Home-Office in der Steuerberatung aus technischer Sicht

Zusammenfassung

Überblick

Das Home-Office erfährt durch die Digitalisierung der Steuerberatung eine Renaissance. Die Anbindung der Arbeitsplätze ist einfacher als früher, eine eigene IT-Abteilung dafür nicht mehr nötig.

Waren in vergangenen Zeiten Kinder, Pflege oder ein langer Arbeitsweg die Hauptbeweggründe für das Arbeiten im Home-Office, ist die Lage heute anders. Die Flexibilität der Mitarbeiter spielt nach wie vor eine große Rolle, aber eine viel größere Bedeutung hat mittlerweile die Prozess-Effizienz erlangt. So ist die Digitalisierung in vielen Firmen weit fortgeschritten, auch die Steuerberaterbranche kann und möchte sich dieser Entwicklung nicht entziehen. Wenn dort interne Abläufe – von der Rechnungsstellung über die Buchhaltung bis zur Personalabteilung – digitalisiert werden, ist die räumliche Freiheit der Mitarbeiter nur noch einen Mausklick entfernt. Sie erhalten neue Aufgaben, die häufig an keinen Ort mehr gebunden sind. Zentrale Dokumentenmanagement-Systeme automatisieren die Akten-Verwaltung, Dokumente werden zentral gespeichert und sind für jeden Mitarbeiter über den Computer zugänglich.

1 Die Cloud vereinfacht die Zusammenarbeit

Immer mehr Steuerkanzleien sind mittlerweile mit einer Kanzleisoftware ausgerüstet, die nun nicht mehr auf einem Rechner vor Ort gehostet wird, sondern in der Cloud, also auf einem über das Internet zugänglichen, sicheren Rechenzentrum – idealerweise in Deutschland oder Europa. Jeder Mitarbeiter kann sich von jedem Ort der Welt mit seinem Laptop in die Programme einloggen. Ob der Mitarbeiter im Büro vor Ort ist oder von zu Hause arbeitet, spielt eine immer geringere Rolle. Vor dem Hintergrund der New Work-Bewegung mieten erste Firmen bereits Fincas oder kleine Häuser auf Mittelmeer-Inseln und lassen ihre Mitarbeiter eine begrenzte Zeit von dort arbeiten, um ihnen eine ganz neue Arbeitserfahrung zu bieten. Das kann die Motivation der Mitarbeiter ebenso steigern wie das Ansehen als Arbeitgeber – beides in Zeiten des Fachkräftemangels hoch begehrte Eigenschaften und eine gute Möglichkeit, um die Digitalisierung nicht als Herausforderung zu sehen, sondern als Chance zu nutzen.

Im Zuge dieser fortschreitenden Digitalisierung erlebt das Home-Office somit seine Renaissance. Auch weil es sich technisch weiterentwickelt hat. Was bisher umständlich konstruiert werden musste, ist heute mit wenigen Klicks angebunden. Video-Konferenz mit der Abteilung? Kein Problem: es gibt zahlreiche Möglichkeiten, um über das Internet unkompliziert Besprechungen durchzuführen – oder sich in Echtzeit via Chat oder Internet-Telefonat auszutauschen. Auch die Zusammenarbeit wird dadurch digitaler – von der Kommunikation bis hin zum digital gestützten Projektmanagement. Die Steuerkanzlei befindet sich auf dem Weg zu einem effizienten, stark automatisierten und papierlosen Büro. Das Home-Office ist eine der logischen Konsequenzen. Wobei diese Entwicklung nicht bedeutet, dass Arbeitsplätze dauerhaft in die private Wohnung verbannt werden, sondern die Arbeit auch außerhalb der Büroräume jederzeit möglich wird. So können Mitarbeiter flexibel auf ungeplante Umstände reagieren und trotzdem ihre Aufgaben erledigen.

2 High-Tech ohne hauseigene IT

In der Vergangenheit war es üblich, stationäre Arbeitsplätze und mobile Mitarbeiter über einen lokalen Unternehmensserver zu vernetzen. Der zentrale Server stellte sowohl Rechenleistung, Daten als auch Anwendungen über das Netzwerk zur Verfügung und musste regelmäßig gewartet und die Anwendungen upgedatet werden. Unternehmen hatten dafür eine eigene IT-Abteilung. Mittlerweile sind viele Server ins Internet gewandert. Je nach Art der Servernutzung und dem Hosting der Anwendung lassen sich heute verschieden Spielarten für das Hosting von Unternehmensanwendungen unterscheiden:

Als Cloud bezeichnet man eine IT-Infrastruktur, die über das Internet verfügbar ist. Unter diesem Begriff werden i. d. R. Speicherplatz und Rechenleistung zusammengefasst. Auch eine Anwendungssoftware, die als Dienstleistung angeboten wird, kann enthalten sein.

Der Begriff Software-as-a-Service (SaaS) ist ein Teilbereich des Cloud-Computing. Die Software und die IT-Infrastruktur werden dabei von einem Dienstleister betrieben und vom Kunden auch als Dienstleistung genutzt. Die Anwendungen werden über den Internet-Browser ausgeführt, Nutzer können sich in ihre Lösungen einloggen. I. d. R. müssen die Anwender monatliche Gebühren für die Softwarenutzung zahlen, die sich häufig nach der Anzahl der Nutzer richten. Oft wird in diesem Zusammenhang auch der Begriff On-Demand-Software verwendet, weil die Lösungen nach Bedarf bezahlt und vom Anbieter auf dessen Systemen betrieben werden.

Ein Application Service Providing (ASP) stellt hingegen nur die Hosting-Dienstleistung für die Anwendungen zur Verfügung und bietet selbst keine Anwendungssoftware an. Es ist auch möglich, dem Dienstleister eigene Software-DVDs zu überreichen, damit dieser sie auf seine Server aufspielt und über die Cloud zugänglich macht. Während sich SaaS-Kunden die Infrastruktur und Serverumgebung teilen, kann ASP auch sehr spe...