Gewährleistungskosten kalkulierbar machen

Zusammenfassung

Überblick

Gewährleistungskosten stellen für das Unternehmen Risiken dar, die transparent gemacht werden müssen.

Gewährleistungskosten lassen sich mit der geeigneten Methode kalkulieren und steuern.

Auf Basis dieser Kalkulationen können Rückstellungen gebildet werden.

Um Gewährleistungskosten in großem Umfang abwickeln zu können, braucht man ein geeignetes EDV-System.

Für Gewährleistungskosten sind mit den Händlern und Werkstätten verbindliche Konditionen und Regeln zu vereinbaren.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die Rechtsgrundlagen zur Gewährleistung sind in § 434 BGB ff. zu finden.

1 Besonderheiten der Kalkulation von Gewährleistungskosten

Dieser Artikel gibt Praktikern aus dem Gewährleistungs- und Controllingbereich Anregungen zur Steuerung und Kalkulation der Gewährleistungskosten.

Verpflichtungen zur Gewährleistung (GWL) entstehen beim Verkauf bzw. bei der Übergabe des Produkts an den Kunden. Ebenso entstehen Gewährleistungsverpflichtungen aus Reparaturen mit unterschiedlichen Fristen. Anders als bei der Produktion, bei der die Kosten zum Zeitpunkt der Erstellung entstehen, fallen die Gewährleistungskosten nach der Auslieferung bzw. der Übergabe der Ware an den Endkunden an. Sie zeigen einen Kostenverlauf, der sich auf Basis der mehrjährigen Leistungsverpflichtung, auf mehrere Buchungsjahre verteilt.

Die Gewährleistungspflicht gegenüber dem Privatkunden liegt in Deutschland bei 2 Jahren, bei B2B-Geschäften bei einem Jahr. Zusätzlich kann sich dieser Zeitraum aufgrund von freiwilligen Garantiezusagen verlängern. Diese können kostenlos oder gegen Rechnung (Kaufgarantie) vom Hersteller oder Händler gewährt werden. Inklusive einer bezahlten Garantieverlängerung von 2 Jahren liegt die Gewährleistungsdauer dann bei 4 – 5 Jahren, über die sich der Aufwand im Ergebnis verteilen würde.

Gerade in Zeiten harten Wettbewerbs, in denen man um Marktanteile ringt und hier u. a. über freiwillige Garantiezusagen versucht, den Kunden zu gewinnen, kann dies das Unternehmen in den darauf folgenden Absatzjahren unerwartet treffen, wenn nicht vorher das Risiko durch eine valide Gewährleistungskostenkalkulation bewertet und eine GWL-Rückstellung gebildet wurde. Nicht zuletzt hilft das geordnete Managen/Steuern der GWL-Kosten mit bei der Krisenprävention.^[1]

Hinweis

Fokus auf Industriegüter

Im Rahmen dieses Artikels liegt der Fokus auf der Regelung für industriell hergestellte Artikel, nicht Gebäude etc. Ebenso wird die Regelung der Arglist in diesem Artikel nicht betrachtet.

[1] Zur Krisenprävention vgl. auch Der Controlling-Berater, Kostenmanagement in Krisenzeiten, Band 2.

1.1 Rechtliche Hintergründe zur Gewährleistung

Der Begriff Gewährleistung gilt in diesem Artikel als Oberbegriff für die in § 434 BGB ff. geregelte Sachmängelhaftung, die freiwilligen Garantiezusagen und die auf freiwilligen Zahlungen basierenden Kulanzzusagen.

Nacherfüllung

Bei der Nacherfüllung hat der Hersteller die erforderlichen Aufwendungen, insbesondere Transport-, Wege-, Arbeits- und Materialkosten zu tragen.^[2] Für das Controlling interessant ist der zu ersetzende Wertumfang aus der erforderlichen Reparatur. Letztendlich heißt das, dass der Arbeitslohn, die Materialkosten inkl. Transport und die mit der Reparatur anfallenden Nebenkosten zu tragen sind.

Verjährungsfristen

Die Verjährung ist in § 438 BGB geregelt. Die reguläre Verjährungsfrist liegt bei Geschäften mit Kaufleuten bzw. Unternehmen (B2B) bei einem Jahr. Darüber hinausreichende Garantiezusagen (freiwillig) können natürlich vereinbart werden. Bei Geschäften mit Verbrauchern (B2C) liegt die Verjährung bei 2 Jahren. Von Interesse ist auch noch der Startzeitpunkt; der kann bei Übergabe der Ware (Rechnung, Lieferschein, Übergabeprotokoll) geregelt sein. Im Bereich der Pkw-Industrie gilt in Deutschland i. d. R. der Zeitpunkt der Erstzulassung bzw. das Datum der Übergabe an den Kunden.

Gewährleistung (GWL):	Sammelbegriff für Sachmängelhaftung, Garantie, Kulanz in diesem Artikel
Sachmängelhaftung (SMH):	Gesetzliche Haftung des Verkäufers[3]
Garantie:	Vertragliche Leistung des Herstellers nach Ablauf der Sachmängelhaftung. Dies kann eine Kaufgarantie auf Basis einer Standardpreisliste sein oder eine Sondergarantie, die auf den jeweiligen Kundenwunsch zugeschnitten ist.
Kulanz:	Freiwillige Leistung des Herstellers/des Händlers. Bei Kulanz kann es je nach Firma und Branche Varianten der Kulanz geben. Speziell in großen Firmen können Kulanzen gegenüber dem Kunden noch untergliedert werden in Kulanzen, die das Produktionswerk gewährt, und solche, die der Vertrieb zu zahlen hat. In aller Regel werden hierfür auch Budgets in den Bereichen vorgegeben. Für die Kulanzgewährung im Vertrieb können komplexe Abrechnungsregelwerke bis hin zur BSC aufgestellt werden. In diesem Artikel wird hierauf nicht näher eingegangen.
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