Kurzbeschreibung
Mit der Checkliste lässt sich abprüfen, auf welche technischen Voraussetzungen eine Steuerkanzlei achten sollte, wenn Mitarbeiter im Home-Office tätig werden.
Checkliste
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Check-Point | Erläuterung | Check |
Ist im Home-Office eine schnelle Breitband-Internetverbindung verfügbar? | Da die Anwendungen bei einem Cloud-Szenario nicht auf den Laptops ihrer Mitarbeiter ausgeführt werden, ist eine möglichst schnelle Internetverbindung hilfreich – auch um Online-Meetings oder Video-Calls durchzuführen. | |
Steht dem Mitarbeiter geeignete Hardware zur Verfügung? | Es empfiehlt sich die Ausgabe von Firmen-Laptops. Sie können sowohl im Home-Office als auch im Büro genutzt werden. Durch ihre Konfiguration kann die berufliche Nutzung sichergestellt werden. | |
Kann eine sichere Datenverbindung zum Home-Office hergestellt werden? | Der Zugriff auf das Firmennetzwerk sollte nur verschlüsselt erfolgen. Wird Software in der Cloud angeboten, z. B. als ASP-Lösung, sind darin meist VPN-Funktionen enthalten. Sie ermöglichen eine verschlüsselte Verbindung zwischen dem Anwender und dem Server mit der darauf installierten Kanzleisoftware. | |
Ist sichergestellt, dass nur berechtigte Nutzer Zugang zum System erhalten? | Authentifizierungssysteme erhöhen den Datenschutz zusätzlich. Hier empfiehlt sich eine Zwei-Faktor-Identifizierung, bei der z. B. ein zweites Gerät für die Feststellung der Identität eines Nutzers herangezogen wird. | |
Ist die IT der Heimarbeiter technisch geschützt? | Virenscanner und Firewall sollten selbstverständlich sein, ebenso tragen regelmäßige Updates relevanter Systeme zur Sicherheit bei. | |
Sind die gespeicherten Daten sicher? | Home-Office-Worker sollten Daten keinesfalls lokal abspeichern, sondern nur zentral auf dem Server und dafür eine verschlüsselte Verbindung nutzen. Der Cloud-Anbieter sollte die Anwendungen DSGVO-konform in Deutschland hosten, entsprechende Zertifikate vorweisen können und bei Problemen gut erreichbar sein. | |
Ist gewährleistet, dass der Mitarbeiter auf seine beruflichen E-Mails zugreifen kann? | Berufliche E-Mails dürfen nicht auf private Postfächer im Home-Office umgeleitet werden. | |
Benötigt der Mitarbeiter weitere Hardware oder bestimmte Tools, um seine Arbeit zu erfüllen? | Muss neben der Online-Erreichbarkeit auch eine telefonische Erreichbarkeit sichergestellt werden, wäre ein Firmenhandy und eine entsprechende Rufumleitung aus dem Büro ratsam. Für Meetings und Konferenzen kann ein Headset die Arbeit erleichtern. | |
Ist sichergestellt, dass die zur Verfügung gestellten IT-Ausstattung nicht für private Zwecke genutzt wird? | Es sollten entsprechende Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter getroffen werden, die eine private Nutzung untersagen. | |
Ist sichergestellt, dass keine private Hard- und Software für das Mobile Arbeiten eingesetzt wird? | Die Zugangssoftware sollte ausschließlich auf dem beruflich genutzten Gerät installiert sein. Treffen Sie zusätzlich Vereinbarungen mit dem Mitarbeiter, die eine berufliche Nutzung von privater Hard- und Software untersagen. |
Dieser Inhalt ist unter anderem im Haufe Steuer Office Excellence enthalten. Sie wollen mehr?
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