Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale / Lohnsteuer

1 Bildung und Bereitstellung der ELStAM

Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) sind^[1]:

• die Steuerklassen,
• ein evtl. beim Faktorverfahren gebildeter Faktor,
• die Zahl der Kinderfreibeträge bei den Steuerklassen I–IV,
• eingetragene Freibeträge bzw. Hinzurechnungsbeträge für den Lohnsteuerabzug. Freibeträge können für 2 Jahre gebildet werden.

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bildet für jeden Arbeitnehmer grundsätzlich automatisiert als Lohnsteuermerkmale die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge für die bei den Steuerklassen I–IV zu berücksichtigenden Kinder. Soweit das Finanzamt Lohnsteuerabzugsmerkmale bildet (insbesondere Freibeträge), teilt es diese dem BZSt zur Bereitstellung für den Abruf durch den Arbeitgeber mit.

Neben den Lohnsteuerabzugsmerkmalen^[2] hält das BZSt folgende Daten für den automatisierten Abruf durch den Arbeitgeber bereit:

• die Steueridentifikationsnummer,
• den Tag der Geburt,
• Merkmale für den Abzug der Kirchensteuer.

Insgesamt bilden diese Daten zusammen die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale.

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Hinweis

ELStAM bei Bezügen aus unterschiedlichen Dienstverhältnissen

Bezieht ein Arbeitnehmer nebeneinander von mehreren Arbeitgebern Arbeitslohn, sind für jedes weitere Dienstverhältnis elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale zu bilden.

Zahlt hingegen derselbe Arbeitgeber verschiedenartige Bezüge als Arbeitslohn, kann er die Lohnsteuer für den zweiten und jeden weiteren Bezug ohne Abruf weiterer ELStAM nach der Steuerklasse VI einbehalten.^[3] Dies betrifft beispielsweise Arbeitnehmer, die vom Arbeitgeber Hinterbliebenenbezüge und eigene Versorgungsbezüge zusätzlich zum Arbeitslohn für ein aktives Dienstverhältnis erhalten.

Ändern sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers, wird dies dem Arbeitgeber mittels Änderungslisten durch die Finanzverwaltung elektronisch mitgeteilt.

Zuständigkeiten im ELStAM-Verfahren

	Gemeinde	Finanzverwaltung
Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale		x
Speicherung geänderter Lohnsteuerabzugsmerkmale in der Datenbank		x
Bereitstellung der Lohnsteuerabzugsmerkmale für die Arbeitgeber		x
Bereitstellung von Änderungslisten für die Arbeitgeber		x
Melderechtliche Änderungen (z. B. Eheschließung, Geburt eines Kindes)	x
Übermittlung melderechtlicher Änderungen an die Finanzverwaltung	x

[1] § 39 Abs. 4 EStG.

[2] § 39 Abs. 4 EStG.

[3] § 39e Abs. 5a EStG.

2 Arbeitgeberpflichten im ELStAM-Verfahren

2.1 Abruf und Anwendung der ELStAM

Der Arbeitgeber hat bei Beginn des Dienstverhältnisses die ELStAM für den Arbeitnehmer beim Bundeszentralamt für Steuern durch Datenfernübertragung abzurufen und in das Lohnkonto des Arbeitnehmers zu übernehmen.^[1] Für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale muss der Arbeitgeber folgende Angaben mitteilen:

• Authentifizierung durch Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte,
• Steueridentifikationsnummer des Mitarbeiters,
• Tag der Geburt des Arbeitnehmers,
• Tag des Beginns des Dienstverhältnisses und
• Angabe, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt.

Abruf durch Dritte (z. B. Steuerberater)

Beauftragt der Arbeitgeber einen Dritten mit der Durchführung des Lohnsteuerabzugs, hat sich der Dritte für den Datenabruf zu authentifizieren.

Monatlicher Abruf der ELStAM

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die ELStAM monatlich abzurufen.^[2] Zur Erfüllung dieser Verpflichtung kann der Arbeitgeber im Elster Online-Portal beantragen, per E-Mail über die Bereitstellung der Änderungen unterrichtet zu werden.

Anwendung der abgerufenen ELStAM

Die abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind vom Arbeitgeber für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs des Arbeitnehmers anzuwenden, bis ihm das BZSt geänderte ELStAM bereitstellt oder der Arbeitgeber dem BZSt die Beendigung des Dienstverhältnisses anzeigt.

Hinweis

Elektronischer Datenaustausch der privaten Kranken- und Pflegeversicherung ab 1.1.2026

Voraussichtlich ab 1.1.2026 sollen die ELStAM auch die Höhe der monatlichen Beiträge für eine private Krankenversicherung und für eine private Pflege-Pflichtversicherung umfassen. Der Start dieses Verfahrens verschiebt sich aufgrund der Komplexität um bis zu 2 Jahre nach hinten. Ursprünglich wurde der 1.1.2024 angestrebt.^[3]

[1] § 39e Abs. 4–6 EStG.

[2] § 39e Abs. 5 EStG.

[3] Oberste Finanzbehörde des Bundes und der Länder v. 10.5.2023, IV C 5 – S 2363/20/10002:006.

2.2 Ausweis der ELStAM in der Entgeltabrechnung

Damit auch der Arbeitnehmer zeitnah über die ggf. geänderten Lohnsteuerabzugsmerkmale informiert wird, sind diese in der Entgeltabrechnung auszuweisen.

Praxis-Tipp

Entgeltabrechnungsprogramme unterstützen ELStAM-Verfahren

Der Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber und die (automatische) Übernahme in das Lohnkonto des Arbeitnehmers werden in der Praxis regelmäßig durch das entgeltabrechnende Softwareunternehmen vorgenommen.

2.3 Beendigung des Dienstverhältnisses

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, den Arbeitnehmer bei Beschäftigungsende in der ELStAM-Datenbank abzumelden, indem er den Tag der Beendigung des Arbeitsverhältnisses unverzüglich meldet.^[1] Hierüber erhält er eine Abmeldebestätigung. Die Abmeldung darf frühestens am Tag des Ausscheidens versendet werden.

[1] § 39e Abs. 4 Satz 5 EStG.

3 Rechte und Pflichten des Arbeitnehmers

3.1 Mitteilungspflicht gegenüber Arbeitgeber

Der Arbeitnehmer ist ges...