Elektronische Kontoauszüge

OFD Koblenz, Verfügung v. 30.11.2005, S 0315 A

Kreditinstitute und Buchführungspflichtige, die das sogenannte Homebanking- oder auch das Onlinebanking-Verfahren einsetzen, fragen vermehrt an, ob auf die Übermittlung und Aufbewahrung der von den Kreditinstituten ausgedruckten Kontoauszüge in Papierform verzichtet werden kann.

Soweit es sich um Geschäftskunden, d.h. Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige i.S. von §§ 145 ff. AO, handelt, wird auf Folgendes hingewiesen:

Der am Homebanking-Verfahren teilnehmende Bankkunde erhält vom Kreditinstitut einen sogenannten elektronischen Kontoauszug auf seinen PC übermittelt. Mit dem Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs auf Papier genügt der Buchführungspflichtige nicht den bestehenden Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO, da es sich bei diesem um ein originär digitales Dokument handelt.

Der elektronische Kontoauszug ist folglich durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren (siehe § 147 Abs. 2 und 5 AO sowie Tz. VIII/b Nr. 2 des BMF-Schreibens vom 7.11.1995, BStBl 1995 I S. 738). Dabei sind die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu beachten, die als Anlage zum vorgenannten BMF-Schreiben veröffentlicht sind. Diese setzen u. a. voraus, dass die in den vorgenannten Verfahren übermittelten Daten vor dem Speichern bzw. bei einem möglichen späteren Ausdruck nicht verändert werden können. Nach derzeitigem Kenntnisstand erfüllen die eingesetzten Softwareprodukte diese Anforderungen regelmäßig nicht, da diese keine sogenannte Indexierung, also eine programmgesteuerte Zuteilung eines unveränderbaren Indexes bei Eingang des Dokuments vorsehen.

Anders kann die Entscheidung dann ausfallen, wenn das Kreditinstitut zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusendet. Somit wäre eine weitere Kontrollmöglichkeit geschaffen und den gesetzlichen Anforderungen des § 355 HGB wäre Genüge getan.

Erstellt ein Steuerpflichtiger seine Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG, sind die vorgenannten Grundsätze ebenfalls anzuwenden, da auch dieser schriftliche Aufzeichnungen zu führen hat.

Im Privatkundenbereich (Steuerzahler ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach §§ 145 ff. AO) besteht keine Aufbewahrungsfrist. Es bestehen daher keine Bedenken, als Zahlungsnachweise im Rahmen von Steuererklärungen anstelle von konventionellen Kontoauszügen auch ausgedruckte Online-Bankauszüge zu verwenden.

Besprechung zu dieser Verwaltungsanweisung

Normenkette

AO 1977 §§ 145