Elektronische Rechnungsstellung und Verfahrensdokumentation / 4 Worauf besonders geachtet werden muss

4.1 OCR-Verfahren

Wird im Zusammenhang mit der bildlichen Erfassung zusätzlich zur Bilddatei der Text im Beleg mittels Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR) für ein Textverarbeitungsprogramm lesbar gemacht, so gilt auch diese Datei als – selbsterstellter – zusätzlicher elektronischer Beleg.^[1] Bild und Textdatei sind zu verknüpfen und unter demselben Index zu verwalten.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 130.

4.2 Anforderungen an die Archivierung

Bei der Aufbewahrung von Unterlagen sind nachstehende Anforderungen zu gewährleisten:

• Eingehende elektronische Belege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden.^[1]
• Bei Umwandlung (Konvertierung) in ein unternehmenseigenes Format (Inhouse-Format) sind beide Versionen zu archivieren und zu verknüpfen.^[2]
• Werden die Daten verschlüsselt gespeichert (Kryptografietechnik) muss die Entschlüsselung möglich sein.^[3]
• Zu jeder Datei muss eine Änderungshistorie erstellt werden, in welcher Vorversionen geänderter Dateien abgespeichert sind.^[4]

Rechnungen und sonstige digitale Belege müssen dann

• jederzeit verfügbar sein,
• unverzüglich lesbar gemacht werden können und
• maschinell ausgewertet werden können.^[5]

Dies Vorgaben müssen auch bei Migration, Hardware- oder Softwarewechsel sichergestellt sein.

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 131.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 135.

[3] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 134.

[4] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 59.

[5] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 118.

4.3 Maschinelle Auswertbarkeit

Gesetzlich ist eine maschinelle Auswertbarkeit vorgeschrieben.^[1] Maschinelle Auswertbarkeit umfasst

• das Sortieren, Filtern, Verknüpfen, Summieren der eigentlichen Nutzdaten (z. B. Rechnungssumme) sowie Strukturdaten (XML-Daten, Datensatznummer, Erfassungsdatum, Festschreibedatum etc.) und
• die Volltextsuche, also das Suchen nach bestimmten Begriffen im gesamten Dokument.^[2]

Eine nachträgliche Reduzierung einer bereits bestehenden maschinellen Auswertbarkeit (z. B. Umwandlung einer Textdatei in eine nicht lesbare Bilddatei) ist nicht zulässig.^[3]

[1] § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO.

[2] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 126.

[3] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 129.

4.4 Wechsel des EDV-Systems

Grundsätzlich muss eine Lesbarmachung bzw. Auswertung der elektronischen Rechnungen nicht nur vom Datenträger (z. B. DVD, USB-Stick), sondern auch aus dem System selbst (hauseigenes Buchführungsprogramm) möglich sein. Bei einem Systemwechsel muss daher das alte System noch vorgehalten werden. Nach Ablauf des fünften Jahres nach der Umstellung ist es aber ausreichend, wenn die Daten nur noch auf Datenträgern vorgehalten werden.^[1]

[1] § 147 Abs. 6 Satz 5 AO.

4.5 E-Mails

Werden Rechnungen oder sonstige Handels- oder Geschäftsbriefe in Form einer E-Mail (Rechnungstext und Beträge im E-Mail-Text) versandt, sind sie in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.^[1]

Praxis-Tipp

Nicht aufbewahrungspflichtige E-Mails

Dient die E-Mail vergleichbar einem Briefumschlag nur als "Transportmittel", d. h. elektronische Belege oder Rechnungen werden als E-Mail-Anhang versandt, muss nur der elektronische Anhang und nicht die E-Mail an sich aufbewahrt werden.^[2]

[1] BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 121.

[2] vgl. BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001, Rn. 121.

4.6 Aufbewahrungsort

Grundsätzlich muss die Buchführung im Inland aufbewahrt werden.^[1] Ebenso kann dies aber auch im EU-Raum erfolgen.^[2] Wenn die Buchführung in ein sog. "Drittland", also ein Nicht-EU-Land, verlegt werden soll, ist dies ebenfalls zulässig, allerdings ist eine Zustimmung des Finanzamts erforderlich.^[3]

[1] § 146 Abs. 2 Satz 1 AO.

[2] § 146 Abs. 2a Satz 1 AO.

[3] § 146 Abs. 2b AO.