GmbH: Gesellschafterliste

Zusammenfassung

Begriff

Der Geschäftsführer der GmbH muss zur Gründung einer GmbH eine aktuelle Liste der Gesellschafter beim Handelsregister einreichen. Bei Verwendung des Musterprotokolls bei der Gründung gilt dies zugleich als Gesellschafterliste (§ Abs. 1a Satz 4 GmbHG). Im weiteren Verlauf der GmbH muss der Geschäftsführer jede Änderungen in der Person der Gesellschafter oder im Umfang der Beteiligung zeitnah melden, also z. B. bei Aufnahme neuer Gesellschafter, Ausscheiden bisheriger Gesellschafter, Namensänderungen durch Heirat, Wohnortänderungen der Gesellschafter, Veränderung in der Höhe oder Zusammensetzung der Anteile. Ist der Gesellschafter eine juristische Person, muss der Geschäftsführer z. B. auch eine Umfirmierung oder die Verlegung des Geschäftssitzes des an der GmbH beteiligten Unternehmens melden.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Gesetzliche Regelungen finden sich in § 40 GmbHG.

1 Zweck der Gesellschafterliste

Die Gesellschafterliste muss nach § 40 GmbHG für alle Gesellschafter diese Angaben enthalten:

• Name
• Vorname
• Geburtsdatum
• Wohnort
• Geschäftsanteile (Nennbeträge, laufende Nr. und prozentuale Beteiligung am Stammkapital)

Die Gesellschafterliste gehört zu den einsehbaren Unterlagen, wird aber selbst nicht im Handelsregister eingetragen.

Praxis-Tipp

Bezeichnung als "Gesellschafterliste" notwendig

Die Gesellschafterliste muss exakt die oben genannten Daten enthalten und mit "Gesellschafterliste" bezeichnet sein. Es genügt nicht, wenn in einem Schreiben lediglich die Gesellschafter aufgelistet werden, aber nicht klargestellt wird, dass es sich um die neue Gesellschafterliste gemäß § 40 GmbHG handelt.

Nur derjenige gilt rechtlich im Verhältnis zur GmbH als Gesellschafter der GmbH, der in die Gesellschafterliste eingetragen ist (§ 16 Abs. 1 GmbHG). Damit können Geschäftspartner einer GmbH lückenlos und einfach nachvollziehen, wer hinter der Gesellschaft steht.

Praxis-Tipp

Vor Erwerb eines GmbH-Anteils Gesellschafterliste prüfen

Wer einen GmbH-Anteil erwerben will, sollte unbedingt vorher und zeitnah im elektronischen Handelsregister nachprüfen, ob der Veräußerer tatsächlich als aktueller Gesellschafter der GmbH geführt wird. Die aktuelle Gesellschafterliste sollte ausgedruckt und aufbewahrt werden (Datum). Bestehen Zweifel an der Gesellschaftereigenschaft, sollte von einem Kauf abgesehen werden. Dies gilt jedenfalls dann, wenn die Gesellschafterliste mit einem Widerspruch versehen ist, was im Wege der einstweiligen Verfügung möglich ist und offenbart, dass die Beteiligungsverhältnisse umstritten sind. Aber auch das Vertrauen auf die Richtigkeit der Gesellschafterliste ist nicht in jeder Konstellation geschützt. So geht grob fahrlässige Unkenntnis zulasten des Erwerbers. Ein gutgläubiger Erwerb ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich (§ 42 Abs. 3 GmbHG).

2 Verantwortung des Geschäftsführers

Geschäftsführer, die nach Veränderungen der Gesellschafter der GmbH keine neue Gesellschafterliste einreichen, haften gegenüber Gläubigern der GmbH für den daraus entstandenen Schaden als Gesamtschuldner. Als Pflichtverletzung gelten auch das verspätete Einreichen und das Einreichen einer unrichtigen Liste. Die neue Liste ist unverzüglich einzureichen, d. h. ohne schuldhaftes Zögern nach Eintritt der Veränderung und zwar mit dem Stand zum Tag der Absendung.

Der neue Gesellschafter/Erbe des GmbH-Anteils muss die Veränderung dem Geschäftsführer der GmbH melden und die Änderung nachweisen – z. B. durch Vorlage des Erbscheins. Erst dann ist der Geschäftsführer dazu verpflichtet, dem Registergericht eine aktualisierte Gesellschafterliste vorzulegen.

Erlangt das Registergericht Kenntnis von einem Gesellschafterwechsel, wird es die Gesellschaft zur Einreichung einer neuen Gesellschafterliste innerhalb eines Monats auffordern. Verstreicht die Frist, kann das Registergericht die Einreichung der Liste per Zwangsgeldverfahren gegen jeden Geschäftsführer persönlich erzwingen.

Hat ein Notar bei der Veränderung eines Geschäftsanteils mitgewirkt, muss er dies von sich aus dem Handelsregister melden. Er hat anstelle des Geschäftsführers die Gesellschafterliste zu unterzeichnen bzw. mit einer elektronisch qualifizierten Signatur zu versehen. Dies gilt z. B. bei der Gründung der GmbH, die vor dem Notar erfolgt oder bei jeder Anteilsübertragung, die notariell beurkundet werden muss. Damit ist sichergestellt, dass dem Registergericht und potenziellen Käufern eines GmbH-Anteils permanent eine aktuelle Liste der tatsächlichen Gesellschafter und ihrer Geschäftsanteile zugänglich ist. Die in der Praxis bedeutsamen Veränderungen, bei denen kein Notar mitwirken muss, sind die Einziehungen von Geschäftsanteilen und der Erwerb von Anteilen im Rahmen der Erbfolge.

3 Einreichen der Gesellschafterliste

Die Einreichung von Gesellschafterlisten zum Handelsregister ist grundsätzlich nur in elektronischer Form zulässig. Da meist ein Notar mitgewirkt hat, kümmert sich dieser um die Einreichung über seinen elektronischen Zugang. Ansonsten kann z. B. auch ein Anwalt, der über das besondere elektronische Anwaltspostfach verfügt (sog. beA), mit der Einreichung ...