interpretation der Reports bei den Empfängern. Die einzige Rolle, die aufgrund der Nähe zum Geschäft weiterhin dezentral ausgeprägt sein sollte, ist die Business-Partner-Rolle.