Firmen-Pkw der GmbH, Privatnutzung durch Gesellschafter

Wo die Probleme sind

• Das richtige Konto
• Geldwerter Vorteil
• Besonderheiten bei Elektrofahrzeugen
• Entgeltlicher Überlassungsvertrag
• Verdeckte Gewinnausschüttung

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV -Position
Verrechnete sonstige Sachbezüge aus Fahrzeug-Gestellung 19 % USt	8611	4947		Sonstige betriebliche Erträge
Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter	4124	6024		Löhne und Gehälter

So kontieren Sie richtig!

Stellt die GmbH ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses einen Firmenwagen zur Verfügung, der auch privat genutzt werden darf, muss die GmbH die Aufwendungen, die auf die Privatfahrten entfallen, als geldwerten Vorteil erfassen, der dem Gesellschafter zugerechnet wird. Es handelt sich um einen Sachbezug, der der Umsatzsteuer unterliegt. Die Kosten, die auf die private Nutzung entfallen, sind auf das Konto "Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter" 4124 (SKR 03) bzw. 6024 (SKR 04) zu buchen. Als Gegenkonto ist das Konto "Verrechnete sonstige Sachbezüge aus Fahrzeuggestellung 19 % USt " 8611 (SKR 03) bzw. 4947 (SKR 04) zu verwenden.

Buchungssatz:

Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter

an Verrechnete sonstige Sachbezüge aus Fahrzeuggestellung 19 % USt

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: 1-%-Methode für die private Nutzung eines Gesellschafter-Geschäftsführers

Die Huber-GmbH stellt ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer Huber, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist, einen Firmenwagen zur Verfügung. Es ist arbeitsvertraglich vereinbart, dass Herr Huber den Firmenwagen auch für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen darf. Der Bruttolistenpreis des Firmenwagens hat im Zeitpunkt der Erstzulassung 47.600 EUR betragen. Die Wohnung des Arbeitnehmers liegt 20 km vom Firmensitz der GmbH entfernt. Herr Huber führt kein Fahrtenbuch, sodass die GmbH die pauschale 1-%-Methode anwendet und die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte pauschal ermitteln muss.

Privatnutzung pro Monat 47.600 EUR × 1 %	476,00 EUR
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte pro
Monat 47.600 EUR × 0,03 % = 14,28 EUR × 20 km =	285,60 EUR
als Sachbezug sind zu erfassen (Bruttowert)	761,60 EUR
die Umsatzsteuer ist mit 19/119 heraus zurechnen	121,60 EUR
Nettobetrag = Bemessungsgrundlage	640,00 EUR

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4124/6024	Geschäftsführergehälter der GmbH-Gesellschafter	761,60	8611/4947	Verrechnete sonstige Sachbezüge aus Fahzeuggestellung 19 % USt	640,00
			1776/3806	Umsatzsteuer 19 %	121,60

3 Private Nutzung eines betrieblichen Kfz durch den Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH: Arbeitslohn, Miete, verdeckte Gewinnausschüttung

3.1 Wann eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt

Die Nutzung eines betrieblichen Kfz durch einen Gesellschafter-Geschäftsführer ist nur dann betrieblich veranlasst, wenn eine fremdübliche Überlassungs- oder Nutzungsvereinbarung getroffen worden ist.^[1]

Liegt keine fremdübliche Überlassungs- oder Nutzungsvereinbarung vor oder geht die private Nutzung darüber hinaus oder erfolgt die Privatnutzung, obwohl sie vertraglich ausdrücklich ausgeschlossen wurde, ist eine Privatnutzung des Firmen-Pkw durch das Gesellschaftsverhältnis zumindest mit veranlasst. In dieser Situation ist sowohl bei einem beherrschenden als auch bei einem nicht beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer von einer verdeckten Gewinnausschüttung auszugehen.

[1] BFH, Urteil v. 23.1.2008, I R 8/06; BFH, Urteil v. 23.4.2009, VI R 81/06; BFH, Urteil v. 11.2.2010, VI R 43/09.

3.2 3 Varianten bei der privaten Nutzung

Kauft die GmbH einen Pkw, handelt es sich immer um einen Firmenwagen, der im Betriebsvermögen der GmbH auszuweisen ist. Zu der Frage, wie die Abgrenzung bei der privaten Pkw-Nutzung durch die Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH vorzunehmen ist, hat das BMF in seinem Schreiben vom 3.4.2012^[1] Stellung genommen. Sofern eine ausschließliche private Nutzung durch den Gesellschafter-Geschäftsführer erfolgt, ist die 1 %-Methode ausgeschlossen.^[2]

Bei der privaten Nutzung kommt es auf die betriebsinterne Vereinbarung und die tatsächliche Handhabung an, wobei es insgesamt die folgenden drei Varianten gibt:

• 1: Variante: Der Gesellschafter-Geschäftsführer nutzt den Firmenwagen im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses, das die GmbH mit ihm abgeschlossen hat. Die Nutzung muss entweder im Anstellungsvertrag geregelt sein oder durch eine mündliche bzw. konkludente Vereinbarung. Die private Nutzung ist als Sachbezug einzuordnen. Der Wert wird, wenn kein Fahrtenbuch geführt wird, mithilfe der 1-%-Regelung ermittelt.

Wichtig

Zeitnahe Verbuchung und Versteuerung des Sachbezugs

Der Sachbezug muss zeitnah als Lohnaufwand gebucht und die Lohnsteuer abgeführt werden.

• 2. Variante: Erfolgt die Überlassung des Fahrzeugs nicht im Rahmen des Arbeitsverhältnisses, sondern durch einen entgeltlichen Überlassungsvertrag (Mietvertrag), dann sollte der Mietvertrag schriftlich abgeschlossen und die Vereinbarung tatsächlich durchgeführt werden. Wenn keine Zahlungen vorgenommen werden, muss das Nutzungsentgelt zeitnah dem Verrechnungskonto des Gesellschafter-Geschäftsführers belastet werden. Auf diese Buchung darf nicht verzichtet werden, weil dann das Mietverhältnis steuerlich nicht anerkannt wird.

• 3. Variante: Nutzt de...