Fast Close

Zusammenfassung

Begriff

Unter dem Begriff "Fast Close" ist die beschleunigte Erstellung, Prüfung und Veröffentlichung von Jahresabschlüssen sowie im weiteren Sinne die Bereitstellung von entscheidungsrelevanten Finanz-Informationen an interne und externe Adressaten zu verstehen. In den Anfängen war vornehmlich bei börsennotierten Konzernen ein Wettbewerb um den am schnellsten aufgestellten Abschluss entbrannt. Zwischenzeitlich zielen auch immer mehr mittelständische Unternehmen auf eine beschleunigte Jahresabschlusserstellung ab. Die Herausforderung besteht darin, den Spagat zwischen Schnelligkeit und Qualität des Zahlenwerks zu schaffen – ein nicht immer leicht zu lösender Zielkonflikt.

1 Gründe für einen Fast Close

Kapitalmarktfinanzierte Unternehmen drängen so schnell wie möglich mit ihren Zahlen an die Öffentlichkeit, um unter anderem gegenüber der Konkurrenz auf den Finanzmärkten einen zeitlichen Vorsprung zu erzielen. Die Veröffentlichung der Abschlusszahlen wenige Tage vor den Konkurrenten kann ein positives und deutlich sichtbares Signal auf den Märkten setzen und die Aufmerksamkeit der Geldgeber gezielt auf das eigene Unternehmen lenken. Zudem signalisiert eine zeitnahe Veröffentlichung imagewirksam, dass das jeweilige Unternehmen seine Prozesse straff und schlank organisiert hat und der Anleger schnell zuverlässiges Informationsmaterial erhält, um Risiko und Rendite seiner Finanzanlage einschätzen zu können.

Neben den Finanzmärkten belohnen auch andere Institutionen schnelle Jahresabschlüsse. Die im Mittelstand nach wie vor stark eingebundenen (Haus-) Banken erwarten frühzeitig zuverlässige Unternehmenszahlen, um die interne Risikoeinschätzung im Zuge von Basel III vornehmen zu können. Durch Bankenratings, bei denen die Auswertung des Jahresabschlusses eine große Rolle spielt, bestimmen Kreditinstitute das Ausfallrisiko eines Schuldners. Je höher es ausfällt, desto mehr Eigenkapital muss die Bank für die ausgegebenen Kredite hinterlegen. Die Kosten für diese Eigenkapitalhinterlegung wirken sich direkt auf die Kreditkonditionen der betroffenen Unternehmen aus. Je früher Banken Finanzdaten ihrer Darlehensnehmer erhalten, desto einfacher und genauer lässt sich die Risikoeinschätzung durchführen. Länger zurückliegendes Zahlenwerk bedeutet höhere Ungewissheit, die sich in der schlussendlichen Risikobewertung widerspiegelt.

Auch interne Gründe sprechen für den Fast Close. Der fortwährend steigende Wettbewerbs- und Renditedruck löst in den Konzernen und mittelständischen Unternehmen regelmäßig nachhaltige Kosteneinsparungsprogramme in allen Abteilungen und Bereichen aus. Ansatz ist oftmals der Prozess der Informationsbeschaffung. Werden durch Prozessoptimierung Informationen schneller bereitgestellt, kann das als "Abfallprodukt" auch den Jahresabschluss beschleunigen. Durch Straffung der Rechnungswesenprozesse und Beschleunigung der Abschlusserstellung kann zudem das Management früher auf die nachgelagerten Auswertungen im Controlling und Berichtswesen zur Planung und Steuerung des Unternehmens zurückgreifen.

Mitunter sind es auch unscheinbare Gründe, die eine Beschleunigung des Jahresabschlusses erzwingen. Fusionen, strategische Neuorientierungen, Sanierungen oder Unternehmensverkäufe – bei kleinen und mittleren Unternehmen oftmals bedingt durch das Fehlen eines geeigneten Nachfolgers – können dazu führen, dass ein Unternehmen in einen Konzern eingebunden wird. Strenge Vorgaben hinsichtlich der Abschlusserstellung und der Berichterstattung zwingen die Rechnungswesenverantwortlichen kurz- bis mittelfristig ihren bisherigen Prozess der Abschlusserstellung zu überdenken. Die Abschlusserstellung hat – ohne Alternative – bis zu einem fest vorgegebenen Termin zu erfolgen; und dieser Termin ist in den allermeisten Fällen sehr sportlich.

2 Gesetzliche Fristen für die Abschlusserstellung

Das Handelsgesetzbuch schreibt grundsätzlich in § 243 Abs. 3 HGB vor, dass der Jahresabschluss innerhalb der "einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entsprechenden Zeit" aufzustellen ist, sofern keine Spezialvorschrift greift. Bei Kapitalgesellschaften und bestimmten Personengesellschaften (KapCo-Gesellschaften^[1]) wird der Gesetzgeber konkreter: kleine Kapitalgesellschaften haben innerhalb von 6 Monaten nach Schluss des Geschäftsjahres ihren Abschluss abzuliefern; mittelgroße und große Kapitalgesellschaften innerhalb von 3 Monaten.^[2] Auch bei Gesellschaften, die der Publizitätspflicht unterliegen^[3], gelten klare Fristen für die Aufstellung des Jahresabschlusses von 3 Monaten.

In Krisensituationen ist die Frist für die Erstellung des Jahresabschlusses ebenfalls verkürzt; die Rechtsprechung geht – je nach Einzelfall – von einer Aufstellungsfrist von 2 bis 3 Monaten nach dem Bilanzstichtag aus.

[1] § 264a HGB.

[2] § 264 Abs. 1 HGB.

[3] § 5 PublG.

3 Beschleunigung des Jahresabschlussprozesses: Erste Schritte zum schnelleren Abschluss

Der erste Schritt zur Beschleunigung des Jahresabschlussprozesses ist die Erarbeitung eines detaillierten Projektplans. Ein Fast Close wird grundsätzlich nicht durch die schnelle Umsetzung einiger Standardmaßnahmen im Rechnungswesen erreicht. Erfolgversprechend ist vielmehr die unternehmensweit...