Honorargestaltung für Steuerberater 03/2020 / 2 Abrechnungspraxis: Ist eine fortlaufende lückenlose Rechnungsnummer wirklich erforderlich?

Eine Rechnungsnummer verrät viel über den Aussteller der Rechnung. So möchten nicht nur Mandanten Rückschlüsse anhand der Rechnungsnummer ableiten, sondern auch das Finanzamt beanstandet im Rahmen von Betriebsprüfungen immer häufiger, dass die vorliegenden Rechnungen keine "fortlaufende Rechnungsnummer" enthielten. Dabei stellt sich dies Frage, ob dies wirklich zwingend erforderlich ist?

Schnell wird deutlich, dass die Motivationen vielschichtig sind, seine Rechnungsnummer nicht von 1 bis 999 durchzunummerieren. Viele Mandanten ziehen unzutreffende Rückschlüsse anhand der Rechnungsnummer über die Qualität des Steuerberaters, indem sie aus der Quantität der Rechnungen Rückschlüsse auf das Arbeitsverhalten ziehen. Aus diesem oder anderen Gründen, dies können z. B. statistische sein, gibt es Steuerberater, die Rechnungsnummern mit Mandantennummern kombinieren, Rechnungsnummern mit dem Datum zusammen­setzen oder Rechnungsnummern jährlich neu beginnend vergeben. Doch welche Anforderungen sind tatsächlich an die Rechnungsnummer zu stellen?

Vorgaben der Gebührenordnung

Der Steuerberater kann die Vergütung nur aufgrund einer von ihm unterzeichneten und dem Auftraggeber mitgeteilten Berechnung einfordern. In der Berechnung sind die Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen, die Vorschüsse, eine kurze Bezeichnung des jeweiligen Gebührentatbestands, die Bezeichnung der Auslagen sowie die angewandten Vorschriften dieser Gebührenverordnung und bei Wertgebühren auch der Gegenstandswert anzugeben. Nach demselben Stundensatz berechnete Zeitgebühren können zusammengefasst werden.

Vor diesem Hintergrund ergibt sich: Eine Vorgabe, dass eine Gebührenrechnung eine Rechnungsnummer zu enthalten hat, lässt sich der StBVV nicht entnehmen.

Der argumentative Ansatz der Finanzverwaltung

Nach § 4 Abs. 3 Satz 1 EStG können Steuerpflichtige, die nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen.

Außer besonderen Aufzeichnungspflichten (§ 4 Abs. 3 Sätze 2 ff. EStG) enthält die Norm keine genaue Regelung zur Aufzeichnung von Betriebseinnahmen. Gleichwohl muss der Steuerpflichtige Betriebseinnahmen (und auch Betriebsausgaben) bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG einzeln aufführen und dem Finanzamt auf Verlangen erläutern und glaubhaft machen, damit die Finanzbehörde die Vollständigkeit und Richtigkeit nachprüfen kann. Diese Regelungen sind daher auch von Steuerberatern einzuhalten.

Ausgangspunkt BFH-Rechtsprechung

In einer grundlegenden BFH-Entscheidung vom 2.3.1982 (VIII R 225/80, BStBl II 1984, S. 504) wurde eine Hinzuschätzung (dort im Wege der Geldverkehrsrechnung) auch bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG für rechtens gehalten, weil der Steuerpflichtige keine Einzelaufzeichnungen der Umsätze vornahm, sondern diese kalkulatorisch durch Aufschläge auf den Wareneingang ermittelte.

Hierzu führte der BFH aus, dass sich aus § 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG (in der damals geltenden Fassung) eine Verpflichtung ergeben habe, die vereinnahmten Entgelte aufzuzeichnen. Umsatzsteuerrechtliche Aufzeichnungen seien vom Grundsatz her zwar keine Aufzeichnungen "nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen" (§ 160 Abs. 1 AO, § 140 AO 1977). Die Aufzeichnungsverpflichtung aus einem Steuergesetz (hier dem UStG 1967) wirke indessen unmittelbar für alle Besteuerungszwecke, sofern dieses Gesetz keine Beschränkung auf seinen Geltungsbereich enthalte oder sich eine solche Beschränkung aus der Natur der Sache ergebe (vgl. bestätigend unter Verweis auf § 22 UStG i. V. m. §§ 63 bis 68 UStDV: BFH, Urteil v. 26.2.2004, XI R 25/02, BStBl II 2004, S. 599; ebenso BFH, Beschluss v. 16.2.2006, X B 57/05, BFH/NV 2006, S. 940).

Anknüpfend an die – u. a. aus dem Umsatzsteuergesetz hergeleitete – Einzelaufzeichnungspflicht verlangt die BFH-Rechtsprechung eine geordnete und chronologische Dokumentation bei Geldeingängen (sowohl auf dem Bankkonto als auch bei Barzahlungen; vgl. BFH, Beschluss v. 16.2.2006, X B 57/05, BFH/NV 2006, S. 940).

Hinweis

Hinzuschätzung kann gerechtfertigt sein

Bei der (freiwilligen) Führung eines Kassenbuchs rechtfertigen wiederholt korrigierte und in sich widersprüchliche Angaben eine Hinzuschätzung (vgl. BFH, Beschluss v. 13.3.2013, X B 16/12, BFH/NV 2013, S. 902; sowie vorhergehend Niedersächsisches FG, Urteil v. 8.12.2011, 12 K 389/09, EFG 2013, S. 291).

Insgesamt wird aus den umsatzsteuerlichen Vorschriften zur Aufzeichnungspflicht (§ 22 UStG, §§ 63 ff. UStDV) sowie aus den Ordnungsvorschriften der §§ 140 ff. AO auch für die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG eine Pflicht hergeleitet, Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (entsprechend § 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Die zur Aufzeichnung angewandten Verfahren bestimmen sich dabei nach dem Zweck, den die Aufzeichnungen für die Besteuerung erfüllen sollen (entspreche...