Erstberatungsbrief: Compliance souverän umsetzen / Anschreiben

Sehr geehrte Frau …, sehr geehrter Herr …,

ich möchte/wir möchten Ihnen heute gerne Möglichkeiten aufzeigen, Compliance in Ihrem Unternehmen erfolgreich und nachhaltig zu implementieren. Auch möchte ich/möchten wir Ihnen darstellen, auf welche Art und Weise Compliance sich in Ihrem Unternehmen erfolgreich in die Aufbau- und Ablauforganisation integrieren lässt. Anhand eines Fahrplans wird die Implementierung eines Compliance Management Systems für ein Dienstleistungsunternehmen exemplarisch dargestellt. Daran können Sie sich sehr gut orientieren.

Die Compliance-Kultur in Ihrem Unternehmen

Eine Compliance-Kultur basiert auf Grundeinstellungen und Verhaltensweisen jedes einzelnen Mitarbeiters im Unternehmen, unabhängig davon, auf welcher Hierarchieebene der einzelne Mitarbeiter im Unternehmen angesiedelt ist. Diese Grundeinstellungen und Verhaltensweisen werden idealerweise vor der Unternehmensleitung an die Mitarbeiter kommuniziert und insbesondere von der Unternehmensleitung vorgelebt. Wichtigstes Ziel ist einer Rufschädigung oder sonstigen Imageschäden, verursacht durch das Fehlerverhalten von Mitarbeiten oder der Unternehmensleitung, langfristig vorzubeugen. Gelingt dies nachhaltig und erfolgreich, trägt die Einführung eines Compliance Management im Unternehmen nachhaltig und langfristig dazu bei, dass die Ertragskraft und das Image des Unternehmens gestärkt werden.

Welche grundsätzlichen Überlegungen gilt es vor der Implementierung anzustellen?

Zunächst sollte das Compliance Management System an alle unternehmensspezifischen Besonderheiten angepasst werden. Handelt es sich bei Ihrem Unternehmen um ein Dienstleistungsunternehmen, um einen Handwerksbetrieb, ein Handelsunternehmen oder einen reinen Produktionsbetrieb?

Während bei einem Dienstleistungs- oder Handelsunternehmen die Beziehung zu Kunden und Lieferanten sowie ein fair ablaufender Wettbewerb einen wichtigen Teilbereich des Compliance Management Systems darstellen, rückt dieser Teilbereich bei einem reinen Produktionsunternehmen deutlich in den Hintergrund. Denn im Rahmen eines reinen Produktionsbetriebes sollte der Fokus auf dem Verhältnis der Mitarbeiter untereinander und dem Verhältnis der Mitarbeiter zu ihren Vorgesetzten liegen. Weiter ist es von entscheidender Bedeutung, ob Ihr Unternehmen eher regional tätig ist, oder ob eine starke internationale Ausrichtung vorhanden ist. Gibt es ggf. mehrere Zweigniederlassungen, die im Rahmen ihrer individuellen Eigenschaften in das Compliance Management System "eingepasst" werden müssen? Handelt es sich ggf. um ein Unternehmen, das kapitalmarktorientiert ist? Dann müssen die Inhalte der implementierten Compliance Management Systeme die Anteilseigner/Aktionäre des Unternehmens entsprechend ihrer Bedürfnisse abbilden.

Zudem sollte vor Beginn der Implementierung eines Compliance Management Systems ein Compliancebeauftragter (Compliance Officer) auserkoren werden, der mit der Ausarbeitung und Überwachung des eingeführten Compliance Management Systems beauftragt wird. Er ist dann auch erster Ansprechpartner, sofern Mitarbeiter des Unternehmens Verstöße gegen das bestehende Compliance Management System begehen oder ihnen solche Verstöße durch andere Mitarbeiter bekannt werden.

Die Methodik der Identifizierung der Compliance Risiken und deren Bewertung

Bevor ein Compliance Management System erfolgreich im Unternehmen implementiert werden kann, ist es erforderlich, dass die im Unternehmen vorhandenen Compliance Risiken identifiziert, bewertet und priorisiert werden. Im Rahmen dieser Analyse sollten sowohl die potenziellen Schadenshöhen sowie die Eintrittswahrscheinlichkeit bestimmter Risiken eingeschätzt werden. Insbesondere hinsichtlich solcher Schäden, die mit einer Rufschädigung einhergehen, wird es unter Umständen schwierig werden, die Schadenshöhe zu beziffern bzw. im Vorfeld erfolgreich abzuschätzen. Die Dokumentation sollte ggf. im Rahmen der Erstellung eines Risikoregisters erfolgen und in selbigem sollten die einzelnen Risiken priorisiert werden, gemessen an ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit.

In jedem Fall ist die regelmäßige Kommunikation der Compliance-Risiken mit der Abteilung des Risikomanagements im Unternehmen notwendig und idealerweise ist diesbezüglich ein allgemeiner Austausch zur Risikosituation empfehlenswert und notwendig für jedes Unternehmen, das Compliance erfolgreich einführen möchte.

Was ist hinsichtlich bereits vorhandener Überwachungs-, Controlling- oder Qualitätsmanagementsysteme zu beachten?

Sind im Unternehmen vor Einführung des Compliance Management Systems bereits Überwachungs-, Controlling- oder Qualitätsmanagementsysteme vorhanden, sollte zwingend darauf geachtet werden, dass die ausgearbeiteten Compliance-Richtlinien in diese bereits bestehenden Regelungsinhalte einfließen.

Fahrplan zur Einführung eines Compliance Management Systems für ein Dienstleistun...