Dipl.-Finanzwirt Werner Becker, Dr. Andreas Nagel
Wer die zukünftige Entwicklung seiner Kanzlei nicht dem Zufall überlassen möchte, sollte jetzt zum Jahresbeginn einen Jahreszielplan für das kommende Jahr erstellen. Der Jahreszielplan dient dazu, konkrete Kanzleiziele für die nächsten 12 Monate zu formulieren und die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen zu schaffen.
Ein Jahreszielplan ist für jeden Steuerberater ein wichtiges Instrument zur Steuerung seiner Kanzlei. Ohne klar formulierte Ziele bleibt die zukünftige Kanzleientwicklung weitgehend dem Zufall überlassen und es ist nicht vorhersehbar, wo die Kanzlei am Jahresende stehen wird. Mit einem Jahreszielplan wird ausdrücklich formuliert, wie die zukünftige Kanzleientwicklung idealerweise verlaufen sollte und welche Maßnahmen dazu erforderlich sind.
Rückblick ins Vorjahr
Beginnen Sie mit einem kurzen Rückblick in das zurückliegende Jahr und fragen Sie sich:
- Was lief gut?
- Was lief schlecht?
- Welche Ziele wurden erreicht?
- Welche Ziele wurden verfehlt?
Freuen Sie sich über die Erfolge der letzten Monate und analysieren Sie, warum einige Ziele im abgelaufenen Jahr nicht erreicht wurden. Diese Rückschau dient dazu, positive und negative Erfahrungen der Vergangenheit für die Planung des Folgejahrs zu nutzen und nicht erreichte Ziele in das Folgejahr vorzutragen.
Ziele für das neue Jahr
Formulieren Sie dann Ihre Kanzleiziele für das kommende Jahr so konkret und messbar wie möglich.
Messbare Ziele formulieren
"Wir möchten mehr Mandanten gewinnen!" ist ein ungenauer Wunsch. "Wir möchten die Mandantenzahl um 10 % steigern!" ist dagegen ein messbares Ziel.
Definieren Sie für jedes Ziel, welche Maßnahmen erforderlich sind, um es zu erreichen. Ordnen Sie die einzelnen Ziele und Maßnahmen im Interesse der Übersichtlichkeit nach den wichtigsten Kanzleibereichen. Die wichtigsten Themen sind in den meisten Fällen die Bereiche Arbeitsabläufe, Digitalisierung, KI, Marketing, Mitarbeiter, und Fortbildungsmaßnahmen. Legen Sie für die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen genaue Termine fest und benennen Sie jeweils eine für die Umsetzung zuständige Person. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Ziele im Alltag nicht wieder in Vergessenheit geraten und geplante Maßnahmen aus zeitlichen Gründen nicht immer wieder verschoben werden.
Idealerweise steht am Ende des Planungsprozesses ein Jahreszielplan, der für jedes Ziel und für jede Maßnahme die Frage beantwortet "Wer erledigt was bis wann?" Verlassen Sie sich bei der Planung möglichst nicht nur auf Ihr Gedächtnis, sondern dokumentieren Sie Ihre Ziele in einem "Jahresziele-Ordner". Dazu eignet sich ein digitaler oder körperlicher Ordner, der in die einzelnen Planungsbereiche unterteilt ist. Hier sind die Jahresziele dann jederzeit nachlesbar und können nicht mehr in Vergessenheit geraten.
Realistische Planung
Ein häufiger Fehler bei der Jahresplanung besteht darin, sich zu viele Dinge gleichzeitig vorzunehmen. Wer gleichzeitig plant, mit der Kanzlei an einen attraktiveren Standort mit größeren Räumlichkeiten umzuziehen, die Mandantenzahl durch einen Marketingplan zu verdoppeln, die Mitarbeiterzahl zu erhöhen und außerdem das Beratungsangebot deutlich zu erweitern wird sich damit in vielen Fällen überfordern. Setzen Sie daher Ziele, die in Ihrer individuellen Situation zeitlich und personell machbar sind und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Themen. Starten Sie zunächst mit kleinen, machbaren Schritten und steigern Sie ihre Aktivitäten erst anschließend sukzessive.
Umsetzungstermine reservieren
Um eine konsequente Umsetzung der geplanten Maßnahmen sicherzustellen, ist es sinnvoll, konkrete Zeiten für die Erledigung der einzelnen Aufgaben festzulegen. Überlegen Sie, wie viel Zeit Sie neben dem "Tagesgeschäft" täglich oder wöchentlich für die Umsetzung des Jahreszielplans verwenden können. Erstellen Sie dann einen schriftlichen Tages- oder Wochenplan, und legen Sie konkrete "Zeitfenster" für die Arbeit an Ihren Zielen fest. Bilden Sie bei Bedarf kleine, aber regelmäßige Zeiteinheiten, z. B. 30 – 60 Minuten am Nachmittag. Legen Sie bereits bei der Tages- oder Wochenplanung fest, welche Aufgaben Sie an den geplanten Terminen bearbeiten wollen, damit Sie zum geplanten Zeitpunkt sofort mit der produktiven Arbeit beginnen können. Halten Sie die geplanten Termine konsequent ein und lassen Sie sich in dieser Zeit nicht durch andere Aufgaben ablenken. Sagen Sie "Nein" zu Anforderungen, die zu diesem Zeitpunkt unerwartet von Dritten an Sie herangetragen werden.
Täglichen Motivationsschub geben
Wenn Sie abends alle erledigten Aufgaben abhaken, erkennen Sie regelmäßig Ihre Fortschritte und erhalten täglich einen zusätzlichen Motivationsschub zum Weitermachen.
Kontrolltermine festlegen
Häufig scheitert die Umsetzung des Jahresplans daran, dass die Ziele im Alltag durch die hohe Arbeitsbelastung wieder in Vergessenheit geraten. Deshalb ist es wichtig, regelmäßige Kontroll- und Erinnerungstermine festzulegen. Für viele Menschen hat es sich bewähr...