Gemeinkostenwertanalyse (GWA): Projektorganisation und Vorbereitungsphase

Einführung

• Gestiegener Kostendruck und verschärfter Wettbewerb auf fast allen Märkten rückt das Interesse an Werkzeugen zur Kostensenkung, wie beispielsweise die Gemeinkostenwertanalyse, zunehmend in den Vordergrund. Lange Zeit war das Verfahren der Gemeinkostenwertanalyse als "Jobkiller" in Verruf gekommen. Doch das Verfahren erlebt derzeit eine Renaissance, da in fast allen Wirtschaftsbereichen wie auch der öffentlichen Verwaltung, einfache, überschaubare, wirkungsvolle und relativ schnell einsetzbare Verfahren zur Kostensenkung gebraucht werden.
• Die Gemeinkostenwertanalyse kann diese Erwartungen erfüllen. Sie ist ein in jahrzehntelanger Praxis bewährtes, ausgereiftes und erprobtes Verfahren. Insbesondere ausufernde und zum Teil völlig undurchsichtige Verwaltungen – Unternehmensverwaltungen und öffentliche Verwaltungen in gleichem Maße – stellen ein riesiges Potenzial zur Kostensenkung dar, das sich mit dem "Werkzeug" der Gemeinkostenwertanalyse erschließen lässt.
• Die Frage nach Klärung der Methode an sich lautet dann immer: Wie führt man denn eine Gemeinkostenwertanalyse in der Praxis überhaupt durch und was ist dabei zu beachten?
• In diesem Beitrag soll darauf eingegangen werden, welche organisatorischen Vorbereitungen und Vorüberlegungen getroffen werden sollten, um eine Gemeinkostenwertanalyse dann auch erfolgreich und effizient durchführen zu können. D.h., im Mittelpunkt der Betrachtung steht hauptsächlich die Vorbereitungsphase, da bereits hier der Grundstein für den Gesamterfolg der GWA gelegt wird.

1 Was ist die Gemeinkostenwertanalyse (GWA)?

Bei der Gemeinkostenwertanalyse, kurz GWA, handelt es sich um ein Verfahren mit dem Ziel, die Gemeinkosten eines Betriebes – aber auch im Bereich der öffentlichen Verwaltung – nachhaltig zu verringern. Hinter dem Begriff steht die Methodik für ein ganzes Bündel von Maßnahmen, mit denen das gesteckte Ziel des Gemeinkostenabbaus in einer streng vorgegebenen Systematik erreicht wird. Ganz grob lässt sich eine Gemeinkostenwertanalyse in vier Phasen einteilen:

1. die Vorbereitungsphase,
2. die Maßnahmenfindungsphase,
3. die Realisierungsphase und
4. die Kontrollphase.

Ursprung der Methode

Ursprünglich wurde die GWA in den USA entwickelt und kam Anfang der 70er Jahre nach Europa. Die Methode wurde hier insbesondere von der Unternehmensberatung McKinsey eingeführt. Das Verfahren wurde vielfach überarbeitet, abgeändert, ergänzt und unter anderen oder ähnlich klingenden Namen angewandt. Beispielsweise Gemeinkosten-Aufwand-Nutzen-Analyse (GANA), Gemeinkosten Systems Engineering (GSE), Funktionswertanalyse (FWA), Produktivitätsanalyse (PRA), um nur einige wenige der zahlreichen Abkömmlinge der GWA zu benennen.

Gemeinkosten der Verwaltung

Zeitweise kam die GWA als "Jobkiller" in Verruf, was nicht zuletzt damit zu tun hat, dass es besonders in der Umsetzungsphase der Gemeinkostenwertanalyse häufig zu umwälzenden Reorganisationen von ganzen Firmenverwaltungen und infolgedessen zu erheblichen Stellenstreichungen gekommen ist. Allerdings sind Reorganisationen und damit einhergehende Stellenstreichungen bei der GWA kein unliebsamer negativer Nebeneffekt, sondern durchaus beabsichtigtes Ziel, das hauptsächlich die Reduzierung der Gemeinkosten im Auge hat.

Unbestritten ist, dass – je nach Branche mehr oder weniger – die Personalkosten der Verwaltung einen ganz erheblichen Teil der Gesamtkosten ausmachen, besonders in Dienstleistungsbetrieben. So ist leicht nachvollziehbar, dass eine Reduzierung der Gemeinkosten fast zwangsläufig immer zu Lasten von Arbeitsplätzen geht.

Prinzipielle Einfachheit der Methode

Die oben gemachte Aussage, die GWA sei ein einfaches und schnelles Verfahren, ist richtig, muss aber ergänzt werden, indem man sagt, die Methode kann als relativ einfach und relativ schnell bezeichnet werden. Sie ist sicherlich nicht von heute auf morgen durchführbar. Die Durchführung einer GWA erfordert umfangreiche Vorüberlegungen und Vorbereitungen, eine komplette Projektorganisation, Methodensicherheit bei den Projektbeteiligten und eine Planung der zeitlichen Abläufe.

Die sorgfältige Planung ist schon deshalb notwendig, da bei der Durchführung einer GWA mit vielfältigen Widerständen zu rechnen ist, die sich durchaus projektgefährdend auswirken können. Zum anderen besteht bei unstrukturierter Vorgehensweise die Gefahr, sich zu verzetteln und den Überblick in methodischer wie auch zeitlicher Hinsicht zu verlieren. Nicht zuletzt werden in der Vorbereitungsphase bereits wichtige Vorentscheidungen gefällt, die entscheidend zum Gesamterfolg der GWA beitragen.

Achtung

Fehler bei Vorbereitung wiegen besonders schwer

Betrachten Sie die Vorbereitungsphase nicht nur als reinen akademischen Gliederungspunkt im Ablaufschema der Gemeinkostenwertanalyse, der leicht übersprungen werden kann. Widmen Sie dieser Phase besondere Aufmerksamkeit und Sorgfalt, da hier wichtige Vorentscheidungen fallen, die das Ergebnis der Gemeinkostenwertanalyse entscheidend mitbeeinflussen. Die Vorbereitungsphase ist genauso ernst zu nehmen wie die sich anschließende Analyse- und Umsetz...