Finance-Prozessmodell: Leitfaden für die Beschreibung und Gestaltung von Rechnungswesen, Steuern und Treasury

1 Zielsetzung und Aufbau des Leitfadens

Standard für Dokumentation und Gestaltung

Der Arbeitskreis "Finance-Prozessmodell" hat sich zum Ziel gesetzt, einen Leitfaden für die Dokumentation und Gestaltung von Finance-Prozessen zu formulieren. Dafür gab es verschiedene Beweggründe: Neben der Vielzahl verschiedener Begriffsverständnisse zu Finance bzw. Accounting fehlt es an einem (international) etablierten Standard für ein Prozessmodell im Finanzbereich von Unternehmen. So existiert weder ein standardisiertes Modell für Finance-Prozesse noch eine praxisorientierte Beschreibung dieser.

Prozessorientierung im Finance-Bereich

Dabei sind Prozesse der Motor unternehmerischen Handelns, ohne welchen Unternehmen keine Wertschöpfung erzielen können. Eine prozessuale Sicht ermöglicht nicht nur, auf Basis der unter einem Prozess zu subsumierenden Aufgaben bzw. Aktivitäten das Begriffsverständnis zu schärfen, also eine Definition abzuleiten, sondern vor allem auch die Abläufe im Unternehmen reibungslos im Sinne von effizient und effektiv zu gestalten. Durch die Betrachtung von dem, was in Form von "Input" einfließt und am Ende der Ausführung der Bearbeitung als Output daraus resultiert, können für die damit verbundenen Aktivitäten ("Throughput") z. B. Durchlaufzeiten ermittelt, bei Bedarf eliminiert oder das Prozessergebnis verbessert werden. Durch eine Prozesssicht unter Berücksichtigung von Prozessmanagement(-praktiken) können Schnittstellen und Redundanzen in Abläufen identifiziert, eliminiert und Ergebnisse verbessert, also Abläufe zielgerichtet gesteuert werden. Auch für andere Funktionsbereiche wie z. B. Controlling, Logistik und Marketing wurden bereits Prozessmodelle entwickelt und als Standard (international) etabliert. Für Finance ist ein solches bislang nicht bekannt. Dabei sollte aufgrund der genannten Vorteile einer prozessualen Sicht ein solches nicht länger fehlen und das Defizit durch die Entwicklung eines Finance-Prozessmodells und einer Dokumentation von Finance-Prozessen geschlossen werden.

Standardvorlage zur optimalen Prozessgestaltung

Ziel des Leitfadens ist es, den Lesern eine Standardvorlage für die Beschreibung, Gestaltung und Analyse von Finanzprozessen zur Verfügung zu stellen. Vergleichbar zum Leitfaden "Controlling-Prozessmodell"^[1] sollen auch hier die Prozesse einheitlich und leicht verständlich beschrieben, anhand von Prozess-Templates grafisch visualisiert und mit konkreten Hinweisen für die Umsetzung in der Praxis ergänzt werden.

Der Leitfaden soll

• eine Übersicht, i. S. v. Standard(landkarte) für Finance-Prozesse vermitteln,
• Finance-Prozesse schnell erklären,
• als Vorlage zur Prozessgestaltung dienen (jedoch keine Anleitung zur Gestaltung im Detail darstellen),
• eine Hilfe für Finance-Verantwortliche bieten, ihre Konzepte und Prozesse zu überprüfen,
• das Verständnis über eine einheitlich getragene Definition von "Finance" fördern und
• eine Plattform für die Abstimmung und Weiterentwicklung des Prozessmodells und einer übereinstimmend getragenen Finance-Konzeption etablieren.

Zielgruppe des Leitfadens

Der Leitfaden ist sowohl an Mitarbeiter und Führungskräfte innerhalb des Finance-Bereichs von Unternehmen als auch an Verantwortliche außerhalb und (interne und externe) Kunden sowie Lieferanten adressiert. Für Finance-Prozessverantwortliche selbst bietet er die Möglichkeit, bestehende Abläufe (kritisch) zu hinterfragen, zu analysieren und ggf. Prozesse (neu) zu definieren und zu gestalten. Für Kunden, wie z. B. das Controlling, oder für Lieferanten, wie z. B. den Einkauf, ist er geeignet, um sich ein Bild und Verständnis über die Abläufe zu verschaffen und so ihre Aktivitäten auf die des Finance entsprechend abzustimmen und Input bzw. Output auf die Belange bzw. Anforderungen des Finance hin zu koordinieren. Schließlich richtet sich der Leitfaden an alle Personen, die sich grundsätzlich ein allgemeines Bild über Inhalte und Abläufe im Finance verschaffen wollen.

Aufbau des Leitfadens

Der Leitfaden ist in drei wesentliche Themenbereiche gegliedert. Im Kapitel 2 wird zunächst basierend auf existierenden Definitionsansätzen ein für diesen Leitfaden zugrundeliegendes Begriffsverständnis für Finance und Prozessmodell hergeleitet. Anschließend wird Finance als Geschäftsprozess in das Unternehmensprozessmodell eingeordnet. Danach wird das Finance-Prozessmodell definiert und erläutert, wie dieses aufgebaut, genauer in welche Hauptprozesse es gegliedert ist. Abschließend werden im Abschnitt 2. 4 den Finance-Bereich betreffende, strategische Aspekte beleuchtet.

Kapitel 3 widmet sich der Beschreibung aller definierten Hauptprozesse. Für jeden Hauptprozess werden Ziele und Inhalte formuliert sowie die Ebene der Teilprozesse in einem Standard-Prozesstemplate dargestellt. Zudem wird jeder Hauptprozess bis auf die Ebene der Aktivitäten verbal beschrieben, im Anschluss daran werden jeweils Hinweise für eine erfolgreiche Umsetzung in der Praxis gegeben.

In Kapitel 4 erfolgt einleitend eine zusammenfassende Darstellung der Finance-Hauptprozesse am Beispiel eines F...