GmbH: Ressortaufteilung - Haftung und Überwachungspflichten / 3 So greift die Haftungsbegrenzung durch Ressortaufteilung

3.1 Einzelvertretung – Gesamtvertretung

Hat eine GmbH nur einen Geschäftsführer, vertritt dieser die GmbH alleine. Auch bei mehreren Geschäftsführern kann jeder von ihnen einzelvertretungsberechtigt sein, sofern ihm von der Gesellschafterversammlung Einzelvertretungsbefugnis erteilt wird. Schließt ein einzelvertretungsberechtigter Geschäftsführer Verträge für die Gesellschaft, ist diese daran gebunden, auch wenn die anderen Geschäftsführer damit nicht einverstanden sind. Das kann natürlich zu Konflikten führen, wenn der Alleingang eines Geschäftsführers mit den anderen nicht abgesprochen ist. Es ist deshalb grundsätzlich zu überlegen, welche Art der Vertretungsmacht jedem Geschäftsführer eingeräumt werden soll, unabhängig davon, ob die Geschäftsführung in Ressorts aufgeteilt ist oder nicht.

Wurden mehrere Geschäftsführer bestellt und von der Gesellschafterversammlung im Gesellschaftsvertrag oder durch Beschluss nichts Abweichendes geregelt, gilt grundsätzlich die Gesamtvertretung. Denkbar ist aber auch, dass sich einzelne Vertretungsformen miteinander kombinieren lassen.

Die Begriffe Einzelvertretung und Alleinvertretung sollten jedoch nicht miteinander verwechselt werden. Ein Geschäftsführer mit Einzelvertretungsberechtigung kann die Gesellschaft alleine ohne die Mitwirkung eines anderen Gesellschafters vertreten. Ein Geschäftsführer, der alleinvertretungsberechtigt ist, ist der alleinige Vertreter einer Gesellschaft und neben ihm existieren keine anderen Vertreter. Der einzige Geschäftsführer der Gesellschafter ist Einzelvertreter und gleichzeitig Alleinvertreter. Sind mehrere Geschäftsführer vorhanden, so können sie alle einzelvertretungsberechtigt sein. Durch den Gesellschaftsvertrag oder Weisung ist es jedoch unzulässig, einem Geschäftsführer die Alleinvertretung der Gesellschaft zu übertragen, wenn noch weitere amtierende Geschäftsführer vorhanden sind und diesen bei der Vertretungsbefugnis keine Rechte eingeräumt werden.

Es ist jedoch im Rahmen der echten Gesamtvertretung möglich, dass einem Geschäftsführer die Alleinvertretung der Gesellschaft eingeräumt wird, während der andere Geschäftsführer nur zusammen mit diesem (oder einem Prokuristen) handeln kann. Im Falle der Gesamtvertretung brauchen nicht alle vertretungsberechtigten Geschäftsführer nach außen hin gemeinschaftlich in Erscheinung zu treten. Es reicht, wenn ein Geschäftsführer gegenüber dem Dritten auftritt und der oder die übrigen Gesamtvertreter diesem nach außen hin handelnden Geschäftsführer zum Abschluss des Rechtsgeschäfts zustimmen oder dieses nach Abschluss genehmigen.

Praxis-Tipp

Einzelvertretungsmacht bei Personenidentität von Gesellschaftern und Geschäftsführern

Wenn in einer GmbH die beiden einzigen Gesellschafter-Geschäftsführer intern vereinbaren, dass der eine für den kaufmännischen, der andere für den technischen Bereich zuständig ist, dann ist ausnahmsweise trotz einer in der Satzung niedergelegten Gesamtvertretungsberechtigung ein Leasingvertrag, der nur von dem für das kaufmännische Ressort zuständigen Geschäftsführer geschlossen wurde, gültig (OLG München, Urteil v. 19.9.2013, 23 U 1003/13).

3.2 Weniger Verantwortung für fremde Ressorts

Ein Geschäftsverteilungsplan bzw. einer Ressortaufteilung kann die Haftung einzelner Geschäftsführer auf ihre Ressorts beschränken, aber die grundsätzliche Gesamtverantwortung jedes Geschäftsführers gilt auch bei Ressortaufteilung weiter. Jeder Geschäftsführer muss sich also ständig auch über die anderen Ressorts informieren und seine Mitgeschäftsführer überwachen. Wie stark die Information und Überwachung erfolgen muss, ergibt sich aus der jeweiligen Situation des Unternehmens. Bei Anzeichen einer krisenhaften Situation der Gesellschaft haben die einzelnen Geschäftsführer schärfere Informations- bzw. Überwachungspflichten über die anderen Ressortbereiche.

Grundsätzlich sollte die jeweilige Zuständigkeit bei der internen Geschäftsverteilung auf der fachlichen Eignung des jeweiligen Geschäftsführers beruhen. Daher gibt es keine grundsätzliche Veranlassung für einen Geschäftsführer eines fremden Ressorts zum Einschreiten. Zum Handeln ist er jedoch dann unverzüglich verpflichtet, wenn konkrete Anhaltspunkte für Fehlentscheidungen infolge Unklarheit, Unvollständigkeit oder Unschlüssigkeit ihrer Begründung, infolge Prestigedenkens, Betriebsblindheit usw. vorliegen.

3.3 Nicht alle Aufgaben sind teilbar

Einige Aufgaben der Geschäftsführer sind nicht aufteilbar, hier besteht sogar ein Geschäftsverteilungsverbot:

Bei Aufgaben, die für die Gesellschaft von grundlegender Bedeutung sind, das heißt die Gestaltung der Ge­schäftspolitik oder der Organisationsstruktur betreffen. Diese Fragen müssen stets mit allen Geschäftsführern abgestimmt werden. Dies gilt umso mehr, wenn mit dem Widerspruch einzelner Geschäftsführer zu einer Gesamtgeschäftsführungsmaßnahme zu rechnen ist.

Auch das Gesetz sieht bei einzelnen Maßnahmen die Gesamtverantwortung aller Geschäftsführer vor, z. B. für die Handelsregisteranmeldungen.

Teilweise sieht das Gesetz auch nur vor, dass die Geschäftsführer gemeinsam Pflichten erfüllen müssen, wie die Buchführungspf...