Einführung einer Teamstruktur in der Steuerkanzlei / 6 Team strukturiert aufstellen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, nach welcher Grundstruktur Teams in einer Kanzlei aufgestellt werden können:

Alternative 1: Team nach Auftragsart (Lohn, Fibu, Abschluss, Steuern, bestimmte Beratungsthemen)

Dies ist oft die nahe liegende Idee. Kompetenzen werden geballt und sind dann auch nach außen "sichtbar". Zusätzlich bietet diese Organisationsform die Möglichkeit auch die innovative Weiterentwicklung einzelner Prozesse mit in der Team-DNA zu verankern.

Der Nachteil: Es besteht die Gefahr des "Silo-Denkens" – jeder Auftrag sieht nur sich und seine Aufgaben und Prozesse. Sie brauchen hier also noch einen vermittelnden Koordinator. In vielen Kanzleien übernimmt diese Aufgabe der Qualitätsmanagement-Beauftragte. Ansonsten bleibt diese Aufgabe bei Ihnen.

Praxis-Tipp

Fibu und Jahresabschluss nicht trennen

Wenn Sie sich für diese Form der Teamstruktur entscheiden, sollten sie die Bereiche Fibu und Jahresabschluss nicht trennen. Aufgrund der digitalen Entwicklung und der damit einhergehenden Automatisierung der Fibu (Stichwort: Selbstkontierung mit Hilfe von Buchungsautomaten) werden diese beiden Bereiche schnell zum Team Rechnungswesen zusammenwachsen.

Alternative 2: Team nach festem Mandantenstamm oder Mandanten eines Chefs

Diese Form eignet sich nur für sehr große Kanzleien. In Einheiten bis 50 Mitarbeitern mangelt es insbesondere an den jeweils passenden Kapazitäten, wenn neue Mandate dazu kommen. Eine Abwandlung ist hier, die Teams nach Branchen zu bilden. Dafür braucht Ihre Kanzlei aber einen echten Schwerpunkt für eine oder mehrere Branchen. Davon können Sie erst dann ernsthaft sprechen, wenn Sie mit einer Branche über 30 % Ihres Umsatzes generieren.

Alternative 3: Team nach Mitarbeitern

Hier ist ein Teamleiter für mehrere Mitarbeiter verantwortlich. Die Intention hinter dieser Form der Teams ist meist auch Führungsverantwortung auf die Teamleiter zu übertragen. Dabei ist die optimale Mitgliederzahl des Teams max. 5-7 Teilnehmer. Der Teamleiter hat dann die Aufgabe, als Ansprechpartner für seine Teammitglieder nicht nur organisatorisch, sondern auch für die persönliche Ebene Zufriedenheit der Mitarbeiter, Feedback, Mitarbeiterentwicklung) zur Verfügung zu stehen. Achtung: Diese Teamleiter sollten Sie für diese Rolle nicht nur kommunikativ fit machen. Sie brauchen hier auch Führungswissen (Motivation, Delegation, Grundsätze der Teamphasen etc.).

In der Praxis ist meist ein Mix aus Strukturen in der Kanzlei anzutreffen. Manche Mandanten haben genau einen Sachbearbeiter für alle Bereiche. Manche Mandanten auch zwei oder drei je nach Arbeitsteilung in der Kanzlei. Dies sind in der Regel gewachsene Strukturen. Daraus eine klare, einheitliche Teamstruktur zu schaffen ist eine Herkulesaufgabe. Die optimale Struktur für alle Kanzleien gibt es nicht. Wie finden Sie die für Sie gute Organisationsform?

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