Frotscher/Geurts, EStG § 41 Aufzeichnungspflichten beim ... / 3 Inhalt des Lohnkontos

3.1 Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale

Rz. 5

Zu Beginn eines Kj. muss der Arbeitgeber ein Lohnkonto anlegen und die Einzelangaben nach § 4 Abs. 1 LStDV aufzeichnen. Aufzuzeichnen sind nach § 41 Abs. 1 S. 2 EStG die beim BZSt monatlich abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM). Sind die LSt-Abzugsmerkmale nicht elektronisch gebildet worden, weil dem Arbeitnehmer keine Identifikationsnummer zugeteilt worden ist, oder nimmt der Arbeitgeber nicht an dem elektronischen Abrufverfahren teil oder ist ihm noch keine Wirtschafts-Identifikationsnummer zugeteilt worden, sind die LSt-Abzugsmerkmale aus der vom FA erteilten Bescheinigung zu übernehmen. Ebenfalls in das Lohnkonto einzutragen ist der Zeitraum, für den die LSt-Abzugsmerkmale gelten (§ 4 Abs. 1 Nr. 2 LStDV). Angaben zu der Beschäftigungsdauer und dem Zeitraum, für den die ELStAM schuldhaft nicht abgerufen werden konnten, vervollständigen die Angaben.

3.2 Eintragungen im Lohnkonto (§ 41 Abs. 1 S. 3 EStG)

Rz. 6

Der Arbeitgeber hat nach § 41 Abs. 1 S. 3 EStG im Lohnkonto folgende Eintragungen vorzunehmen:

• Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns einschließlich der steuerfreien Bezüge (§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV). Bar- und Sachlohn sind getrennt aufzuzeichnen. Auch bei einer Nettozahlung gilt das Bruttoprinzip;
• einbehaltene Steuerabzugsbeträge (LSt, KiSt, SolZ);
• im Fall der Nettolohnzahlung die übernommenen Steuerabzugsbeträge;
• Tag der Lohnzahlung und Lohnzahlungszeitraum.^[1]

Rz. 7

Hat der Arbeitgeber den LSt-Abzug nicht aufgrund der ELStAM vorzunehmen, sondern aufgrund einer vom FA ausgestellten Bescheinigung, ist diese zum Lohnkonto zu nehmen. Dieser Fall kann vorliegen, weil der Arbeitgeber nach § 39e Abs. 7 EStG nicht am Verfahren des Abrufs der ELStAM teilnimmt, wenn einem unbeschränkt stpfl. Arbeitnehmer nach § 39 Abs. 3, § 39c Abs. 2, § 39e Abs. 8 EStG keine Identifikationsnummer zugeteilt worden ist. Das Bescheinigungsverfahren gilt auch noch, wenn der zu zahlende Arbeitslohn aufgrund eines DBA oder des Auslandstätigkeitserlasses von der LSt freizustellen ist. Da zum gegenwärtigen Zeitpunkt das elektronische Mitteilungsverfahren nach § 39 Abs. 4 Nr. 5 EStG für diese Fälle noch nicht einsatzbereit ist, wird das Verfahren zur Ausstellung einer Papierbescheinigung nach § 39b Abs. 6 EStG a. F. weitergeführt; vgl. § 52 Abs. 36 EStG, und zwar so lange, bis die Finanzverwaltung den Zeitpunkt des erstmaligen automatisierten Abrufs des LSt-Abzugsmerkmals nach § 39 Abs. 4 Nr. 5 EStG in einem BMF-Schreiben mitteilt. Auch diese Bescheinigung hat der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen. Der freigestellte Arbeitslohn ist im Lohnkonto einzutragen.

Rz. 8

Arbeitslohn für mehrere Jahre und Entschädigungen werden gesondert erfasst. Beide Lohnformen werden einheitlich nach der sog. Fünftel-Methode versteuert. Eine getrennte Eintragung ist daher nach der Aufhebung des § 4 Abs. 2 Nr. 7 LStDV durch G. v. 22.12.1999^[2] weder im Lohnkonto noch auf der LSt-Bescheinung vorgesehen. Eine getrennte Aufzeichnung kann jedoch dann zweckmäßig sein, wenn die Anwendung der Fünftel-Regelung zu einer höheren Steuer führt.

Rz. 9

Bei Versorgungsbezügen sind die für die zutreffende Berechnung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag erforderlichen Angaben im Lohnkonto einzutragen (§ 4 Abs. 1 Nr. 4 LStDV).

Rz. 10

Verletzt der Arbeitgeber seine Aufzeichnungspflicht gem. § 41 EStG, so kommt eine Sachverhaltsaufklärung durch Befragung der Mitarbeiter zu Tatsachen, die Gegenstand der Aufzeichnungspflicht waren, nicht in Betracht.^[3]

[1] Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tageslohn; §§ 38a Abs. 1, 39b Abs. 2 EStG.

[2] BGBl I 1999, 2604.

[3] FG Hamburg v. 17.8.2009, 5 K 47/07, Haufe-Index 2239241.

3.3 Aufzeichnungen von Lohnersatzleistungen (§ 41 Abs. 1 S. 4 EStG)

Rz. 11

Die Eintragung der Lohnersatzleistungen i. S. v. § 41 Abs. 1 S. 4 EStG, z. B. von Kurzarbeitergeld, Zuschüssen des Arbeitgebers zum Mutterschaftsgeld nach dem Mutterschutzgesetz, von Aufstockungsbeträgen nach dem Altersteilzeitgesetz und von sog. beamtenrechtlichen Altersteilzeitzuschlägen, im Lohnkonto und auf der LSt-Bescheinigung dient in erster Linie der Realisierung des Progressionsvorbehalts durch das FA. Der Zufluss von Lohnersatzleistungen führt aber auch dazu, dass der Arbeitgeber den LSt-Jahresausgleich nach § 42b Abs. 1 S. 3 Nr. 4 EStG nicht mehr durchführen darf.

3.4 Aufzeichnungen für Zeiträume ohne Arbeitslohn (§ 41 Abs. 1 S. 5 EStG)

Rz. 12

Der Großbuchstabe U (Unterbrechung) ist bei jeder Unterbrechung des Anspruchs auf Arbeitslohn im Lohnkonto einzutragen, und zwar je Unterbrechung einmal (§ 4 Abs. 2 Nr. 2 LStDV). Die Unterbrechung muss mindestens 5 aufeinanderfolgende Tage dauern. Die Eintragung des genauen Zeitraums ist nicht erforderlich (§ 41 Abs. 1 S. 5 EStG). Der Eintrag des Großbuchstabens U kommt in Betracht bei

• Bezug von Krankengeld für 5 oder mehr Arbeitstage nach Ablauf der Lohnfortzahlung;
• Bezug von Mutterschaftsgeld ohne Zuschuss des Arbeitgebers;
• Bezug von Elterngeld;
• unbezahltem Urlaub an 5 oder mehr Arbeitstagen.

Rz. 13

Beim Bezug von Kurzarbeitergeld oder bei Zahlung eines Arbeitgeberzuschusses zum Mutterschaftsgeld ist kein U einzutragen (R 42.2 S. 2 LStR 2015). Diese Leistungen sind mit den ...