Erstberatungsbrief: Reisekosten steueroptimal geltend machen / Reisekosten steueroptimal geltend machen

Sehr geehrte Frau …, sehr geehrter Herr …,

ich möchte/wir möchten Ihnen die wesentlichen Punkte für Ihre Reisekostenabrechnung in einem kurzen Überblick darstellen. Gleichzeitig möchte ich/möchten wir auf meine/unsere umfassenden Servicedienstleistungen im Bereich der Lohnbuchführung aufmerksam machen.

Erste Tätigkeitsstätte

Für die korrekte Reisekostenabrechnung kommt es in erster Linie auf die erste Tätigkeitsstätte an. Als erste Tätigkeitsstätte gilt jede ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers. Sie können Ihren Arbeitnehmern pro Beschäftigungsverhältnis nur eine Tätigkeitsstätte zuordnen. Übt ein Arbeitnehmer mehrere Beschäftigungsverhältnisse aus, gilt eine erste Tätigkeitsstätte pro Beschäftigungsverhältnis.

Als ortsfeste betriebliche Einrichtung kommt in der Regel das Firmengebäude in Betracht. Erste Tätigkeitsstätte kann aber auch eine Filiale, eine Niederlassung der Firma oder ein verbundenes Unternehmen sein, sofern es sich hier um ortsfeste Einrichtungen handelt. Selbst der Ort eines Kunden kann für den Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte sein, wenn der Arbeitnehmer diesem Kunden dauerhaft zugeordnet ist.

Arbeitsrechtliche Zuordnung

Maßgeblich für den Ort der ersten Tätigkeitsstätte ist die arbeitsvertragliche oder dienstrechtliche Zuordnung durch den Arbeitgeber. Nur wenn es an einer solchen fehlt, müssen quantitative Prüfkriterien herangezogen werden.

Die erste Tätigkeitsstätte bestimmt sich demnach nach derjenigen Einrichtung, an der der Arbeitnehmer typischerweise tätig werden soll oder an der er mindestens ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit oder zwei volle Arbeitstage verbringt.

Die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte aufgrund quantitativer Gesichtspunkte ist allerdings nicht empfehlenswert. Sofern nicht bereits geschehen, empfehle ich/empfehlen wir Ihnen, die Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeiter anzupassen.

Arbeitsverträge anpassen

Eine vertragliche Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte sollte in jedem Fall in jeden Arbeitsvertrag aufgenommen werden. Das Steuerrecht folgt vorrangig der arbeitsrechtlichen Zuordnung. Welcher Ort in Ihrem konkreten Fall für welchen Arbeitnehmer als erste Tätigkeitsstätte gilt, welche erste Tätigkeitsstätte steuerlich die günstigere ist und welche Konsequenzen welche erste Tätigkeitsstätte für künftige Reisekostenabrechnungen hat, erläutere ich/erläutern wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch. Ich berate/Wir beraten Sie gerne bei der Überprüfung der Arbeitsverträge Ihrer Mitarbeiter.

Steuerliche Bedeutung der ersten Tätigkeitsstätte

Die steuerliche Bedeutung der ersten Tätigkeitsstätte liegt vor allem darin, dass Wege zu dieser Tätigkeitsstätte nicht als Auswärtstätigkeit gelten. Somit können die Reisekosten nicht steuerfrei erstattet bzw. als Werbungskosten abgezogen werden. Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte (dem Betriebssitz) können Ihre Mitarbeiter nur mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten ansetzen. Aktuell gelten abhängig von der tatsächlichen Entfernung folgende Pauschsätze: für die ersten 20 Kilometer: 0,30 EUR sowie für jeden weiteren Entfernungskilometer 0,38 EUR. Die Pauschsätze sind bis zu einem Höchstbetrag als Werbungskosten anzusetzen. Sprechen Sie mich/uns an, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter weitere Entfernungsstrecken arbeitstäglich zurücklegen müssen.

Gilt als erste Tätigkeitsstätte die ortsfeste Einrichtung eines Dritten, kommt für Fahrtkosten dorthin nur die Entfernungspauschale in Betracht. Ferner muss bei Nutzung eines Firmenwagens bei Anwendung der 1 %-Methode für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte ein bestimmter geldwerter Vorteil versteuert werden. Wie hoch der geldwerte Vorteil im Einzelnen festzusetzen ist und welche Steuervorteile es für Elektrofahrzeuge gibt sowie welche weiteren steuerliche und finanzielle Konsequenzen in Verbindung mit Ihrer ersten Tätigkeitsstätte verbunden sind, erläutere ich/erläutern wir Ihnen gerne.

Sonderfälle

In Bezug auf die Bestimmung der steuerlich maßgeblichen ersten Tätigkeitsstätte gibt es Sonderfälle, die der individuellen Beratung bedürfen. Einen immer wichtiger werdenden Aspekt stellt hierbei das Homeoffice dar. Dabei handelt es sich naturgemäß um keine betriebliche Einrichtung. Das Homeoffice zählt infolgedessen nicht als erste Tätigkeitsstätte. Fahrzeuge wie z. B. das Fahrzeug eines Berufskraftfahrers oder der Zug eines Lokführers gelten unverändert nicht als ortsfeste Einrichtung und damit nicht als erste Tätigkeitsstätte.

Beschäftigen Sie Arbeitnehmer ausschließlich an ständig wechselnden Einsatzorten oder auf einem Fahrzeug, ist für diese der Werbungskostenabzug aber dennoch nicht ausgeschlossen. Sprechen Sie mich/uns diesbezüglich an.

Verpflegungspauschalen

Das Steuerrecht kennt zwei Zeitintervalle mit Pauschbeträgen von aktuell 14 und 28 EUR. Nur diese müssen Sie in Ihrer Lohnbuchführung beachten. Bei der zeitlich...