Fahrzeugcontrolling als Grundlage für die steuerliche Op ... / 3 Steuern optimieren

Schon immer gab es einen Kampf zwischen dem Finanzamt und den steuerpflichtigen Unternehmern und Selbstständigen um die Zuordnung von Pkw zum Betriebsvermögen und der dadurch notwendigen Versteuerung der privaten Nutzung. Die Entscheidung darüber hat wesentliche Auswirkungen auf die tatsächlichen Kosten für den Unternehmer.

Hinweis

Geschäftliche und private Nutzung

Die geschäftliche Nutzung eines Pkw ist immer 100 Prozent, wenn das Fahrzeug einem Mitarbeiter als Dienstwagen zur Verfügung gestellt wird, auch wenn dieser es privat nutzt. Für das Unternehmen stellen die entstehenden Kosten einen Teil der Personalkosten dar. Daher betreffen die folgenden Überlegungen zu den Geschäftswagen nur die Fahrzeuge, die vom Unternehmer oder Selbstständigen selbst genutzt werden – geschäftlich wie privat.

3.1 Wann ist ein Geschäftswagen ein Geschäftswagen?

Wird ein Pkw zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, handelt es sich um notwendiges Betriebsvermögen. Wird das Fahrzeug zu weniger als 50 % aber zu mehr als 10 % betrieblich genutzt, kann der Unternehmer entscheiden, ob er den Pkw ins Betriebsvermögen übernimmt oder ob er das Fahrzeug im Privatvermögen belässt. Liegt die betriebliche Nutzung bei unter 10 %, wird das Fahrzeug immer dem Privatvermögen zugeordnet. Der Nachweis über die tatsächliche Nutzung obliegt dem Steuerpflichtigen und ist in Grenzfällen nur mit einem Fahrtenbuch zu belegen.

Gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen, werden alle für das Fahrzeug anfallenden Kosten betrieblich verbucht. Die gezahlte Mehrwertsteuer mindert als Vorsteuer die Umsatzsteuerzahllast des Unternehmens. Die verbleibenden Kosten verringern die Steuer auf den Unternehmensgewinn, da sie diesen reduzieren.

Die private Nutzung des Geschäftswagens durch den Unternehmer muss als geldwerter Vorteil versteuert werden. Dabei gibt es 2 Möglichkeiten:

• Als geldwerter Vorteil wird eine Pauschale angesetzt, die sich auf den Listenpreis des Fahrzeugs inkl. aller Extras (mit Ausnahme der Telefoneinrichtung) und inkl. der Mehrwertsteuer bezieht. Die Pauschale beträgt monatlich 1 Prozent des Listenpreises zuzüglich 0,03 Prozent monatlich für jeden Entfernungskilometer zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte. Diese Möglichkeit hat der Unternehmer nicht, wenn er sein Fahrzeug nicht zu mehr als 50 % dienstlich nutzt.
• Mit einem Fahrtenbuch wird der exakte Anteil der privat motivierten Fahrten an der Gesamtleistung ermittelt. Als geldwerter Vorteil wird dieser Anteil an den Gesamtkosten des Fahrzeugs berechnet und versteuert.

Hinweis

Geldwerter Vorteil unterliegt der Umsatzsteuer

Dieser geldwerte Vorteil wird als Leistung des Unternehmens angesehen und unterliegt der Umsatzsteuerpflicht. Daher muss für die dem Unternehmer zugeschriebenen Beträge vom Unternehmen Umsatzsteuer abgeführt werden. Dies erhöht den Aufwand. Da nicht alle Fahrzeugkosten der Umsatzsteuer unterliegen (Gebühren, Versicherungen, …), wird die Umsatzsteuer um 20 % gekürzt, wie in einem Schreiben des Bundesministerium für Finanzen an die Finanzverwaltung vorgegeben (BMF vom 29.05.2000, IV D 1 – S 7303 b – 4/00).

3.2 Was tun, wenn der Geschäftswagen ein Privatwagen ist?

Wird das Fahrzeug im Privatvermögen des Unternehmers oder des Selbstständigen geführt und dennoch für dienstlich veranlasste Fahrten eingesetzt, kann der Unternehmer die ihm entstandenen Kosten seinem Unternehmen in Rechnung stellen. Diese Fahrtkostenerstattungen sind für den Unternehmer steuerfrei, da die Aufwendungen dafür ja aus bereits versteuertem Einkommen getätigt werden. Die Abrechnung erfolgt in Rahmen einer Spesenabrechnung. Auch hier hat der Unternehmer zwei Möglichkeiten:

• Für jeden dienstlich gefahrenen Kilometer kann ohne weiteren Nachweis der privat entstandenen Kosten eine Pauschale von zurzeit 0,30 EUR berechnet werden.
• Weist der Unternehmer nach, dass für das Fahrzeug höhere Kosten als die Pauschale entstehen, kann er diese Kosten pro Kilometer abrechnen. Dies setzt voraus, dass die Kosten exakt ermittelt werden (z. B. mit Hilfe dieser Excel-Tabelle). Außerdem wird das Finanzamt in Fällen, bei denen die Kosten erheblich über der Pauschale liegen, exakte Fahrtnachweise, wie z. B. ein Fahrtenbuch verlangen.

	Verrechnung Geschäftsfahrten	Verrechnung Privatfahrten	Vorteil
Geschäftswagen	durch Übernahme aller Kosten	durch Versteuerung des geldwerten Vorteils (1-Prozent-Regelung oder weniger)	Kosten reduzieren Gewinn und damit Unternehmenssteuern, Mehrwertsteuer kann sofort abgezogen werden
Privatwagen	durch Berechnung von Kilometergeld (0,30 EUR/km oder mehr)	durch Übernahme aller Kosten	Versteuerung geldwerter Vorteil entfällt, Kilometergeldpauschale kann Kosten übertreffen

Tab. 1: Vor- und Nachteile von Privat- und Geschäftswagen