Flüssige Mittel in Buchführung und Bilanz / 2.1.1 Kassenbuch

Rz. 4

Das Kassenbuch nimmt als Grundbuch der doppelten Buchhaltung die Buchungen über die Bargeldbewegungen auf. Üblicherweise werden monatlich die Summen der Bareinnahmen und Barausgaben lt. Kassenbuch auf das Hauptkonto "Kasse" übertragen. Das Kassenbuch dient mithin als Grundlage für die Eintragung ins Hauptbuch, ist also Spiegelbild des Hauptbuchkontos "Kasse". Das Kassenbuch wird auch als Kassenjournal oder als Kassenkladde bezeichnet.

Rz. 5

Gemäß H 5.2 EStH können die Grundbuchaufzeichnungen auf Dauer auch durch eine gesonderte und übersichtliche Belegablage ersetzt werden. § 146 Abs. 5 AO erweitert diese Vorgehensweise durch das Führen von Büchern auf Datenträgern, soweit die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfüllt sind. Jedoch muss beim Führen von Büchern auf Datenträgern gewährleistet sein, dass die Daten während der Aufbewahrungsfrist^[1] verfügbar sind und jederzeit kurzfristig lesbar gemacht werden können.

Rz. 6

Bei der Führung des Kassenbuches sind folgende Grundsätze zu beachten:

1. Es darf keine Kassenbuchung ohne ordnungsgemäßen Beleg vorgenommen werden (Belegzwang). Den Kassenbuchungen sind entweder echte Fremdbelege oder – wenn solche Originalbelege üblicherweise von außen her nicht in das Unternehmen gelangen – selbst erstellte Eigenbelege zugrunde zu legen. Die Eigenbelege müssen förmlich und sachlich richtig und im laufenden Geschäftsbetrieb üblicherweise erstellt sein. Das kommt z. B. für Trinkgelder, auswärtige Telefon- und Telegrammspesen, in Betracht.
2. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden .^[2] Bei Aufzeichnung jeder einzelnen Kasseneinnahme und -ausgabe umfasst das Erfordernis einer Geschäftskasse in der Regel nicht die Pflicht zu laufenden Kassenbestandsaufnahmen und ihrer buch- oder belegmäßigen Darstellung. Anders liegt es, wenn (wo es zulässig ist) die Tageslosung über einen Kassenbericht ermittelt wird.^[3]
3. Werden die baren Betriebseinnahmen durch Zählen des Kassenbestandes nach Abzug des Anfangsbestandes ermittelt, so bedeutet es keinen wesentlichen Mangel, wenn der Kassenbestand (als Wechselgeld für den folgenden Tag) nicht als Betriebseinnahme für den Tag behandelt wird, für den der Abschluss gemacht wird. In diesem Fall gilt er nur als Betriebseinnahme des folgenden Tages (nicht als Kassenanfangsbestand).
4. Sind Kassenberichte Bestandteil einer Kassenorganisation, so sind sie täglich mit dem Saldo des Kassenbuches und mit dem Kassenbestand abzustimmen. Kassendifferenzen sind zu klären.
5. Die Kassenbelege, die mit dem richtigen Datum versehen sein müssen, sind zu nummerieren und in nummerischer Reihenfolge abzulegen. Einzahlungsvordrucke und Auszahlungsformblätter können mit aufgedruckten laufenden Nummern versehen werden, womit eine wiederholte Verwendung ausgeschlossen wird.
6. Eine Buchführung in Bleistift weist schwere formelle Mängel auf.^[4]
7. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Kassenbuchführung verlangen die zeitgerechte i. d. R. tägliche Verbuchung der baren Entnahmen und baren Einlagen. Die zeitlich richtige Verbuchung der Einnahmen und Einlagen ist Voraussetzung für eine einwandfreie Gewinnermittlung. Die Berechnung der baren Privatentnahmen aus dem Unterschied von Bareinnahmen und Barausgaben unter Berücksichtung der Geldbestände ist unzulässig.
8. Kladden, Schmierbücher u. Ä. müssen aufbewahrt werden, da sie als Unterlagen für Buchungen im Kassenbuch dienen.
9. Zahlreiche Rasuren und Überschreibungen sowie Zwischenräume im Kassenbuch rechtfertigen im Allgemeinen die Verwerfung der Buchführung, ebenso nachträgliche Änderungen der Tageslosungen oder erhebliche Rechenfehler.

Rz. 7

Werden Filialen mit Nebenkassen unterhalten, ist es nötig, Nebenkassenbücher zu führen,^[5] die neben dem Hauptkassenbuch stehen und für ihren beschränkten Bereich nach den Grundsätzen des § 146 Abs. 1 Satz 2 AO zu gestalten sind. Es bleibt dem Geschäftsinhaber aber auch unbenommen, die Nebenkassen als Teile der Hauptkasse anzusehen und für das Hauptkassengeschäft und die Filialen ein einheitliches Kassenbuch zu führen. Es wird in diesem Falle oft schwierig sein, die Buchungsunterlagen der Filiale dem Hauptgeschäft noch am gleichen Tage zu übermitteln. Das gilt um so mehr, wenn die Filiale in einiger Entfernung vom Hauptgeschäft liegt. Der BFH trägt keine Bedenken, zwingende geschäftliche Gründe für eine Buchung der Filialbareinnahmen und -ausgaben erst am nächsten Geschäftstag anzuerkennen.^[6]

Rz. 8

Das Fehlen eines Kassenkontos in der Buchführung stellt einen Verstoß gegen das Erfordernis der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung dar. Dieser Grundsatz gilt auch für Angehörige der freien Berufe, wenn diese ihren Gewinn nach § 4 Abs. 1 EStG ermitteln. Bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG braucht dagegen ein besonderes "Kassenkonto" nicht geführt zu werden, da es sich hier um Einnahme-/Ausgabe-Aufzeichnungen ohne geschlossene Kassenführung handelt.

[1] Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 147 AO. Für Kassenbücher beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 3 ...