Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025

Zusammenfassung

Überblick

Quelle: www.bundesfinanzministerium.de

Mit dem Wachstumschancengesetz sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst worden. Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden. Bei der Einführung dieser obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung gelten Übergangsregelungen. Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.

In unseren FAQ erhalten Sie Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zur E-Rechnung. Die detaillierte Verwaltungsauffassung kann dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 entnommen werden.

1 Warum wird die verpflichtende E-Rechnung eingeführt?

Durch die E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden. Insbesondere im Rechnungswesen können Prozesse vereinfacht werden. So brauchen zukünftig z. B. die Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst zu werden. Dadurch werden doppelte Arbeitsgänge und hierbei entstehende Fehler vermieden.

Für die Rechnungsaussteller und -empfänger ergeben sich erhebliche Einsparpotentiale, wenn ein großer Teil von Buchungsbelegen nur noch in strukturierter elektronischer Form vorliegt, die medienbruchfrei weiterverarbeitet werden können.

2 Wie ändern sich die Regelungen zu elektronischen Rechnungen?

Für einen bis zum 31. Dezember 2024 ausgeführten Umsatz gilt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Unter diese Definition fällt z. B. auch ein per E-Mail versandtes einfaches PDF-Dokument.

Ab dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur noch dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Beispielsweise ein einfaches PDF-Dokument fällt dann nicht mehr unter diese Definition, da es kein strukturiertes Format hat.

Rechnungen, die die Voraussetzungen für eine E-Rechnung nicht erfüllen, fallen ab dem 1. Januar 2025 unter die Bezeichnung "sonstige Rechnung". Insbesondere Rechnungen auf Papier oder in einem unstrukturierten elektronischen Format (z. B. einfaches PDF-Dokument) stellen eine sonstige Rechnung dar.

Entscheidend ist der Zeitpunkt des Umsatzes. Wurde der Umsatz vor dem 1. Januar 2025 ausgeführt, kann eine Rechnung auch dann noch nach den alten Regelungen ausgestellt werden, wenn sie erst später gestellt wird.

Außerdem gelten Übergangsregelungen, bis tatsächlich alle Unternehmen eine E-Rechnung ausstellen müssen (siehe hierzu Frage 11).

Zum Empfang einer E-Rechnung siehe Frage 12.

3 Was ist ein "inländisches Unternehmen"?

Als Unternehmer gilt, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt (§ 2 UStG). Darunter fallen z. B. auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte.

Als inländisches Unternehmen gilt eines, das seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland hat. Besteht kein Sitz, gelten der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthaltsort des Unternehmers.

4 Gibt es Ausnahmen von der verpflichtenden E-Rechnung?

Die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht

• bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze) und
• für viele steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen).

In diesen Fällen ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig.

Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E-Rechnung ausgestellt zu werden bei

• Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
• Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV)^[1],
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine – siehe auch Frage 5 – oder staatliche Einrichtungen), und
• bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.

In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.

Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (sogenannte B2G-Umsätze) fallen nicht unter die umsatzsteuerlichen Regelungen für die verpflichtende E-Rechnung, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmen handelt. Allerdings sind bereits seit dem 27. November 2020 Lieferanten und Dienstleister auf Grundlage der E-Rechnungsverordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet. Diese Regelungen (z. B. ERechV des Bundes) sind neben umsatzsteuerlichen Verpflichtungen zu beachten. Weitere Informationen zu Thema E-Rechnung an den Bund finden Sie auf der Internetseite www.e-rechnung-bund.de, die vom Bundesministerium des Inneren und für Heimat zur Verfügung gestellt werden.

[1] Regelung soll mit dem Jahressteuergesetz 2024 beschlossen werden,...