Erstberatungsbrief: ELStAM

Kurzbeschreibung

Dieser Musterbrief wendet sich direkt an den Mandanten und unterstützt den steuerlichen Berater für den Fall der Erstberatung oder bei einem Mandantenwechsel. Er zeigt Beratungspotenzial für den Umstieg auf die elektronische Lohnsteuerkarte (ELStAM) auf.

Hinweis: Weitergabe von Mandanteninformationen

Die Weitergabe der Mandanteninformationen, z. B. per E-Mail oder als Brief, an Ihre Mandanten ist zulässig, die Weitergabe an Dritte außerhalb Ihrer Mandantschaft ist hingegen nicht zulässig. Ebenso zulässig ist die Veröffentlichung, z. B. als HTML-Dokument oder als PDF-Datei, im geschützten Bereich des Internetauftritts Ihrer Kanzlei. Aus urheberrechtlichen Gründen ist eine Veröffentlichung z. B. in sozialen Netzwerken oder auf Internet-Homepages im öffentlich zugänglichen Bereich nicht gestattet.

ELStAM richtig anwenden

• Dokument in Textverarbeitung übernehmen

	[Briefkopf Kanzlei]
Frau/Herr …
	[Datum]
Unser Termin/unser Telefonat am/vom …

Sehr geehrte Frau …, sehr geehrter Herr …,

als Arbeitgeber gilt für Sie das Verfahren der Elektronischen Lohn-Steuer-Abzugsmerkmale (abgekürzt: ELStAM).

Für die Teilnahme an ELStAM haben Sie sich als Arbeitgeber bereits im ElsterOnline-Portal registriert und authentifiziert. Ich möchte/Wir möchten Ihnen in den nachfolgenden Ausführungen das Thema ELStAM näherbringen und Sie mit einigen meiner/unserer Erfahrungen nach häufig auftretenden Anmeldeproblemen vertraut machen.

Anmeldung neuer Mitarbeiter

Für neu eingestellte Mitarbeiter muss Ihr Lohnbüro eine elektronische Meldung an das Finanzamt erstatten und die ELStAM anfordern. Mit der Anmeldung werden neue – elektronische – Lohnsteuerabzugsmerkmale über den neuen Mitarbeiter gebildet. Details hierzu erläutere ich/erläutern wir Ihnen gerne. Im Rahmen meines/unseres Lohnsteuerservices übernehme ich/übernehmen wir auch das komplette Anmeldeprozedere für alle Ihre Neueinstellungen.

Datenänderungen

Ihre Arbeitnehmer können bzw. müssen Änderungsanträge bei ihrem Finanzamt einreichen, wenn sich die steuerliche Situation ändert. Hier wird je nach Fallkonstellation bei inhaltlich falschen ELStAM eine "Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug" ausgestellt und der Arbeitgeberabruf wird vorübergehend gesperrt. Nach Aufhebung der Sperre werden die ELStAM erneut zum Abruf bereitgestellt. Kontaktieren Sie mich/uns, wenn die bisherigen Daten von den neuen Daten erheblich abweichen.

Fehlgeschlagene Anmeldungen

Ein häufiges Problem stellen fehlgeschlagene Anmeldungen dar. Erscheint der Hinweise "keine Anmeldeberechtigung", wurde ggf. durch Ihren Arbeitnehmer eine Sperre verursacht. Arbeitnehmer können grundsätzlich einem Datenabruf aus der ELStAM-Datenbank durch Sie als Arbeitgeber widersprechen. Die Arbeitnehmer können hierzu bei ihrem Finanzamt entweder eine Positivliste mit allen Arbeitgebern einreichen, die ELStAM-Daten abrufen dürfen, oder alternativ eine Negativliste mit allen Arbeitgebern, die nicht auf ELStAM zugreifen dürfen.

Die Abgabe solcher Listen ist für den betreffenden Steuerpflichtigen mit einem erheblichen Nachteil verbunden: Bei Widerspruch gegen die Zugriffsberechtigung kommt in allen Fällen ein Lohnsteuerabzug nach der Steuerklasse VI in Betracht. Ich berate/Wir beraten Ihre Arbeitnehmer hierzu gerne und erläutere/erläutern die Vor- und Nachteile.

Ich empfehle/Wir empfehlen Arbeitnehmern in diesem Zusammenhang vor Erteilung eines Abrufverbots ihr elektronisches Lohnkonto einzusehen. Hierzu ist ein Antrag beim zuständigen Finanzamt zu stellen. Eingesehen werden können die Daten der letzten 24 Monate.

Eine Abrufsperre kann auch durch einen Wohnsitzwechsel hervorgerufen worden sein. Ist der Wohnsitz nach Mitteilung der Meldebehörde unbekannt, sollten Sie dies mit Ihrem Arbeitnehmer klären. Dieser muss – sofern ein Wohnsitzwechsel im Inland stattgefunden hat – den neuen Wohnsitz der Meldebehörde mitteilen. Danach können die Daten in der Regel wieder problemlos abgerufen werden.

Erscheint als Fehlermeldung "keine Abrufberechtigung mehr ab (Datum)", ist die Sperre mit dem Tod des Arbeitnehmers begründet. Ich erfahre/Wir erfahren dies oft bei ehemaligen Mitarbeitern, die Ruhegehalt beziehen. In solchen Fällen müssen Sie noch eine Abmeldung Ihres verstorbenen Arbeitnehmers in der ELStAM-Datenbank durchführen. Ich erledige/Wir erledigen das gerne für Sie.

Steuer-Identifikationsnummer

Achten Sie stets darauf, dass Ihnen jeder neue Arbeitnehmer seine Steuer-Identifikationsnummer vorlegt. Diese wird zum Abruf der ELStAM benötigt. Erscheint beim Abruf der Hinweis, dass die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers nicht verifiziert werden kann, liegt in vielen Fällen ein Zahlendreher vor oder die Identifikationsnummer ist falsch. Wenden Sie sich in diesen Fällen an Ihren Arbeitnehmer. Soweit notwendig, kann die korrekte Identifikationsnummer auch bei den Steuerbehörden erfragt werden. Ich erledige/Wir erledigen das gerne für Sie.

ELStAM-Stammdaten-Check

Zur Vermeidung fehlgeschlagener Anmeldungen empfehle ich/empfehlen wir Ihnen die regelmäßige Überprüfung, ob für alle Ihre angemeldeten Arbeitnehmer die...