Finance-Prozessmodell: Leitfaden für die Beschreibung un ... / 3.10 Weiterentwicklung Organisation, Prozesse, Instrumente und Systeme

Ziele

Ziel dieses Hauptprozesses ist es, die im Unternehmen etablierten Finance-Prozesse, -Instrumente und -Systeme kontinuierlich unter Berücksichtigung unternehmenspolitischer respektive gesetzlich regulatorischer Anforderungen weiterzuentwickeln. Durch die Gestaltung neuer und die Weiterentwicklung bestehender Finance-Prozesse, -Strukturen, -Instrumente und -Systeme sollen schließlich die Effektivität und Effizienz des Finance gesteigert werden. Zur Sicherstellung einer optimal ausgerichteten Finance-Organisation sind eine hohe und fehlerfreie Prozessautomatisierung und -standardisierung fortlaufend sicherzustellen.

Inhalte

Der Weiterentwicklungsprozess beinhaltet die regelmäßige Überprüfung, Bewertung und Modifizierung der Organisation, Prozesse, Instrumente und Systeme (vgl. Abb. 13). Im Sinne eines Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) wird das Zusammenspiel von Daten, automatisierten und manuellen Prozessen, Systemen sowie organisatorischen Strukturen und damit auch menschlich eingesetzten Ressourcen neu ausgerichtet, um den Finance-Bereich insgesamt zu verbessern. Anpassungen – so auch die Einführung von Standards und Richtlinien – gilt es durch Moderation, Wissensübermittlung, Betreuung und Schulung von Mitarbeitern sowohl inner- als auch außerhalb des Finance-Bereichs im Unternehmen zu kommunizieren, um hohe Finance-Qualitätsstandards zu erreichen.

Abb. 13: Gestaltung der Weiterentwicklung der Organisation, Prozesse, Instrumente und Systeme

KVP

Für eine nachhaltige Entwicklung der Finance-Organisation/-Prozesse/-Systeme und -Methoden empfiehlt es sich, einen Kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) aufzusetzen. Anhand von Vorgaben des Prozesshandbuchs, Qualitätsstandards und Richtlinien ist ein Konzept für den KVP zu erarbeiten. Dabei sind Leistungsstandards und Zielgrößen zu definieren und Verantwortlichkeiten für (Haupt-)Prozesse zu benennen, die als Prozesseigner den KVP verantworten und in dieser Rolle als Ansprechpartner in der gesamten Organisation zur Verfügung stehen (vgl. Abschnitt 4.3).

Leistungsüberwachung

Zur regelmäßigen Überwachung der Leistung sind aus (Geschäfts-)Prozessen und Systemen Leistungskennzahlen und -indikatoren aufzunehmen. Diese Ist-Leistungskennzahlen sind mit den Soll- bzw. Zielwerten abzugleichen und zu analysieren. Im Fall von Differenzen müssen Handlungsfelder und -maßnahmen identifiziert werden. Im Rahmen der Leistungsüberwachung ist darauf zu achten, dass sowohl interne als auch externe Änderungswünsche und Vorschläge aufgenommen und mithilfe der Analyse berücksichtigt werden. Regelmäßig stattfindende Jour-Fixes mit allen Prozesseignern können die Erstellung von Leistungsberichten mit Analyse potenzieller Veränderungen und identifizierten Handlungsfeldern erleichtern. Dies geschieht im besten Fall monatlich.

Umsetzungsplan

Die erarbeiteten Änderungswünsche sind in einem Umsetzungsplan, einer sog. Roadmap, zusammenzuführen, um Transformationen in der Organisation und in den Prozessen nachhaltig zu etablieren. Dazu werden die Änderungsanforderungen gesammelt, kategorisiert und priorisiert. In diesem erstellten Umsetzungsplan gilt es, den Umsetzungserfolg eingeleiteter Maßnahmen fortlaufend zu überwachen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Richtlinien und Standards

Die vorgenommenen Änderungen sowie die bestehenden Gesetze und Richtlinien sind zu analysieren und zu plausibilisieren. Durch den Abgleich mit den gesetzlichen Vorschriften werden Änderungsanforderungen identifiziert. Anschließend sind die bestehenden Standards und Richtlinien gemäß den Änderungsanforderungen anzupassen oder ggf. neu zu formulieren und vom Finance, der gesamten Organisation und externen Kontrollorganen abzustimmen und zu dokumentieren.

Wissen vermitteln

Zur Wissensvermittlung werden die dokumentierten Richtlinien und Standards für alle von den Änderungen betroffenen Mitarbeiter frei zugänglich gemacht. Dazu werden Schulungsunterlagen konzipiert und das Wissen über geänderte Prozesse und Standards wird den relevanten Mitarbeitern in Schulungen vermittelt. Abschließend sind die Dokumente, ggf. untermauert mit Feedback der Schulungsteilnehmer, anzupassen und zu archivieren.

Prozessleistungsmessung, KPIs

Um die Leistung des Weiterentwicklungsprozesses zu messen, sind verschiedene KPIs heranzuziehen. Die Umsetzungsgeschwindigkeit zwischen dem Eingang der Anforderung und der tatsächlichen Anpassung der Methoden, Prozesse und Systeme ist hier ebenso zu nennen, wie die Prozessgüte, die über Fehlermetriken in den IKS-Kontrollen festgestellt wird. Generell können für diesen Prozess – je nach Aufgabenstellung – auch Effizienzkennzahlen (z. B. Prozesskosten im Jahresverlauf) oder die Anzahl der umgesetzten Anforderungen als Richtgröße herangezogen werden.

Praxis-Tipp

Empfehlung für einen erfolgreichen Weiterentwicklungsprozess

• Durchdenken Sie den Änderungsprozess systematisch vom Ende bis zum Anfang. Die geänderten Anforderungen an den Output steuern den Prozess und die veränderten Daten und Systeme...