GRC-System einführen: Praxisbericht aus dem Mittelstand / 4 Nutzen und Kosten

4.1 Nutzen für Unternehmen und Management

Verbesserung der Unternehmenssteuerung

Das Ziel der GRC-Systeme ist nicht die Zufriedenstellung der Gesellschafter und Eigentümer. Die Sicherheit für das Unternehmen soll verbessert werden. Das ist hier eindeutig erreicht worden. Zudem konnten die Unternehmenssteuerung wesentlich verbessert werden.

• Gesetzliche Vorgaben werden zuverlässiger erkannt und umgesetzt. Das ist im Nahrungsmittelbereich besonders wichtig. Das bisherige unsystematische Vorgehen wurde durch sichere Strukturen ersetzt, das Risiko eines Fehlers wesentlich reduziert.
• Die Nutzung moderner und anerkannter Führungsmethoden wird sichergestellt. Auf allen hierarchischen Ebenen steigt dadurch nachweislich die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Die Arbeit im Projekt hat vor allem die Übereinstimmung von Kompetenz, Verantwortung und Fähigkeit wesentlich verbessert.
• Die systematisierte Risikobearbeitung lässt Entwicklungen auf den Märkten eindeutig besser erkennen. Vor allem der wichtige Beschaffungsmarkt rückte mehr in den Fokus. Andererseits wurden bisher weit überschätzte Risiken identifiziert. Dadurch konnte sich das Management auf wesentliche Gefahren konzentrieren.

Hinweis

Testiertes GRC-System soll Rating verbessern und Finanzierungskosten senken

Die Banken als Fremdkapitalgeber beurteilen die Bonität des Unternehmens auch anhand der Managementqualität. Nach der erfolgreichen Einführung des testierten GRC-Systems wird mit einer signifikanten Verbesserung des Rating bei der nächsten Überprüfung gerechnet.

Sicherheit des Managements gesteigert

Das GRC-System ersetzt Vertrauen und Hoffnung, Mitarbeiter und Berater agieren korrekt, durch systematische Vorgaben und Überprüfungen. Die Unternehmensführung kann jetzt sicher sein, dass sie alles Mögliche und Sinnvolle getan hat, um das Unternehmen sicher zu führen. Das hat der Wirtschaftsprüfer bestätigt.

• Die Verantwortung der Geschäftsführer für die Sicherheit hängt nicht mehr von deren Einschätzung und einer späteren Bewertung durch Gesellschafter und externe Stellen ab. Sie ist genau kalkulierbar, kann geplant und geprüft werden.
• Das GRC-System reduziert das Risiko eines Schadens durch Fehlverhalten der Geschäftsführer wesentlich. In Verhandlungen mit der D&O-Versicherung (Directors and Officers), die für Haftpflichtschäden des Managements aufkommt, konnte deshalb die Prämie gesenkt werden.
• Wesentlicher noch ist die Tatsache, dass bereits in den ersten Wochen nach der Aktivierung des Systems ein spürbarer Rückgang von Extremsituationen festzustellen ist. Viele Vorgänge, die vor dem System zu einer Eskalation und Entscheidungen auf höheren hierarchischen Ebenen geführt haben, werden jetzt im System abgehandelt. Das erleichtert die Tagesarbeit. Die Sicherheit wird erhöht, da Entscheidungen jetzt nicht mehr von aktuellen Informationsgraden oder verfügbaren Entscheidern abhängen.

Verbesserung der Abläufe

In der Istaufnahme wurde deutlich, dass viele der verlangten Mechanismen bereits vorhanden waren. Allerdings wurden diese nicht immer optimal in die Abläufe eingebunden oder waren wesentlich zu komplex.

• Die Abläufe waren vor der Umstellung durch das System nicht systematisiert. Kontrollen und Dokumentationen wurden nicht lückenlos oder mit zu hohem Aufwand durchgeführt.
• Die Kontrollen, Vorkehrungen und Dokumentationen waren nicht vollständig und zeigten so Fehlstellen.
• Die Abläufe waren nicht immer effizient. Die Vorgaben durch das System konnten viele Abläufe vereinfachen und wirtschaftlicher machen.

Es bleiben zusätzliche Aufwendungen für zusätzliche und veränderte Funktionen und Abläufe. Damit war gerechnet worden. Die Verbesserungen in Form von Einsparungen werden durch systematisierte, reduzierte und verbesserte Kontrollen und durch neue, bisher nicht gekannte Wege als Ersatz komplexer Abläufe erreicht. Da diese nicht erwartet wurden, wären sie fast übersehen worden.

4.2 Kosten für System und laufenden Betrieb

Die Kosten der Einführung des GRC-Systems und des laufenden Betriebs setzen sich aus den folgenden Kostenarten zusammen:

Kostenart	Auslöser bei Einführung	Auslöser im laufenden Betrieb
Beratungskosten	für die Unterstützung bei fehlendem Know-how vor allem bei Inhalt des Systems Analyse der Abweichungen Prüfung des Systems	Unterstützung bei wiederkehrenden Prüfungen
Personalkosten	für Projektmitglieder für Mitarbeiter, die Informationen liefern und Dokumente aufbereiten müssen	in den wiederkehrenden Prüfungen als interne Prüfer und als Geprüfte für zusätzliche und komplexere Abläufe, ev. sogar komplett neue Stellen
Ausbildungskosten	Schaffung von Know-how	Schulung der zusätzlichen und komplexeren Abläufe
Sachkosten	Literaturkosten, Reisekosten, IT-Nutzung	in vielen Maßnahmen unterschiedlichste Sachkosten typisch sind IT-Kosten für zusätzliche Unterstützung oder Abschreibungen für Maschinen, die zusätzliche Technik bieten

Da die Ausbildungs- und Sachkosten für die Systemeinführung als gering erkannt wurden, konzentriert sich das Controlling auf die Feststellung der Kosten der Einführung des GRC-Systems in Form von Personal und Beratung. Um die ...