Exzellenz im Reporting Design

Zusammenfassung

Controller sind heute im Berichtswesen gefordert, Daten so aufzubereiten, dass Führungskräfte die notwendigen Schlüsse schnell und treffsicher ziehen können. Neben den "richtigen" Inhalten rückt das Reporting Designs deshalb immer stärker in den Vordergrund. Doch bisher konnten Controller nicht auf verlässliche Empfehlungen zurückgreifen.

Mithilfe von Eye-Tracking-Analysen ist es gelungen, die Qualität des Reporting Designs objektiv zu messen. Die Ergebnisse wurden in diesem Leitfaden in detaillierte, allgemeingültige Gestaltungsempfehlungen für ein wahrnehmungsoptimiertes Reporting Design umgesetzt. Neben Grundlagen und Schwerpunkten eines guten Reporting Designs werden Einsatz und Gestaltung von

• Tabellen,
• klassischen Diagrammtypen und
• ausgewählten interaktiven Big-Data-Visualisierungen

differenziert erläutert.

Dieser Leitfaden stellt den aktuellen Stand modernen Reporting Designs dar und unterstützt Controller damit bei ihrem Kerngeschäft der Entscheidungsunterstützung.

1 Grundlagen guten Reporting Designs

1.1 Relevanz, Ziele und Nutzen

Tabelle oder doch lieber Diagramm? Torten- oder Balkendiagramm? Die Bereitstellung und visuelle Aufbereitung von entscheidungsrelevanten Führungsinformationen in Form von Berichten ist seit jeher eine der Kernaufgaben von Controllern. Rasant wachsende Datenmengen (Big Data), welche auf die fortschreitende Digitalisierung zurückzuführen sind, bringen dabei neue Herausforderungen im Hinblick auf die Sicherung der Datenqualität, zeitnahe Informationsversorgung und vor allem Reduktion der Information auf das Wesentliche mit sich. Vor diesem Hintergrund werden die Relevanz der Berichte sowie ihre Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit immer kritischer von Managern und Controllern hinterfragt.^[1]

Infolge misst die überwiegende Mehrheit der Controller dem Berichtswesen (Reporting) eine hohe Bedeutung bei. Insbesondere in Unternehmen, die aufgrund ihrer Größe stark über Kennzahlen gesteuert werden, besteht ein Bedarf an hoch verdichteter und exzellent aufbereiteter Information. Im WHU-Ranking der wichtigsten Controlling-Zukunftsthemen stehen die "Informationssysteme" an erster Stelle.^[2]

In diesem Zusammenhang kommt der visuellen Aufbereitung der Berichte, d. h. dem Reporting Design, eine sehr hohe und steigende Bedeutung zu. Für Führungskräfte ist es entscheidend, Berichte schnell und richtig zu verarbeiten und, darauf aufbauend, fundierte Entscheidungen treffen zu können. Reporting Design als ein Werkzeug für die Informationsaufbereitung ist ein Mittel, um den erhöhten Anforderungen durch Big Data entgegenzuwirken.^[3]

Reporting Design zielt darauf ab, Informationen im internen und externen Berichtswesen so darzustellen, dass diese fehlerfrei und in möglichst kurzer Zeit verarbeitet werden. Im Fokus steht die wahrnehmungsoptimierte Gestaltung von Diagrammen, Tabellen und Texten zur Kommunikation entscheidungsrelevanter Informationen.

Das Thema Reporting Design betrifft alle Arten von Berichten. Diese können wie folgt unterteilt werden:

• Nach Berichtszyklus

  1. Regelmäßig und in standardisierter Form
  2. Einmalig bzw. ad hoc

• Nach Empfängergruppen

  1. Management- und Aufsichtsratsberichte sowie entsprechende Präsentationsunterlagen
  2. Geschäfts-, Quartals- und Nachhaltigkeitsberichte sowie
  3. Bankenberichte und Investorenpräsentationen

• Nach Ausgabemedium

  1. Print/Papierberichte
  2. PC/Laptop
  3. Mobile Devices (Tablets/Smartphones)
  4. Großflächige Smart Boards bzw. Multitouchscreen-Lösungen

• Nach Zugriffsstrategie

  1. Push (Berichtsversand)
  2. Pull (Self-Service)

Für die optimale visuelle Aufbereitung quantitativer Informationen fehlte bislang ein wissenschaftlich fundiertes, empirisch abgesichertes Gesamtkonzept sowie eine ausgereifte Messmethodik. Einen Grundstein zur Entwicklung der Forschungsdisziplin des Reporting Designs legten Tufte und Few mit ihren Arbeiten zur empfängerorientierten Aufbereitung quantitativer Daten.^[4] Im deutschsprachigen Raum erreichten vor allem die SUCCESS-Regeln von Hichert^[5] und daraus abgeleitet die International Business Communication Standards (IBCS) hohe Bekanntheit.^[6] Darüber hinaus gibt es in der Literatur eine Reihe einzelner Beiträge, die jedoch teils deutlich divergierende Empfehlungen beinhalten.^[7] Beispielsweise werden die Eignung bestimmter Diagrammtypen, die Verwendung von Y-Achsen, Gitternetzlinien und Farbkonzepten sowie Ampelfunktionen sehr unterschiedlich gesehen.

Dementsprechend sind auch in der Unternehmenspraxis (auch aufgrund unterschiedlicher oder wechselnder Präferenzen der Berichtsersteller und Berichtsleser) große Unterschiede in der Gestaltung festzustellen – sowohl zwischen aber auch innerhalb von Unternehmen. Vor allem im internen Management Reporting findet man häufig schlecht aufbereitete und schwer verständliche Berichte mit beliebig verwendeten Darstellungsformen. Gleiche Inhalte werden mit verschiedensten Diagrammtypen visualisiert und Vergleichsperioden oder Vergleichswerte beliebig variiert. Ebenso unterscheiden sich Beschriftungen, Leserichtung und Farbverwendung teilweise sehr stark. Viele Berichtersteller arbeiten nach dem "Tri...