Fast Close: Schnelle und präzise Jahresabschlusserstellung am Beispiel des SAP® Closing Cockpits

Zusammenfassung

Die Anforderungen an die Fristen für die Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen sind aufgrund gesetzlicher Anforderungen und Rechnungslegungsvorschriften stark gestiegen.

Um die neuen Anforderungen zu erfüllen, ist die Unterstützung durch Arbeitspläne und Checklisten hilfreich, die idealerweise direkt in das jeweilige ERP-System integriert sind.

In dem Beitrag wird ein Werkzeug vorgestellt, das Planung, Koordination, Durchführung und Überwachung der Abschlussarbeiten effizient unterstützt.

Als Beispiel für ein derartiges Werkzeug dient das SAP Closing Cockpit. Die Funktionen lassen sich auch auf andere ERP-Systeme übertragen.

1 Anforderungen und Fast Close

Höhere ­Anforderungen in der Rechnungslegung

Die neuen internationalen Rahmenbedingungen (SOX, IFRS) stellen neue, höhere Anforderungen an Perioden- und Jahresabschlüsse:

• schnellere und effizientere Durchführung der Abschlussarbeiten,
• Prozesskonsistenz,
• zentrales Prozessmonitoring,
• Prozessdokumentation,
• Ergebnissicherung,
• höhere Transparenz sowie
• Unterstützung von Compliance und Corporate Governance.

Die Globalisierung der wirtschaftlichen Beziehungen, die Internationalisierung der Kapitalmärkte und der Wunsch von Investoren und Analysten nach aktuellen Unternehmensinformationen veranlassen darüber hinaus inzwischen mehr und mehr deutsche Unternehmen, ihr Rechnungswesen zu beschleunigen und ihre Jahresabschlüsse nach den internationalen Regeln eines "Fast Close" zu erstellen. Fast Close bezeichnet alle Maßnahmen und Verfahren, die auf eine beschleunigte Erstellung des Jahresabschlusses gerichtet sind. Dazu gehören nicht nur eine Beschleunigung der Datenerfassung und die Vereinfachung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, sondern Fast Close umfasst auch zügige jahresabschlusspolitische Entscheidungen, um zu einer schnellen Erstellung des Jahresabschlusses zu gelangen. Daraus entsteht das Bedürfnis nach neuen, leistungsfähigen Werkzeugen, die diese Prozesse wirkungsvoll unterstützen.

2 Entwicklung des Closing Cockpit

2.1 Schedule-Manager als Vorläufer

Schwächen bisheriger ERP-Systeme

In der Vergangenheit wurden Checklisten in Form von Excel-Dateien eingesetzt, die ohne Verbindung zum eingesetzten ERP-System abgearbeitet wurden. Damit war es natürlich schwierig, einen Überblick über den Stand der Arbeiten zu bekommen. Die Arbeiten mussten durch persönliche Kommunikation koordiniert werden. Fehlerquellen waren u. a. durch

• die Abarbeitung der Aufgaben in einer falschen Reihenfolge,
• das Auslassen von Aufgaben,
• die Verwendung alter Checklistenversionen oder
• mangelhafte Dokumentation

gegeben.

Schedule-­Manager als 1. Lösungsansatz

Der Schedule-Manager war der 1. Ansatz von SAP, ein Instrument zur Abarbeitung von periodisch wiederkehrenden Aufgaben in ein ERP-System zu integrieren. Dabei wird ein hierarchisch gegliederter Aufgabenplan definiert, der aus mehreren Aufgaben besteht. Die Aufgaben können von ihrer Art her einzelne Transaktionen, Programme, Notizen oder Workflows sein. Anschließend werden die Aufgaben eingeplant oder direkt ausgeführt. Ein Monitor zeigt das Ergebnis der Verarbeitung an.

Die Schwachstellen des Schedule-Managers sind:

• Es gibt keinen Gesamtstatus der Abarbeitung des Aufgabenplans. So ist es schwierig festzustellen, ob wirklich alle Aufgaben abgearbeitet wurden.
• Es lassen sich keine Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben definieren. Aufgaben können in einer falschen Reihenfolge abgearbeitet werden.
• Es können damit nur Aufgaben in einem einzigen Mandanten eines SAP-Systems gesteuert werden.

2.2 Closing Cockpit

Das Closing Cockpit ist die Weiterentwicklung des Schedule-Managers. Es ist ab Release ERP 5.0 verfügbar und bietet folgende Funktionalitäten:

• Planung periodisch wiederkehrender Aufgaben in chronologischer Reihenfolge unter der Berücksichtigung von Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben;
• einheitliche Benutzeroberfläche zur Ausführung der Aufgaben für alle beteiligten Verantwortlichen;
• einfache Koordination durch Anzeige des aktuellen Status der Abarbeitung der Aufgaben;
• systemübergreifende Durchführung und Koordination von Abschlussarbeiten (optional);
• zentraler Monitor mit Statusanzeige zur Information aller Beteiligten;
• Integration mit Berechtigungsverwaltung in SAP, Verantwortliche können nur Aufgaben ausführen, für die sie berechtigt sind;
• automatische, prozessbegleitende Dokumentation aller Abschlussarbeiten zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen und für spätere Prüfungen;
• Integration mit dem Business Warehouse zum Vergleich von Plan- und Ist-Dauer der Ausführung von Aufgaben und des Fortschritts der Abschlussarbeiten.

2.3 Erweiterung für das Closing Cockpit von Redwood

Central Process Scheduling

Redwood bietet mit dem Central Process Scheduling (CPS) eine Softwarelösung zur zentralen Steuerung und Automatisierung von Abschlussprozessen, die mit dem Closing Cockpit voll integriert ist. Damit lassen sich mandanten- und systemübergreifende Abschlussarbeiten für mehrere SAP- und Fremdsysteme (heterogene Systemlandschaften) ausführen und bei Bedarf parallelisieren und ereignisbasiert ausführen. Das ist für große Konzerne, bei denen mehrere verschiedene Systeme eingesetzt werden, von Bedeutung.