Dr. Andreas Nagel, Dipl.-Finanzwirt Werner Becker
Frage:
Ich möchte damit beginnen, meine Gebührenrechnungen per E-Mail zu versenden. Was muss ich dabei umsatzsteuerlich und berufsrechtlich beachten? Ich meine gelesen zu haben, dass man mit jedem Mandanten schriftlich das Einverständnis vereinbaren muss. Wie kann bzw. muss das konkret aussehen?
Antwort:
Richtig ist, dass Mandanten mit der Zusendung elektronischer Rechnungen einverstanden sein müssen. Hierzu sehen § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG seit 1.7.2011 ("vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers") und § 9 Abs. 1 Satz 2 StBVV seit 1.7.2021 ("vorbehaltlich der Zustimmung des Auftraggebers") praktisch identische Vorgaben vor. Für die Zustimmung des Empfängers bzw. des Mandanten ist dabei aber keine Form vorgeschrieben, sodass diese grundsätzlich in "jeder" Form, also auch konkludent erteilt werden kann.
Zur Umsatzsteuer steht in A 14.4 Abs. 1 UStAE, dass hierzu lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen muss, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Die Zustimmung kann z. B. in Form einer Rahmenvereinbarung oder in Allgemeinen Geschäftsbedingungen erklärt werden. Es genügt auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen. Eine stillschweigende Billigung kann z. B. in der Zahlung des Rechnungsbetrags bestehen (vgl. Leipold in: Sölch/Ringleb, UStG, § 14, Rz. 64, Stand 93. EL Okt. 2021).
Auch berufsrechtlich ist in § 9 Abs. 1 Satz 2 StBVV keine besondere Form für die Zustimmung zum Erhalt von Rechnungen in Textform vorgesehen, sodass die Ausführungen zur Umsatzsteuer entsprechend gelten. Auch hier genügt eine mündliche oder konkludente Zustimmung (Feiter, eKommentar StBVV, § 9, Rz. 3, Stand: 12.7.2021; Beyme, Stbg 2020, S. 325). Die Zustimmung muss auch nicht für jede Berechnung einzeln erteilt werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 StBVV). Wenn Sie also in einer E-Mail zur Rechnung oder in der Rechnung selbst eine Zustimmung des Mandanten zum Erhalt von Rechnungen in Textform (z. B. als PDF-Anhang einer E-Mail) erbeten und der Mandant hierauf sein "Ok" erteilt (entweder ausdrücklich als Antwort auf Ihre Nachricht oder konkludent durch Zahlung der elektronisch übermittelten Rechnung), müssen Sie dies nicht bei jeder weiteren Rechnung wiederholen.
Auch wenn keine besondere Form für die Zustimmung vorgesehen ist, ist es aus Nachweisgründen sinnvoll, von Bestandsmandanten einmal eine solche in Textform einzuholen. Hierzu genügt eine E-Mail, in welcher der Mandant seine Zustimmung erklärt. Für Neumandate kann ein Satz in den Steuerberatungsvertrag aufgenommen werden, dass der Mandant mit elektronisch übermittelten Steuerberaterrechnungen einverstanden ist, so wie es aktuelle Vertragsmuster bereits vorsehen.
Ergänzender Satz im Steuerberatungsvertrag
"Der Mandant ist mit der Rechnungserstellung in Textform einverstanden."
Autor: Simon Beyme, StB/Syndikus-RA/FAfStR/Ldw.-Buchst., Geschäftsführer Steuerberaterverband Berlin-Brandenburg, Berlin