Einkaufserfolgsmessung: Einkaufsinitiativen systematisch planen, messen und nachverfolgen

Zusammenfassung

Überblick

• Wer seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg mit belastbaren Zahlen und Fakten belegen kann, ist beim Top-Management hoch angesehen. Den Einkaufsbereichen fällt dies jedoch relativ schwer.
• Über den Einkauf erzielte Einsparungen und Kostenvermeidungen sind häufig in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nicht erkennbar. Das liegt daran, dass oft weder eine Definition der Einkaufserfolgsmessung erfolgt, noch ein systematischer Prozess zum Tracking des Einkaufserfolgs definiert ist.
• Für eine konsequente Nachverfolgung des Einkaufserfolgs ist eine systematische Messung notwendig. Dazu sind die Kennzahlen, die Ausgangswerte (Baselines) und die Zielwerte zu definieren. Der Projektfortschritt wird über das sog. Härtegradprinzip beschrieben.
• Der Beitrag beschreibt anhand von sechs zentralen Fragestellungen, wie Sie Einkaufserfolge in verschiedenen Härtegraden bestmöglich planen und nachverfolgen sowie Einkaufserfolge systematisch messen.^[1]

[1] Der vorliegende Beitrag ist ein Abdruck des Artikels "Einkaufserfolgstracking und -messung" in Controller Magazin Heft 5/2016, S. 85–87.

1 Systematisches Tracking des Einkaufserfolgs

Um den Einkaufserfolg zu jedem Zeitpunkt darstellen zu können, ist ein konstantes Tracking jeder Einkaufsinitiative an festgelegten Meilensteinen erforderlich. Das Tracking des Einkaufserfolgs setzt sich dabei aus zwei Bestandteilen zusammen: Planung der Einkaufsinitiativen und Nachverfolgen des Erfolgs.

1.1 Planung der Einkaufsinitiativen ("Einkaufskalender")

Initiativen wie Projekte planen

Um eine optimale Durchführung aller in einem Geschäftsjahr geplanten Einkaufsinitiativen zu gewährleisten, erfolgt zu Beginn einer Periode, bspw. eines Geschäftsjahres, eine konkrete Planung ("Einkaufskalender"). In diesem Zusammenhang sollten Sie für jede Einkaufsinitiative einen Projektplan erstellen. Der Projektplan beinhaltet die jeweiligen Meilensteine des dazugehörigen Umsetzungswegs, das betrachtete Einkaufsvolumen sowie die Verantwortlichkeiten. Die Grundlage für den Projektplan und die Planung der Einkaufsinitiativen bilden vier verschiedene Umsetzungswege zur Erzielung von Einsparungen im Einkauf:

• der strategische Einkaufsprozess in vollem Umfang (strategic sourcing),
• der strategische Prozess im reduzierten Umfang (rapid sourcing),
• die Nachverhandlung sowie
• die partnerschaftliche Kostenoptimierung (PKO).

1.2 Nachverfolgen des Einkaufserfolgs mit dem Härtegradmodell

Pipeline für Einkaufsinitiativen füllen

Für eine konsequente Nachverfolgung des Einkaufserfolgs ist eine systematische Messung notwendig. Der Prozess der Einkaufserfolgsmessung bildet die Grundlage für das Tracking und ermöglicht zudem eine eindeutige Zuordnung der einzelnen Meilensteine der vier Umsetzungswege. Der Erfolgsmessung liegen verschiedene Härtegrade zugrunde. Dadurch entsteht eine "Pipeline", die aus fünf Härtegraden des Einkaufserfolges bzw. sechs Schritten besteht:

1. Festlegung der Baseline: Zu Beginn einer Einkaufsinitiative wird zunächst die Baseline (Messlatte, gegen die der Einkaufserfolg gemessen wird) definiert.
2. Entwicklung von Ideen für den Einkaufserfolg (1. Härtegrad): Im ersten Härtegrad werden zunächst Überlegungen für mögliche Kostenreduzierungen und Kostenvermeidungen erfasst. Dabei werden Einsparziele nicht quantifiziert, sondern Ideen qualitativer Art gesammelt. Die Entwicklung von Ideen für den Einkaufserfolg berücksichtigt dabei alle Einkaufshebel, die sukzessive abgearbeitet werden.
3. Abschätzung Einkaufserfolg (2. Härtegrad): Das Ziel dieses Härtegrades ist die bestmögliche Einschätzung der Höhe des Einkaufserfolgs. Die Schätzung erfolgt dabei z. B. auf Basis von Einkaufsmarktanalysen, definierten Einkaufsstrategien und aktuellen Kostenstrukturen oder Erfahrungen aus der Vergangenheit.
4. Vertraglich vereinbarter Einkaufserfolg (3. Härtegrad): Sobald die Preise mit dem ausgewählten Lieferanten final ausgehandelt sind und der Vertrag fixiert ist, wird der Einkaufserfolg quantifiziert. Der Einkaufserfolg ergibt sich dabei aus der Differenz von Baseline-Preis und verhandeltem Preis bzw. verhandelten Konditionen.
5. Realisierter Einkaufserfolg (4. Härtegrad): Dieser Härtegrad betrachtet alle tatsächlichen Bestellungen auf Basis abgeschlossener Verträge, die zum neuen Preis bzw. den neuen Konditionen eingekauft wurden.
6. Budgetierter Einkaufserfolg (5. Härtegrad): Hier werden alle um die Budgets gekürzten realisierten Einkaufserfolge und Kostenvermeidungen aufgezeigt. Der budgetierte Einkaufserfolg ist nachhaltig, da die Abteilungen das Geld nicht mehr ausgeben können.

Die Zuordnung der Härtegrade zu den einzelnen Meilensteinen im jeweiligen Umsetzungsweg ermöglicht eine einheitliche Messung der Einsparungen zu jedem Zeitpunkt der Einkaufsinitiative (s. Abb. 1). Dabei ist es entscheidend, dass die Entwicklungen der einzelnen Initiativen und die erreichten Meilensteine durch den zuständigen Einkäufer in einem zentralen System berichtet werden. Dadurch kann geprüft werden, wie hoch der Einkaufserfolg übergreifend für jeden einzelnen Härtegrad zu einem bestimmten Zeitpunkt ist.

Abb. 1: Zuordnung der Härtegrade zu den einzelnen Meilensteinen der drei Umsetzungswege

2 Die sechs Ws der Einkaufserfolgsmessung

Das Einspartracking ...