Erklärung zur Unternehmensführung / 3.1 Entsprechenserklärung

Rz. 8

In § 289f Abs. 2 HGB (Verweis von § 315d HGB) ist der Inhalt der Erklärung zur Unternehmensführung aufgezählt. Demnach beinhaltet die (Konzern-)Erklärung zur Unternehmensführung gemäß § 289f HGB bzw. § 315d HGB:

• die Entsprechenserklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex durch den Vorstand und Aufsichtsrat gemäß § 161 AktG,
• einen Bezugnahme auf die Internetseite der Gesellschaft, auf der der Vergütungsbericht über das letzte Geschäftsjahr zusammen mit dem Vermerk des Abschlussprüfers nach § 162 AktG sowie das geltende Vergütungssystem nach § 87a Abs. 1 und 2 Satz 1 AktG und der letzte Vergütungsbeschluss nach § 113 Abs. 3 AktG öffentlich zugänglich gemacht werden,
• relevante Angaben zu Unternehmensführungspraktiken,
• eine Darstellung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat und der Zusammensetzung und Arbeitsweise ihrer Ausschüsse,
• eine Darstellung der Zielgrößen für den Frauenanteil in Aufsichtsrat, Vorstand und den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands und deren Erreichung, sofern das Mutterunternehmen börsennotiert ist,
• Angaben zur Einhaltung der Mindestquoten bei der Besetzung des Aufsichtsrats, sofern das Mutterunternehmen börsennotiert ist und der paritätischen Mitbestimmung unterliegt sowie
• Angaben zum Diversitätskonzept, sofern das Unternehmen die genannten Voraussetzungen erfüllt.^[1]

Nach § 289f Abs. 2 Nr. 1 HGB ist zunächst die Entsprechenserklärung nach § 161 AktG in die Erklärung aufzunehmen.^[2]

Obwohl die Entsprechenserklärung nach § 161 Abs. 2 AktG (weiterhin) auf der Internetseite zu veröffentlichen ist, ist sie nun (in einem gesonderten Abschnitt) Teil der Erklärung zur Unternehmensführung. Es kommt so zu einer Doppelabgabe der Erklärung, denn § 289f Abs. 2 Nr. 1 HGB enthält keine Möglichkeit, auf die Internetseite zu verweisen.^[3] Zusätzlich erfolgt auch noch eine Angabe im (Konzern-)Anhang: So fordern § 285 Nr. 16 HGB sowie § 314 Abs. 1 Nr. 8 HGB jeweils die Angabe, dass die Erklärung abgegeben wurde und wo sie öffentlich zugänglich gemacht worden ist.

Inhaltlich bedingt die Beachtung des DCGK (2022) auf das Basis von Empfehlungen einige ergänzende Angaben zur Corporate Governance bzw. zu deren Konkretisierung:^[4]

• Berichterstattung über die wesentlichen Merkmale des gesamten internen Kontrollsystems, Risikomanagementsystems und Compliance-Management-Systems sowie eine Beurteilung zur Wirksamkeit und Angemessenheit dieser Systeme im (Konzern-)Lagebericht (Empfehlung A.5 DCGK),
• Nachfolgeplanung von Aufsichtsrat und Vorstand (Empfehlung B.2 DCGK),
• Altersgrenze für die Vorstandmitglieder (Empfehlung B.5 DCGK),
• Kompetenzprofil für den Aufsichtsrat sowie die Anzahl unabhängiger Aufsichtsratsmitglieder (Empfehlung C.1 DCGK),
• Altersgrenze für die Aufsichtsratsmitglieder (Empfehlung C.2 DCGK),
• Dauer der Zugehörigkeiten im Aufsichtsrat (Empfehlung C.3 DCGK),
• Begründung der Unabhängigkeit trotz Indikation (Empfehlung C.8 DCGK),
• namentliche Nennung der Mitglieder der Ausschüsse des Aufsichtsrats (Empfehlung D.2 DCGK),
• namentliche Nennung der Prüfungsausschussmitglieder und nähere Angaben zu deren Sachverstand hinsichtlich der für den Prüfungsausschuss relevanten Gebieten (Empfehlung D.3 DCGK),
• Angaben zur Sitzungspräsenz des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse sowie zur Form der Teilnahme der Mitglieder (Präsenz, Videotelefonie oder Telefon) im Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung (Empfehlung D.7 DCGK),
• Berichterstattung über die Maßnahmen zur Unterstützung der Aufsichtsratsmitglieder bei der Amtseinführung sowie Aus- und Fortbildungsmaßnahmen im Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung (Empfehlung D.11 DCGK),
• Selbstbeurteilung der Wirksamkeit der Aufsichtsratstätigkeit (Empfehlung D.12 DCGK),
• Berichterstattung über Interessenskonflikte zwischen Aufsichtsrat und Vorstand im Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung (Empfehlung E.1 DCGK),
• Erstellung des Vergütungsberichts unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen (Grundsatz 26 DCGK).

Bei der Empfehlung C.3 DCGK zur Offenlegung der Dauer der Zugehörigkeiten im Aufsichtsrat verzichtet die Regierungskommission zu konkretisieren, in welchem Bericht die Angaben gemacht werden sollen. Sinnvoll erscheint es diese Angaben entweder in der (Konzern-)Erklärung zur Unternehmensführung oder im Bericht des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung zu machen.

[1] Vgl. DRS 20, Tz. K227.

[2] S. "Deutscher Corporate Governance Kodex", Rz. 46 ff.

[3] Vgl. Bischof/Selch, WPg 2008, S. 1027.

[4] Vgl. Needham, in Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, 13. Aufl. 2022, § 315d HGB Rz. 4.