Als dritte Stufe schließlich kommt eine vollständige Vertretung des Gesellschafters durch den Dritten in Betracht. Dann liegt keine Beiziehung mehr, sondern eine sog. Vertretung vor. Dort redet dann in der Gesellschafterversammlung nicht mehr der Gesellschafter, sondern sein Vertreter für ihn. Eine Vertretung des Gesellschafters ist im GmbH-Recht in § 47 Abs. 3 GmbHG ausdrücklich zugelassen. Anerkannt ist allerdings, dass dann, wenn sich der Gesellschafter in der Gesellschafterversammlung vertreten lässt, er selbst kein Teilnahmerecht mehr hat.[1] Entscheidet sich daher der Gesellschafter, einen Dritten mit der Ausübung sämtlicher Rechte auf der Gesellschafterversammlung zu bevollmächtigen, so verliert er damit sein eigenes Teilnahmerecht.
Eine Vertretung sieht der Gesetzgeber zwar im Gesetz vor, jedoch ist diese Regelung nicht zwingend. Das heißt: Die Gesellschafter können in ihrem Gesellschaftsvertrag durchaus festlegen, dass die Teilnahme auf Gesellschafterversammlungen höchstpersönlich ist und eine Vertretung durch Dritte nicht in Betracht kommt. Einschränkungen werden hier allerdings unter dem Gesichtspunkt der Treuepflicht vorgenommen. Die Treuepflicht beherrscht jedes Gesellschaftsverhältnis, so auch das Miteinander der GmbH-Gesellschafter. Aufgrund der Treuepflicht sind die Rechte der Mitgesellschafter zu respektieren. Hierzu gehört auch, dass es dem Mitgesellschafter ermöglicht werden muss, seine gesellschaftsrechtlichen Rechte auszuüben. Ist ein Gesellschafter hierzu nicht in der Lage, z. B. weil er krank oder berufsunfähig ist, so muss trotz eines Verbots in der Satzung eine Vertretung zugelassen werden.
Möchte der Gesellschafter dennoch zusätzlich zu seinem Vertreter auf der Gesellschafterversammlung anwesend sein und neben dem Berater teilnehmen, so muss dies entweder ausdrücklich im Gesellschaftsvertrag zugelassen oder durch die Gesellschafterversammlung mit einfacher Mehrheit gestattet werden.
Regelungen im Gesellschaftsvertrag beachten
Der Gesetzgeber lässt eine Vertretung durch Vollmacht in Textform zu, dadurch ist auch eine Bevollmächtigung per E-Mail möglich. Der Gesellschaftsvertrag kann die Formvorschrift jedoch auch verschärfen, z. B. die Schriftform der Vollmacht mit Unterschrift des Gesellschafters anordnen.
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