Finance-Prozessmodell: Leitfaden für die Beschreibung un ... / 2.3 Das Finance-Prozessmodell

Ziele und Anforderungen

Ziel des Finance-Prozessmodells ist es, eine Grundlage für die Dokumentation, Analyse und Gestaltung von Finance-Prozessen sowie deren Kommunikation zu legen. Damit dient es vor allem der Schaffung eines einheitlichen Finance-Verständnisses. Dementsprechend unterliegt es dem Anspruch auf Vollständigkeit und Allgemeingültigkeit und muss ferner der Definition von Finance gerecht werden (vgl. Abschnitt 2.1).

Wichtig

Definition Finance-Prozessmodell

Das Finance-Prozessmodell ist eine zweckorientierte, vereinfachte Abbildung, die die Aktivitäten im Finance-Bereich übersichtlich darstellt. Das Modell definiert den Input, der zur Abwicklung der Prozesse notwendig ist, und den Output, der mittels Schnittstellen an andere Prozesse übergeben wird. Es dient der Dokumentation, Analyse, Gestaltung und Kommunikation der Finance-Prozesse sowie der Zuweisung von Verantwortlichkeiten bzw. Rollen.

Vierstufige Prozesshierarchie

In diesem Leitfaden wird fortan beschrieben, welche Prozesse Finance charakterisieren. Das Finance-Prozessmodell bildet hierbei ein Standardmodell ab, welches die einzelnen Themenfelder des Finance-Bereichs untersucht und erklärt. Es folgt bezüglich der Prozessdarstellung und der Prozessebenen dem bereits bei Haufe erschienen Controlling-Prozessmodell.^[1] Das Finance-Prozessmodell stützt sich auf einen hierarchischen Aufbau der Prozesse und stellt dies auf verschiedenen Ebenen dar (vgl. Abb. 2). Die hierdurch geschaffene Prozesshierarchie dient der Transparenz und Prägnanz von Prozessen und Strukturen. Darüber hinaus gewährleistet diese eine systematische Abbildung der Zusammenhänge von über- und untergeordneten Abläufen, Einzelheiten und Details. Damit fördert das Finance-Prozessmodell neben dem Verständnis der Prozessteilnehmer für ihren inhaltlichen Beitrag auch die eindeutige Zuordnung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Zudem bildet es eine Basis für die informationstechnologische Umsetzung von Finance-Prozessen.

Das Finance-Prozessmodell untergliedert sich in vier Ebenen (vgl. Abb. 2). Ebene 1 repräsentiert den Geschäftsprozess Finance. Die Ebene der Hauptprozesse (Ebene 2) umfasst insgesamt zehn Finance-Hauptprozesse.

Abb. 2: Übersicht der Prozessebenen

Finance-Hauptprozesse (Prozessebene 2)

Innerhalb dieser zehn Prozesse bilden die Prozesse der Debitorenbuchhaltung bis hin zum Treasury den Kern des Finance. Die Zuordnung des Prozesses Entgelt- und Reisekostenabrechnung findet in der Theorie und Praxis eine uneinheitliche Beurteilung. Eine Angliederung des Prozesses in die Personalabteilung (Human Resources, HR) wäre ebenso gut denkbar. Die Finance-Hauptprozesse "Interne Kontrolle" sowie "Weiterentwicklung der Organisation, Prozesse, Instrumente und Systeme" dienen der Unterstützung des gesamten Finance-Bereichs. Aufgrund ihrer Charakteristika als Unterstützungsprozesse sind sie in Abb. 3 dementsprechend farblich von den Kernthemen abgehoben. Der Prozess "Interne Kontrolle" dient der qualitativen Verbesserung des Finance im Hinblick auf die Einhaltung von Grundsätzen und Maßnahmen (Compliance) und der Vermeidung von Verstößen dagegen. Zur Verbesserung von Strukturen und Abläufen und zur fortlaufenden Qualitätssicherung, soll im Finance-Bereich der Prozess der Weiterentwicklung der Organisation, Prozesse, Instrumente und Systeme dienen.

Abb. 3: Finance-Prozessmodell (Ebene 1 und 2)

Finance-Teilprozesse (Prozessebene 3)

Die definierten Hauptprozesse werden im Verlauf des Leitfadens weiter präzisiert und auf Teilprozessebene formuliert (Ebene 3). Jeder Teilprozess wird mit Hilfe eines Templates, das Zielsetzung, Inhalte, Prozessanfang und -ende sowie Prozessschnittstellen umfasst, erklärt. Im Rahmen dessen werden die Hauptprozesse – sofern sinnvoll – aus unternehmensübergreifender Sicht dem korrespondierenden End-to-End-Prozess zugeordnet. Der End-to-End-Prozess umfasst die mit einer Kundenanfrage anfallenden unternehmensinternen Aufgaben bis hin zur Lieferung des Produktes bzw. der Dienstleistung. Eine genaue Erläuterung mit exemplarischer Darstellung eines solchen End-to-End-Prozesses erfolgt in Abschnitt 4.3. Prozessanfang und Prozessende werden in der übergreifenden Betrachtung an der Lebensdauer des Unternehmens festgemacht. Im Kontext dieses Leitfadens ist diese Definition jedoch nicht praktikabel. Der Begriff "Prozessanfang" wird in diesem Zusammenhang als Ereignis verstanden, durch das die Durchführung eines Prozesses initiiert wird. Demgegenüber bezeichnet der Begriff "Prozessende" das Ereignis, welches den Abschluss der jeweiligen Prozessdurchführung bestimmt. Basierend auf diesem Verständnis werden in der vorliegenden Broschüre die Begriffe Prozessanfang und Prozessende verwendet.

Aktivitäten (Prozessebene 4)

Auf eine weitergehende Darstellung bis auf Prozessebene 4, die die detaillierten Aktivitäten der Prozesse beschreibt, wird aufgrund des dafür notwendigen Umfangs und in Anbetracht der Zielsetzung dieses Leitfadens verzichtet. Die Erläuterung der Aktivitäte...