Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung in elektronischer ... / 4 Grundaufzeichnungen mittels elektronischer Kasse sowie lohnsteuerliche Schnittstelle DLS

4.1 Vorbemerkung

Die GoBD beschreiben abstrakt die Voraussetzungen für die Aufzeichnungspflichten bei Verwendung digitaler Buchhaltungs- und Archivierungssysteme. Die Kassensicherungsverordnung^[1] sowie der AEAO zu § 146b beschreiben, welche Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme gestellt werden und wie die Durchführung einer sog. "Kassen-Nachschau" geregelt ist. Als Aufzeichnungssysteme in diesem Sinne gelten die elektronischen oder computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen.^[2]

Nicht hierzu gehören^[3]

• Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker,
• Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung sowie Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge,

• elektronische Buchhaltungsprogramme,
• Waren- und Dienstleistungsautomaten,
• Geldautomaten sowie
• Geld- und Warenspielgeräte.

Seit 1.1.2024 gelten auch Taxameter und Wegstreckenzähler als elektronische Aufzeichnungsgeräte.^[4] Die Anforderungen an EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind ebenfalls in der Verordnung enthalten.^[5] Es gibt eine Übergangsregelung für vor dem 1.1.2021 angeschaffte EU-Taxameter mit sog. "INSIKA-Technik".^[6]

Im Rahmen einer Kassen-Nachschau sind die Kassendaten nach der einheitlichen digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) zur Verfügung zu stellen.^[7]

Die digitale Lohnschnittstelle (DLS) ist zwingend zu verwenden.^[8]

[1] KassenSichV v. 22.12.2016 idF v. 30.7.2021.

[2] § 1 Abs. 1 KassenSichV.

[3] § 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV.

[4] § 1 Abs. 2 KassenSichV.

[5] § 7 und § 8 KassenSichV.

[6] § 9 und § 10 KassenSichV.

[7] § 146b Abs. 2 Satz 2 AO; § 4 KassenSichV.

[8] Vgl. BMF-Schreiben v. 26.5.2017, IV C 5 – S 2386/07/0005 :001.

4.2 Grundaufzeichnungen/Kassensicherungsverordnung

Jeder Geschäftsvorfall oder sonstiger Vorgang muss durch das elektronische Aufzeichnungssystem erfasst und als einzelne, eigenständige Transaktion gestartet werden (Protokollierung digitaler Grundaufzeichnungen).^[1] Das Protokoll hat folgende Daten zu enthalten:^[2]

• Zeitpunkt des Beginns des Vorgangs
• Eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer
• Art des Vorgangs
• Sämtliche Daten des Vorgangs
• Zahlungsarten
• Zeitpunkt, zu dem der Vorgang beendet oder abgebrochen wurde
• Prüfwert
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems und (seit 1.1.2024) Seriennummer des Sicherheitsmodus

Hierbei gilt es zu beachten, dass der Beginn und das Ende der Transaktion, die Transaktionsnummer und der Prüfwert manipulationssicher durch das Sicherungsmodul festgelegt werden müssen.^[3] Lücken in den Transaktionsaufzeichnungen müssen durch die Transaktionsnummer erkennbar sein.^[4]

[1] § 2 Satz 1 KassenSichV.

[2] § 2 Satz 2 KassenSichV.

[3] § 2 Satz 3 KassenSichV.

[4] § 2 Satz 4 KassenSichV.

4.2.1 Speicherung der Grundaufzeichnungen

Die Grundaufzeichnungen (Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge gem. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO) sind zwingend unverändert und manipulationssicher zu speichern.^[1] Dabei dürfen keine sogenannten flüchtigen Speichermedien verwendet werden.^[2] Falls die gespeicherten Grundaufzeichnungen vom Aufzeichnungssystem in ein externes elektronisches System übertragen werden, müssen sowohl sämtliche Verkettungen als auch die geforderte digitale Schnittstelle funktionstüchtig erhalten bleiben.^[3] Sofern durch Datenverdichtung die Lesbarkeit der Daten für die gesetzlich geforderte Aufbewahrungsdauer nicht gewährleistet ist, darf eine Verdichtung nicht erfolgen.^[4]

[1] § 3 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV.

[2] § 3 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV.

[3] § 3 Abs. 3 KassenSichV.

[4] § 3 Abs. 4 KassenSichV.

4.2.2 Digitale Schnittstelle

Zur Überprüfung der Grundaufzeichnungen mittels Kassen-Nachschau muss eine standardisierte und speziell definierte Schnittstelle (sog. "Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)") bereitgehalten werden.^[1] Mittels dieser Schnittstelle müssen sämtliche Daten (gleichgültig, wo sie gespeichert bzw. abgelegt wurden) für die Finanzverwaltung les- und auswertbar sein.

[1] § 146b Abs. 2 Satz 2 AO; § 4 KassenSichV.

4.2.3 Sicherheit des Systems

Sämtliche sicherheitsrelevanten Voraussetzungen und Definitionen werden vom Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik in Abstimmung mit dem Bundesministerium der Finanzen festgelegt.^[1] Dem Bundesamt obliegt es auch, die organisatorischen Anforderungen zur Vergabe der Seriennummer festzulegen.^[2]

Die technischen Vorgaben für die Sicherheit in der Informationstechnik werden ständig verbessert und fortgeschrieben. Links hierzu können den aktuell geltenden BMF-Schreiben entnommen werden.

[1] § 5 KassenSichV.

[2] BMF, Schreiben v. 29.6.2023, IV D 2 – S 0316-a/19/10012 : 005.

4.3 Verbindliche Anwendung der digitalen Lohn-Schnittstelle (DLS)

Die digitale Lohnschnittstelle ist verbindlich.^[1] Im zugehörigen BMF-Schreiben^[2] werden die betroffenen Personen auf eine Internetseite des BZSt geleitet, über welche die Grundlagen für die Schnittstelle heruntergeladen werden können.^[3] Darin enthalten sind ein Standarddatensatz mit einer einheitlichen Strukturierung und Bezeichnung von elektronischen Dateien und Datenfelder. Dieses Verfahren stellt eine standardisierte und genau definierte Schnittstelle für die aus dem Lohnkonto zu exportierenden Daten dar. Zur Vermeidung unbilliger Härten kann der Arbeitgeber beim Be...