Elektronische Buchführung im Ausland: Risiko oder Kosten ... / 2.2 Das Finanzamt entscheidet nach pflichtgemäßen Ermessen

Liegt der Antrag vor, entscheidet das Finanzamt "nach pflichtgemäßem Ermessen".^[1] Das bedeutet insbesondere, dass die Bewilligung des Antrags von einigen Voraussetzungen abhängig ist.

[1] Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 146 AO Rz. 43.

2.2.1 Mitteilung des Standorts des Datenverarbeitungssystems

Die Finanzverwaltung will den genauen Standort des Datenverarbeitungssystems kennen sowie mögliche Dritte, welche die Buchführung bearbeiten.^[1] Darüber hinaus müssen Änderungen des Server-Standorts sofort dem Finanzamt angezeigt werden.^[2]

[1] § 146 Abs. 2b Satz 2 Nr. 1 AO; Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 146 AO Rz. 46a; Haselmann, in Koenig, AO, 5. Aufl. 2024, § 146 AO Rz. 29.

[2] § 146 Abs. 2b Satz 4 AO, die Anzeige bei Änderungen hat unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern, zu erfolgen; Dißars, in Schwarz/Pahlke, AO/FGO, § 146 AO Rz. 39.

2.2.2 Erfüllung der steuerlichen Mitwirkungspflichten

Die Verlagerung der elektronischen Buchführung wird nur dann genehmigt, wenn der Steuerpflichtige seinen allgemeinen Mitwirkungspflichten im Besteuerungsverfahren in der Vergangenheit nachgekommen ist und davon auszugehen ist, dass dies auch so bleibt.^[1] Dies betrifft vor allem die Auskunfts- und Vorlagepflichten sowie die Ordnungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.^[2] Das Finanzamt achtet hierbei also darauf, dass sämtliche steuerliche Pflichten erfüllt werden – nicht nur die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Rechtsstreitigkeiten mit dem Finanzamt sprechen nicht gegen eine Kooperationsbereitschaft.^[3]

Praxis-Tipp

Das gute Verhältnis ist oftmals wichtig

Mit Blick auf die Notwendigkeit einer effizienten Steuerkontrolle darf die Verlagerung nur bei solchen Steuerpflichtigen bewilligt werden, die sich in der Vergangenheit kooperativ gezeigt haben und von denen anzunehmen ist, dass sie sich auch in Zukunft so verhalten. Bei Steuerpflichtigen, die diese Voraussetzung nicht erfüllen, ist eine Bewilligung ausgeschlossen. Allerdings sind Experten der Ansicht, dass diese Klausel nicht so angewendet werden darf, um unbequeme oder gar prozessfreudige Steuerpflichtige zu disziplinieren oder von der Verlagerung gänzlich auszunehmen.

Hinweis

Auskünfte zwischen den Finanzämtern

In der Verwaltungspraxis wenden sich die zuständigen Finanzämter bei Anträgen auf Verlagerung der elektronischen Buchführung i. d. R. vor einer abschließenden Entscheidung über den Antrag an Kollegen. Das bedeutet, dass das für den Steuerpflichtigen zuständige Betriebsprüfungsfinanzamt kontaktiert wird. Dort werden dann Auskünfte bezüglich der Ordnungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten und Informationen über das Mitwirkungsverhalten des Steuerpflichtigen, etwa bei einer Außenprüfung, eingeholt.

[1] § 146 Abs. 2b Satz 2 Nr. 2 AO; vgl. Dißars, in Schwarz/Pahlke, AO/FGO, § 146 AO Rz. 40; Görke, in Hübschman/Hepp/Spitaler, AO/FGO, § 146 AO Rz. 68; allerdings dürften unwesentliche Verstöße in der Vergangenheit unerheblich sein.

[2] LfSt Bayern v. 29.1.2021, S 0316.1.1.3/7 Tz. 4.

[3] Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 146 AO Rz. 46a.

2.2.3 Gewährleistung des Datenzugriffs

Bei einer Außenprüfung muss auch bei einer Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland von sämtlichen Varianten des Datenzugriffs Gebrauch gemacht werden können.^[1] Das bedeutet, dass der digitale Datenzugriff in vollem Umfang möglich gemacht werden muss. Dies betrifft zum einen die technische und zum anderen die rechtliche Seite. An der Verpflichtung, den Datenzugriff zu ermöglichen, hat sich auch bei einer Verlagerung in das EU-Ausland nichts geändert. Auch hier hat der Steuerpflichtige sicherzustellen, dass die deutschen Finanzbehörden den Datenzugriff nach § 146b Abs. 2 Satz 2, § 147 Abs. 6 AO und § 27b Abs. 2 Satz 2 und 3 UStG in vollem Umfang haben.^[2]

Achtung

Zeitnahe und regelmäßige Spiegelung der Daten

Um den unmittelbaren Datenzugriff sicherzustellen, kann die Finanzverwaltung indes nicht verlangen, dass die Daten, die im Ausland auf einem Server gespeichert sind, zeitnah und regelmäßig auf einen inländischen Server gespiegelt werden. Teilweise wird dies gleichwohl verlangt.

[1] § 146 Abs. 2b Satz 2 Nr. 3 AO; Dißars, in Schwarz/Pahlke, AO/FGO, § 146 AO Rz. 41; Drüen, in Tipke/Kruse, AO/FGO, § 146 AO Rz. 46a; Haselmann, in Koenig, AO, 5. Aufl. 2024, § 146 AO Rz. 27b.

[2] Vgl. § 146 Abs. 2a AO.

2.2.4 Nichtbeeinträchtigung der Besteuerung

Darüber hinaus darf durch die Verlagerung der elektronischen Buchführung und der sonstigen erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen (oder Teilen davon) die Besteuerung nicht beeinträchtigt werden.^[1] Das bedeutet, dass die deutsche Finanzverwaltung in der Lage sein muss, die Gewinnermittlung lückenlos zu prüfen – und zwar auf die gleiche Weise, wie das bei einer elektronischen Buchführung im Inland der Fall wäre. Dabei geht es um die Erfüllung sämtlicher steuerlicher Pflichten, nicht nur um die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten.

Für die Entscheidung des Finanzamts können u. a. Antworten auf folgende Fragen von Bedeutung sein:^[2]

• Werden die Steuererklärungen fristgerecht eingereicht?
• Ist der Unternehmer steuerstrafrechtlich oder ordnungswidrigkeitsrechtlich in Erscheinung getreten?
• Bezahlt der Unternehmer rechtzeitig ausstehen...