Ergebnisverantwortung in mehrdimensionalen Organisatione ... / 2 Aufgabe 2: Voraussetzungen im Controlling schaffen

Der Erfolg der Business-Unit-Organisation steht und fällt mit der Qualität des Controllings. Wichtige Aufgaben in der Organisation müssen vom Controlling begleitet werden, die regelmäßigen Abrechnungen sind zu erstellen. Daher hat der Controller in der Regel eine gewichtige Stimme, wenn es um den Aufbau, die Steuerung und die Abrechnung der Einheiten und den Leistungen geht.

2.1 Digitale Strukturen

Für die Business Units ist die korrekte Zuordnung und Abgrenzung der Bereiche bzgl. der Kosten, der Leistungen und der Verantwortung erfolgsbestimmend. In der Praxis kommt es immer wieder zu dem Problem, dass die einzelnen Bereiche nur schwer mit den vorhandenen digitalen Anwendungen z. B. in der Kostenrechnung dargestellt werden können. Die IT muss in der Lage sein, die Zusammenfassung von Kostenstellen zu mehrstufigen Einheiten zu ermöglichen. Für den Controller bedeutet dies, dass er in der Kostenrechnungsanwendung die benötigten Strukturen aufbaut.

Die Leistungen, die zwischen den Einheiten ausgetauscht werden, müssen mit der richtigen Menge und dem korrekten Preis bewertet werden. Vor allem die Menge muss am realen Übergabepunkt, möglichst mit digitaler Unterstützung, erfasst werden. Oft ist der Übergabepunkt jedoch fiktiv, so dass die Menge nur errechnet wird, z. B. aus den Produktionsmengen der Fertigung. Auch hier ist die IT-Unterstützung notwendig, um aus vorliegenden digitalen Werten die Menge zum Zeitpunkt der Leistungserbringung zu ermitteln.

Ebenso wichtig ist es, dass zum Zeitpunkt der Übergabe die bis dahin entstandenen Kosten ermittelt werden können. Die IT hilft dabei, indem digitale Werte z. B. an den Fertigungsmaschinen oder in der internen Logistik abgerufen und dem Controlling zur Verfügung gestellt werden.

2.2 Planungssysteme

Ein wichtiges Steuerungsinstrument des Controlling sind die Planungen. Die Business Units dürfen eigenverantwortliche erfolgsorientierte Entscheidungen treffen, müssen sich aber im Rahmen der vereinbarten Planwerte bewegen.

2.2.1 Planungsfunktionen

Die Business Units planen ihre Aktivitäten für einen vorgegebenen Planungszeitraum. Dazu gehören alle Leistungen, die erbracht werden sollen, und alle dazu gehörigen Kosten. Hinzu kommen Mitarbeiterveränderungen und die Investitionen. Bei der Planung werden die Zielvorgaben berücksichtigt. Die Planung selbst muss von der übergeordneten Stelle, in der Regel die Unternehmensführung, genehmigt werden. Die Planung hat mehrere Funktionen, die besonders in der Organisation von Business Units Einfluss auf die Planungsergebnisse haben:

Abstimmfunktion

Alle Business Units planen die Aktivitäten gleichzeitig. Sie versuchen auch, die von den vorgelagerten Units benötigten Leistungen vorherzusagen. Dieser interne Leistungsaustausch muss mit den jeweils anderen Einheiten abgestimmt werden. So erfährt jeder verantwortliche Manager, welche Leistungen von ihm erwartet werden und welche er von seinen Kollegen erwarten kann.

Damit wird auch klar, dass jeder Planungsprozess mehrere Durchläufe hat. Die Planwerte der einzelnen Einheiten nähern sich bei jedem Durchlauf weiter an. Die Mengen, die von den abnehmenden Bereichen verlangt werden, sind abhängig auch vom Verrechnungspreis. Die Verrechnungspreise sind wiederum abhängig von den zu liefernden Mengen. Das Controlling steuert diesen Planungsprozess.

Lenkungsfunktion

Jede Planung muss von der Unternehmensleitung genehmigt werden. Sie wird mit den Leitern der Bereiche Gespräche führen und den Planungsprozess begleiten. Dazu werden Planungsziele festgelegt, die von der Business Unit erreicht werden müssen. Auch die Wege dahin können vorgegeben oder in Gesprächen argumentiert werden.

Das Controlling begleitet auch die Unternehmensleitung durch den Planungsprozess, stellt Beispielrechnungen an und überprüft die Einhaltung der Planungsvorgaben durch die Bereichsleiter. Außerdem ermittelt das Controlling aus den Einzelplänen den Unternehmensplan. Dessen Ergebnis ist die Grundlage für die Entscheidung über Lenkungsmaßnahmen durch die Unternehmensleitung.

Kontrollfunktion

Mit der Planung kann geprüft werden, ob die Einzelpläne der Bereiche in Summe das gewünschte Gesamtergebnis liefern. Noch während des Planungsprozesses muss bei unerwünschten Kontrollergebnissen eingegriffen werden.

Vor allem aber stellt die Planung die Grundlage dar für die Kontrolle der Aktivitäten bei der Umsetzung der Planung in die Istsituation. Nur wenn es die Planwerte als Vorgabe gibt, kann eine Abweichungsanalyse durchgeführt werden. Nur dann können Maßnahmen in den Business Units ergriffen werden, um die Planeinhaltung möglichst zu gewährleisten. Neben den Kontrollen in den Einheiten, ermöglicht die Planung auch die Kontrolle der Einheiten durch die Unternehmensleitung.

2.2.2 Planungsformate und Zeithorizonte

Das Planungssystem, das vom Controlling aufgebaut wird, beinhaltet in der Regel Planungsformate mit unterschiedlichen Zeithorizonten. Diese haben für ein Unternehmen, das in Business Units mit Erfolgsverantwortung strukturiert ist, unterschiedliche Bedeutung.

Langzeitplanung

Die Langezeitplanung umfasst 3, 5 oder 10 Jahre. Sie ist für die Mot...