Eigenbelege: Der richtige Umgang mit Eigenbelegen und Ersatz- bzw. Notbelegen

Zusammenfassung

Überblick

Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) muss jeder Kaufmann bzw. Gewerbetreibende Bücher führen. Hierzu gehört auch, dass für jede Buchung ein Beleg vorliegen muss. Zu den Belegen zählen Fremd-, Eigen- und Ersatz- bzw. Notbelege. Die GoBD ergänzen steuerrechtlich die handelsrechtlichen GoB um Regeln, die speziell für die elektronische Buchführung gelten.

Belege

• sind das Bindeglied zwischen den Geschäftsvorfällen und der Buchhaltung
• sichern das vollständige Erfassen von Geschäftsvorfällen und ermöglichen die Kontrolle von Vorgängen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Gesetze	Vorschriften	Entscheidungen
§§ 238–263 HGB § 238 Abs. 1 und 2; 240; 257 Abs. 1 und 4 HGB §§ 97, 140, 141, 150 AO160 Abs. 1 Satz 1 §§ 15 Abs. 1, 14, 14a UStG	UStAE 15.8 Abs. 7, UStAE 6.6 Abs. 6 BMF, Schreiben v. 2.7.2012, IV D 2 – S 7287-a/09/10004 :003, BStBl. 2012 I S. 726 BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl. BStBl 2014 I S. 1450 BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. 2019 I S. 1269 BMF-Schreiben v. 30.6.2021, IV C 6 – S 2145/19/10003 :003, BStBl 2021 I S. 908	FG München, Beschluss v. 22.12.2006, 6 V 2363/06 FG Münster, Beschluss v. 16.5.2013, 2 K 3030/11 FG Hamburg, Urteil v. 22.1.2018, 2 V 305/17 BFH, Urteil v. 15.5.1996, X R 99/92, BFH/NV 1996 S. 891, Niedersächsisches FG, Urteil v. 16.1.2013, 4 K 214/11, DStRE 2014 S. 753 BFH, Urteil v. 10.3.1999, XI R 10/98, BStBl 1999 II S. 434 BFH, Urteil v. 10.4.2008, VI R 38/06

1 Für die Buchführung geltende Grundsätze sind im Handelsrecht geregelt

Die allgemeinen Grundsätze, die für buchführungspflichtige Unternehmer gelten, ergeben sich aus §§ 238–263 HGB (Handelsgesetzbuch). Danach muss die Buchführung kaufmännisch ausgestaltet sein. Ein bestimmtes System ist nicht erforderlich und wird auch nicht vorgeschrieben.

Es ist notwendig, alle Geschäftsvorfälle laufend aufzuzeichnen. Mithilfe einer körperlichen Bestandsaufnahme muss die Aufstellung der Bilanz und des Inventars^[1] möglich sein. Zur Buchführung im weitesten Sinne gehören:

• die laufende Buchführung,
• eine Belegsammlung und -führung,
• die Bilanz sowie
• eine Gewinn- und Verlustrechnung.

Die Buchführung muss so ausgestaltet sein, dass sich ein sachkundiger Dritter (z. B. Steuerberater, Wirtschafts- oder Betriebsprüfer) in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann.^[2]

Das Belegprinzip gehört zu den unverrückbaren Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung – GoB. Die GoB ergeben sich teilweise aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Rechtsprechung und den Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden. ^[3] Die einzelnen Buchungen müssen sich in ihrer Entstehung und weiteren Abwicklung verfolgen lassen.^[4] Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen.

Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen, mit folgenden Inhalten:

1. Eindeutige Belegnummer (z. B. Index, Paginiernummer, Dokumenten-ID, fortlaufende Rechnungsausgangsnummer)

2. Belegaussteller und -empfänger

3. Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt

4. Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung

5. Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls

6. Belegdatum

7. Verantwortlicher Aussteller, soweit vorhanden (z. B. Bediener der Kasse)

Zweck der Belege ist es,

• den sicheren und klaren Nachweis über den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität einerseits und
• dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung andererseits zu erbringen (Belegfunktion).

Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen.^[5] Daher gilt als oberster Grundsatz der Buchführung: Keine Buchung ohne Beleg!

Achtung

Handels- und Steuerrecht ziehen nicht an einem Strang

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten nur für die handelsrechtliche Buchführung. Sie müssen auch für die steuerrechtliche Buchführung beachtet werden, jedoch gelten nicht alle Rechnungslegungsvorschriften. Die §§ 238, 240, 241, 242 Abs. 1 und die §§ 243–256 HGB gelten nur sinngemäß.^[6] Jedoch konkretisieren die vom Bundesministerium der Finanzen herausgegebenen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) diese Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung steuerrechtlich.^[7]

[1] § 240 HGB.

[2] § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB.

[3] § 238 Abs. 2 HGB.

[4] § 238 Abs. 1 Satz 3 HGB.

[5] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl. 2019 I S. 1269.

[6] § 141 Abs. 1 S. 2 AO.

[7] §§ 140, 141 AO, BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, BStBl 2019 I S. 1269.

2 Belege können in drei Gruppen eingeteilt werden

In der Buchhaltung werden drei Gruppen von Belegen verarbeitet:

• Fremdbelege
• E...