Honorargestaltung für Steuerberater 08/2018 / 1 Gerichtsverfahren: Darlegungs- und Beweislast in gerichtlichen Streitigkeiten

Oftmals ist ein Gericht die letzte klärende Instanz, wenn es nach erfolgter Leistungserbringung durch den Steuerberater hinsichtlich der durch ihn gestellten Gebührenrechnung zu Differenzen mit dem Mandanten kommt. Besteht die Notwendigkeit, dass sich die Gerichte mit dem Honorarstreit auseinandersetzen, kommt der ­Gebührenrechnung eine hohe Bedeutung zu. Denn oftmals beklagt der Mandant im Rahmen der gerichtlichen Auseinandersetzung, das Honorar sei zu hoch, die Arbeitsergebnisse mängelbehaftet oder er trifft die Feststellung, es sei bezüglich bestimmter, durch den Steuerberater erbrachter Leistungen, gar kein Auftrag erteilt worden. Der Steuerberater wiederum bestreitet dies, erlässt unverzüglich den Mahnbescheid und das Gericht beurteilt nun abschließend die Sach- und Rechtslage.

Für den klagenden Steuerberater beginnt die Darlegungs- und Beweislast, dass seine eingeforderten Honorare vollumfänglich in Art und Höhe gerechtfertigt sind, mit dem prozessualen Weg. Er muss den ihm konkret erteilten Auftrag und die Angemessenheit seiner in Rechnung gestellten Gebühren darlegen und nachweisen können, insbesondere im Hinblick auf die Komplexität, den Umfang und den Schwierigkeitsgrad der für den Mandanten erbrachten Leistung.

Fehlt die notwendige Dokumentation, offenbart sich unverzüglich das nächste Problem: Denn häufig wurde die Honorarrechnung Monate oder gar Jahre vor Beginn der gerichtlichen Auseinandersetzung geschrieben. Es wird kaum mehr möglich sein, diese Dokumentation zur Vorlage in der prozessualen Auseinandersetzung erneut anzufertigen. Es ist gut möglich, dass die Mitarbeiterin, die diese abgerechneten Tatbestände steuerlich betreut hat, gar nicht mehr für die Kanzlei tätig ist.

Gelingt es dem Steuerberater in der Folge nicht, gegenüber dem Gericht nachzuweisen, dass die Honorarrechnung nach Art und Höhe gerechtfertigt war, bleibt nur der Auftrag zur Erstellung eines Sachverständigengutachtens. Da das meist sehr teuer ist, einigt man sich häufig im Rahmen eines vor dem Gericht geschlossenen Vergleichs. Um diese Unwägbarkeiten möglichst bereits im Vorfeld zu vermeiden, sollten die folgenden wichtigen Tatbestände der Dokumentation beachtet werden.

Abrechnung von Zeitgebühren

Zeitgebühren (§ 13 StBVV) dürfen grundsätzlich nur abgerechnet werden, wenn dies ausdrücklich in der StBVV vorgesehen ist oder wenn der Gegenstandwert nicht schätzbar ist. Wird mit einer Zeitgebühr abgerechnet, müssen folgende Grundsätze beachtet werden:

• In der Gebührenrechnung müssen konkrete Angaben hinsichtlich der Art der vom Steuerberater erbrachten Leistung und über den damit in Zusammenhang stehenden Zeitaufwand dokumentiert werden. Die aufgewandte Stundenzahl muss explizit aufgeführt sein.
• Der konkrete Zeitaufwand sollte der jeweiligen Tätigkeit zugeordnet und in Konnexität dokumentiert werden.
• Zeitaufwand für die Ablage oder Aufwendungen im Rahmen von Fristenkontrollarbeiten kann nicht abgerechnet werden.
• Es sollte stichwortartig dokumentiert werden, welche Tätigkeit konkret verrichtet wurde, mit Dokumentation des Datums, an welchem die einzelnen Tätigkeiten verrichtet wurden.
• Zudem muss angegeben werden, welche Art von Tätigkeit abgerechnet wird (Lohn, Fibu, Jahresabschluss).
• Auch sollte der Steuerberater Aufzeichnungen ­darüber fertigen, mit wem er über den konkreten Einzelfall welche Kommunikation geführt hat ­(Finanzamt, Bank, …).

Welche Leistungsbeschreibungen sollten im Rahmen der Abrechnung einer Zeitgebühr unbedingt unterlassen werden?

• Der reine Hinweis, es sei eine "telefonische Beratung" durchgeführt worden, reicht nicht. Hier sollten die im Telefongespräch erörterten Inhalte dokumentiert werden.
• Der reine Hinweis "Aktenstudium" oder "Rechtsberatung" sollte ebenfalls vermieden werden, bzw. ergänzt werden durch inhaltliche Aussagen, welche Art von Rechtsberatung vollzogen wurde bzw. warum ein ausführliches Aktenstudium notwendig wurde.

Die komplette Leistungserfassung sollte darauf ausgerichtet sein, jederzeit Aussage darüber treffen zu können, in welcher Sache welche Tätigkeit konkret erbracht wurde. Zudem sollten die im Rahmen der Bearbeitung aufgetretenen Rechtsfragen dokumentiert werden. Was wurde unternommen um z. B. die rechtlichen Fragestellungen zu lösen? Wurden ggf. Kanzleimitarbeiter bezüglich einzelner Problemstellungen in den Fall einbezogen? Wie lange dauerten diese Besprechungen?

Alle Zeitaufwände sollten mit Datum, Teilnehmern sowie den besprochenen Inhalten dokumentiert werden. Kann diese ausführliche Dokumentation im Rahmen gebührenrechtlicher Streitigkeiten dem Gericht vorgelegt werden, kommt ihr eine erhöhte Beweislast zu, auch wenn es sich eigentlich nur um "interne Arbeitspapiere" des Steuerberaters handelt. Um diese "Beweissicherung" zu führen und langfristig zu erhalten, ist es darüber hinaus notwendig, dass jede Kanzleimitarbeiterin um diese Notwendigkeit weiß. Neben der reinen Abarbeitung der Fälle sollte jede Mitarbeiterin im Rahmen der von ihr für das jeweilige Mandat ausgeführten Tätigkeiten ei...