Ferme/Carsten u.a., MiLoG § 17 Erstellen und Bereithalten von Dokumenten

1 Allgemeines

Rz. 1

§ 17 verpflichtet Arbeitgeber und Entleiher zur Aufzeichnung der Arbeitszeit (Abs. 1) und Bereithaltung der Unterlagen, aus denen sich die mit dem Arbeitnehmer vereinbarten sowie die tatsächlich gewährten Arbeitsbedingungen ergeben (Abs. 2). Zweck der Vorschrift ist, dem Zoll eine effektive Kontrolle zu ermöglichen.

Rz. 2

Ohne Aufzeichnung der Arbeitszeit ist die Kontrolle der Zahlung des Mindestlohns schwierig. Das Brutto-Arbeitsentgelt allein sagt nichts darüber aus, ob der Mindestlohn gezahlt ist. Dies kann nur festgestellt werden, wenn auch die im Lohnabrechnungszeitraum geleisteten Arbeitsstunden bekannt sind. Der Gesetzgeber hat die Aufzeichnungspflicht in Abs. 1 auf geringfügig Beschäftigte und bestimmte Wirtschaftsbereiche und Wirtschaftszweige beschränkt.

Rz. 3

Neben den Aufzeichnungspflichten nach Abs. 1 bestehen Aufzeichnungspflichten aufgrund anderer gesetzlicher Grundlagen, z. B. nach § 16 Abs. 2 ArbZG oder § 28f SGB IV i. V. m. § 8 Abs. 1 BVV, unverändert fort.^[1]

Rz. 4

Inländische Arbeitgeber sind aufgrund verschiedener Vorschriften verpflichtet, Unterlagen aufzubewahren. Dies betrifft nach § 28f Abs. 1 SGB IV i. V. m. § 8 BVV Entgeltunterlagen. Diese sind für jeden Beschäftigten, den der Arbeitgeber im Inland zur Sozialversicherung angemeldet hat, getrennt nach Kalenderjahren, in deutscher Sprache zu führen. Sie sind bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung (§ 28p SGB IV) folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Eine weitere Aufbewahrungspflicht folgt für Steuerpflichtige aus § 147 AO. Sie betrifft sämtliche Bücher und Aufzeichnungen, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Nach § 257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, u. a. Handelsbücher, Handelsbriefe und Buchungsbelege geordnet aufzubewahren. Bei Prüfungen des Zolls, der Rentenversicherung oder der Landesfinanzverwaltungen sollten daher im Regelfall alle erforderlichen Unterlagen zur Verfügung stehen. Anders ist die Situation grundsätzlich im Falle grenzüberschreitender Erbringung von Dienst- und Werkleistungen durch Arbeitgeber mit Sitz im Ausland. Diese unterliegen regelmäßig Aufbewahrungsvorschriften nach ihrem Heimatrecht. Die Verpflichtung zur Bereithaltung der Unterlagen, die zur Kontrolle der Zahlung des Mindestlohns erforderlich sind, soll den dadurch bestehenden Kontrollschwierigkeiten entgegenwirken.^[2] Aus unionsrechtlichen Gründen gilt die Aufbewahrungspflicht nach Abs. 2 auch für inländische Arbeitgeber.

Rz. 5

Die Pflichten aus Abs. 1 und 2 sind denen nach § 19 AEntG und § 17c AÜG nachgebildet. Zur Kontrolle der Mindestarbeitsbedingungen nach dem AEntG und der Einhaltung der Lohnuntergrenze nach dem AÜG besteht ebenfalls die Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeit und Bereithaltung der erforderlichen Unterlagen.

Rz. 6

Die Pflichten zur Arbeitszeitaufzeichnung und Bereithaltung bestimmter Unterlagen sind als Kontrollmaßnahmen gemeinschaftsrechtlich aus zwingenden Gründen des Allgemeininteresses mit Art. 56 und 57 AEUV vereinbar.^[3]

[1] Riechert/Nimmerjahn, Mindestlohngesetz, München 2015, § 17 Rz. 2.

[2] BT-Drucksache 13/2414 S. 10.

[3] EuGH, Urteil v. 18.7.2007, Rechtssache C-490/04 zu den damaligen vergleichbaren Artikeln 49, 50 EGV.

2 Aufzeichnungspflicht des Arbeitgebers

Rz. 7

Abs. 1 Satz 1 verpflichtet Arbeitgeber zur Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer. Die Vorschrift gilt nicht für Verleiher. Zwar ist auch der Verleiher Arbeitgeber, im Rahmen von Arbeitnehmerüberlassung obliegt die Aufzeichnungspflicht jedoch dem Entleiher nach Abs. 1 Satz 2.

Rz. 8

Die Aufzeichnungspflicht ist beschränkt auf die Beschäftigung von Arbeitnehmern:

• nach § 8 SGB IV sowie
• in den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen und Wirtschaftszweigen.

2.1 Geringfügige Beschäftigung nach § 8 Abs. 1 SGB IV

Rz. 9

Werden Arbeitnehmer geringfügig beschäftigt, besteht die Aufzeichnungspflicht branchenübergreifend. Eine geringfügige Beschäftigung liegt nach § 8 Abs. 1 SGB IV vor, wenn

1. das Arbeitsentgelt aus dieser Beschäftigung regelmäßig im Monat 538 EUR nicht übersteigt,
2. die Beschäftigung innerhalb eines Kalenderjahres auf längstens 3 Monate oder 70 Arbeitstage nach ihrer Eigenart begrenzt zu sein pflegt oder im Voraus vertraglich begrenzt ist, es sei denn, dass die Beschäftigung berufsmäßig ausgeübt wird und ihr Entgelt 538 EUR im Monat übersteigt.

Rz. 10

Bei kurzzeitigen Beschäftigungen nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV war für die Zeit vom 1.1.2015 bis zum 31.12.2018 der Zeitraum von 2 Monaten oder 50 Arbeitstagen auf längstens 3 Monate oder 70 Arbeitstage verlängert worden (§ 115 SGB IV a. F.). Seit dem 1.1.2019 gelten die längeren Zeiträume unbefristet.^[1]

Rz. 11

Sozialversicherungsrechtlich werden nach § 8 Abs. 2 SGB IV mehrere geringfügig entlohnte Beschäftigungen zusammengerechnet. Eine geringfügige Beschäftigung liegt nicht mehr vor, sobald die Voraussetzungen des § 8 Abs. 1 SGB IV entfallen. § 17 Abs. 1 MiLoG verweist nur auf § 8 Abs. 1 SGB IV, nicht jedoch auf § 8 Abs. 2 SGB IV. Dies hat zur Folge, dass die Zusammenrechnung geringfügiger Beschäftigungen nur sozialversicherungsrecht...