Ein wichtiges Steuerungsinstrument des Controlling sind die Planungen. Die Business Units dürfen eigenverantwortliche erfolgsorientierte Entscheidungen treffen, müssen sich aber im Rahmen der vereinbarten Planwerte bewegen.
2.2.1 Planungsfunktionen
Die Business Units planen ihre Aktivitäten für einen vorgegebenen Planungszeitraum. Dazu gehören alle Leistungen, die erbracht werden sollen, und alle dazu gehörigen Kosten. Hinzu kommen Mitarbeiterveränderungen und die Investitionen. Bei der Planung werden die Zielvorgaben berücksichtigt. Die Planung selbst muss von der übergeordneten Stelle, in der Regel die Unternehmensführung, genehmigt werden. Die Planung hat mehrere Funktionen, die besonders in der Organisation von Business Units Einfluss auf die Planungsergebnisse haben:
Abstimmfunktion
Alle Business Units planen die Aktivitäten gleichzeitig. Sie versuchen auch, die von den vorgelagerten Units benötigten Leistungen vorherzusagen. Dieser interne Leistungsaustausch muss mit den jeweils anderen Einheiten abgestimmt werden. So erfährt jeder verantwortliche Manager, welche Leistungen von ihm erwartet werden und welche er von seinen Kollegen erwarten kann.
Damit wird auch klar, dass jeder Planungsprozess mehrere Durchläufe hat. Die Planwerte der einzelnen Einheiten nähern sich bei jedem Durchlauf weiter an. Die Mengen, die von den abnehmenden Bereichen verlangt werden, sind abhängig auch vom Verrechnungspreis. Die Verrechnungspreise sind wiederum abhängig von den zu liefernden Mengen. Das Controlling steuert diesen Planungsprozess.
Lenkungsfunktion
Jede Planung muss von der Unternehmensleitung genehmigt werden. Sie wird mit den Leitern der Bereiche Gespräche führen und den Planungsprozess begleiten. Dazu werden Planungsziele festgelegt, die von der Business Unit erreicht werden müssen. Auch die Wege dahin können vorgegeben oder in Gesprächen argumentiert werden.
Das Controlling begleitet auch die Unternehmensleitung durch den Planungsprozess, stellt Beispielrechnungen an und überprüft die Einhaltung der Planungsvorgaben durch die Bereichsleiter. Außerdem ermittelt das Controlling aus den Einzelplänen den Unternehmensplan. Dessen Ergebnis ist die Grundlage für die Entscheidung über Lenkungsmaßnahmen durch die Unternehmensleitung.
Kontrollfunktion
Mit der Planung kann geprüft werden, ob die Einzelpläne der Bereiche in Summe das gewünschte Gesamtergebnis liefern. Noch während des Planungsprozesses muss bei unerwünschten Kontrollergebnissen eingegriffen werden.
Vor allem aber stellt die Planung die Grundlage dar für die Kontrolle der Aktivitäten bei der Umsetzung der Planung in die Istsituation. Nur wenn es die Planwerte als Vorgabe gibt, kann eine Abweichungsanalyse durchgeführt werden. Nur dann können Maßnahmen in den Business Units ergriffen werden, um die Planeinhaltung möglichst zu gewährleisten. Neben den Kontrollen in den Einheiten, ermöglicht die Planung auch die Kontrolle der Einheiten durch die Unternehmensleitung.
2.2.2 Planungsformate und Zeithorizonte
Das Planungssystem, das vom Controlling aufgebaut wird, beinhaltet in der Regel Planungsformate mit unterschiedlichen Zeithorizonten. Diese haben für ein Unternehmen, das in Business Units mit Erfolgsverantwortung strukturiert ist, unterschiedliche Bedeutung.
Langzeitplanung
Die Langezeitplanung umfasst 3, 5 oder 10 Jahre. Sie ist für die Motivation der verantwortlichen Leiter der Einheiten besonders wichtig, da darin die Rahmenbedingungen der unternehmerischen Tätigkeit festgeschrieben werden. Die Langzeitplanung muss daher besonders auf die Business Units ausgerichtet sein, deren Ziele berücksichtigen und ausreichend Spielraum für eigene Entscheidungen lassen.
Gleichzeitig wird das Ergebnis der Langzeitplanung besser, wenn eigenverantwortliche Bereiche involviert sind. Der übliche geringe Detaillierungsgrad der Planung für mehrere Jahre wird durch die Aufteilung auf mehrere Bereiche verbessert. Jeder Bereich stellt einen eigenen Langzeitplan auf, der weniger Parameter berücksichtigen muss als ein Gesamtplan.
Langzeitplanung
Die Planung innerhalb der unterschiedlichen Planungshorizonte hängt zusammen, da sich die aktuelleren Pläne aus den längeren Horizonten ableiten. Das Beispiel in Abb. 1 zeigt die Planung einer Business Unit "Produktion 1", die sowohl Leistungen abgibt (an Vertrieb und Produktion 7), als auch Leistungen empfängt. In der Langfristplanung mit einem Horizont von 5 Jahren werden nur wenige Zahlen geplant, die allerdings alle Werte beinhalten müssen.
Abb. 1: Beispiel einer Langzeitplanung
Budget
In der Regel wird einmal jährlich aus Daten des Langzeitplans ein Budget für das kommende Jahr aufgestellt. Die Planung wird wesentlich detaillierter und umfasst alle Leistungs- und Kostenarten je Business Unit und je Kostenstelle. Ein detaillierter Investitionsplan lässt sich aus der langzeitigen Version herausarbeiten. So wird das Ergebnis je Einheit erkennbar.
Da der Planungshorizont kürzer ist als bei der Langzeitplanung, können für viele Planungsparameter bessere Datengrundlagen genutzt werden. In der Organisati...
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