Existenzgründungsberatung – Leitfaden / 1 Ablauf von Existenzgründungsberatungen

1.1 Telefonischer Erstkontakt

Der erste Kontakt zum Existenzgründer (und damit zum potenziellen Neumandanten) erfolgt meist über einen Telefonanruf in der Kanzlei. Die typischen Fragen lauten:

"Ich will mich selbstständig machen – was muss ich dabei beachten?"

oder

"Ich brauche für die Finanzierung meines Gründungsvorhabens entsprechende Unterlagen für die Bank!"

Die Kanzlei sollte einen möglichst einheitlichen Standard für den Umgang mit derartigen Anrufen haben. Der Anruf wird meist durch einen Mitarbeiter entgegengenommen, der auch einen ersten Besprechungstermin mit dem Anrufer vereinbart. Das Erstgespräch wird dagegen regelmäßig vom Kanzleiinhaber geführt. Längere Diskussionen am Telefon sollten Sie in jedem Fall vermeiden, da jede Frage des Anrufers meist weitere Fragen nach sich zieht und das Gespräch auf diese Weise schnell zum (unentgeltlichen) "Zeitfresser" wird.

Wichtig

Termine freihalten

Da es Existenzgründer meist eilig haben, ist es für die Mandatsgewinnung wichtig, dass das Erstgespräch möglichst kurzfristig stattfindet. Dazu sollten in der Kanzlei stets freie Termine reserviert werden, die kurzfristig an potenzielle Neumandanten vergeben werden können. Bei längeren Wartezeiten bis zum Erstgespräch wird der (ungeduldige) Existenzgründer geneigt sein, andere Steuerberater anzurufen, um schneller einen Termin zu bekommen. Der kurzfristig verfügbare Termin ist in dieser Phase also ein wichtiges Akquisitionsinstrument.

Für ein schriftliches Beratungsangebot kann folgendes Musterschreiben verwendet werden:

Schriftliches Angebot (nach erster Kontaktaufnahme)

1.2 Persönliches Erstgespräch

Die Themen des Erstgesprächs können sehr unterschiedlich und vielschichtig sein.

Zur Vorbereitung und Führung des Erstgesprächs empfiehlt sich die Verwendung von Checklisten, damit alle wichtigen steuerlichen und betriebswirtschaftlichen Punkte systematisch angesprochen werden können.

Das Erstgespräch dauert erfahrungsgemäß etwa 1 Stunde. In dieser Zeit können i.  d.  R. viele Fragen sofort geklärt werden, bei anderen Fragen wird die Beschaffung zusätzlicher Informationen erforderlich sein.

Für das persönliche Erstberatungsgespräch können folgende Checklisten herangezogen werden:

Checkliste für das Erstgespräch mit dem Existenzgründer

Ablauf einer Gründungsberatung

1.3 Arbeitsteilung zwischen Steuerberater und Mandant

Ein wesentlicher Teil der zusätzlich erforderlichen Informationsbeschaffung sollte grundsätzlich vom Gründer selbst durchgeführt werden (auch wenn es dem Steuerberater möglich wäre, die notwendigen Informationen selbst zu beschaffen). Dies spart nicht nur Zeit (und damit Honorar), sondern führt auch dazu, dass der Gründer ein (noch besseres) Gefühl für seine Branche und die zugänglichen Informationen bekommt. Wenn ein Gründer bereits seinen Berufsverband nicht kennt, niemals einschlägige Branchen- / Fachzeitschriften gelesen hat und auch nicht in der Lage ist, erforderliche Daten bei den zuständigen Stellen abzufragen, wird er wahrscheinlich kaum als Unternehmer erfolgreich sein.

Die Aufgabe des Steuerberaters im Rahmen der Existenzgründungsberatung besteht daher in erster Linie in einer "Hilfe zur Selbsthilfe". Der Tätigkeitsschwerpunkt des Steuerberaters sollte in folgenden Bereichen liegen:

• Hilfe bei der Suche nach geeigneten Informationsquellen / Ansprechpartnern
• Hilfe bei der Auswertung der beschafften Informationen
• Überprüfung der Gründungsplanung auf Plausibilität und Tragfähigkeit
• Ergänzung der vom Gründer beschafften Daten durch eigene Informationen
• Anregung zu weiteren Untersuchungen (wenn die bisher vom Gründer beschafften Informationen offensichtlich nicht ausreichen)
• Aufbereitung der Unterlagen für Präsentationszwecke (insb. für Bankgespräche und die Beantragung öffentlicher Fördermittel)
• Vermittlung von fehlendem kaufmännischen / unternehmerischen Wissen