Honorargestaltung für Steuerberater 08/2024 / 2 Kanzleimanagement: So steigern Sie Ihre persönliche Produktivität

Wer viel arbeitet oder häufig Überstunden macht, ist nicht unbedingt produktiver als seine Kollegen, wenn die Arbeitszeit z. B. durch schlechte Arbeitsorganisation oder durch häufige Ablenkungen nicht optimal genutzt wird. Mit der richtigen Vorgehensweise und einigen einfachen Maßnahmen kann die eigene Produktivität oft deutlich gesteigert werden.

Unter "Produktivität" versteht man in Kanzleien meist das Verhältnis zwischen Zeiteinsatz und Arbeitsergebnis. Produktivitätssteigerungen ergeben sich daher, wenn dasselbe Arbeitsergebnis mit weniger Zeiteinsatz oder ein höheres Arbeitsergebnis mit unverändertem Zeiteinsatz erreicht werden kann. Wählen Sie aus den folgenden Vorschlägen zur ­Produktivitätssteigerung diejenigen Maßnahmen aus, die am besten zu Ihrer persönlichen Situation passen.

Definieren Sie Ziele und Prioritäten

Formulieren Sie zu Beginn jeden Tages Ihre wichtigsten Aufgaben, damit Sie die verfügbare Zeit vorrangig für diese Aktivitäten verwenden und nicht von Nebensächlichkeiten abgelenkt werden. Erledigen Sie die wichtigsten Tagesaufgaben möglichst immer zuerst. Je mehr Tageszeit vergeht, desto größer wird das Risiko, dass unerwartete Ereignisse eintreten und geplante Aufgaben dadurch nicht mehr erledigt werden können.

Optimieren Sie interne Arbeitsabläufe

Stellen Sie Ihre derzeitige Arbeitsweise bewusst und selbstkritisch auf den Prüfstand, statt weiterhin nach dem Motto zu arbeiten: "Haben wir schon immer so gemacht!" Fragen Sie sich: "Ist das wirklich der schnellste und einfachste Weg, diese Tätigkeit in guter Qualität zu erledigen – oder gibt es eine bessere Vorgehensweise?" Vielleicht lassen sich Arbeitsschritte zusammenfassen oder vereinfachen und auf diese Weise Bearbeitungszeiten reduzieren.

Bei der Verbesserung von Arbeitsabläufen sind Checklisten oft ein sinnvolles Hilfsmittel. Hier kann der rationellste Arbeitsablauf beschrieben werden. Ein Vergessen einzelner Arbeitsschritte wird vermieden, die Fehlerquote verringert sich und ein zeitaufwendiges "Nachbessern" von Fehlern entfällt. Durch Qualitätsmanagementsysteme sind in vielen Kanzleien zwar bereits viele Checklisten vorhanden. Dennoch kann es im Einzelfall sinnvoll sein, individuelle Checklisten für den eigenen Arbeitsplatz zu erstellen, die bei Bedarf sofort griffbereit sind.

Durch die Digitalisierung von Arbeitsabläufen konnten in den letzten Jahren ebenfalls erhebliche Produktivitätssteigerungen erreicht werden, z. B. durch Datenschnittstellen, Digitalisierung des Informationsaustauschs, elektronische Belegbuchung oder KI-Tools). Jede Kanzlei sollte daher alle Möglichkeiten der Informationstechnologie zur Produktivitätssteigerung ausschöpfen.

Praxis-Beispiel

Verkürzung der Bearbeitungszeit

Eine Kanzlei mit 250 Finanzbuchführungen strebt an, die Bearbeitungszeit je Buchführung durch Optimierung und Digitalisierung der Bearbeitungsabläufe um durchschnittlich eine Stunde zu reduzieren.

Auch wenn die Verkürzung der Bearbeitungszeit nur in 20 % der Fälle gelingt, steigt der Deckungsbeitrag aus diesen Buchführungen bei einem Stundensatz des Bearbeiters von 60 EUR um (50 FiBu x 1 Stunde x 60 EUR =) 3.000 EUR pro Monat bzw. 36.000 EUR pro Jahr.

Delegieren Sie

Prüfen Sie systematisch, ob es Aufgaben gibt, die Sie bisher mit erheblichem Zeitaufwand selbst erledigt haben, die aber auch von einer anderen weniger qualifizierten Person übernommen werden könnten. Die Zeit, die Sie einmalig investieren, um einem Mitarbeiter diese Tätigkeit zu erklären, sparen Sie anschließend dauerhaft ein. Die einmalige Zeitinvestition in Ihren Mitarbeiter bringt Ihnen zukünftig dauerhafte Zeitersparnisse.

Reservieren Sie störungsfreie Zeiten

Wenn Sie bei wichtigen Arbeiten oft unterbrochen werden, verlängert sich meist die Bearbeitungszeit, weil Sie sich anschließend erst wieder in den Sachverhalt hineindenken müssen. Für Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern, sollten Sie daher im Team störungsfreie Zeiten vereinbaren. Wenn Sie dafür täglich die gleiche Uhrzeit nutzen, gewöhnen sich Ihre Kollegen schnell daran, dass Sie erst nach Ablauf dieser Zeit wieder zu sprechen sind.

Vielleicht können Sie auch innerhalb des Teams feste Zeiten vereinbaren, zu denen sich die einzelnen Mitarbeiter nicht gegenseitig bei der Arbeit unterbrechen. Lenken Sie sich auch nicht selbst durch spontane Ideen von Ihren Aufgaben ab. Halten Sie spontane Ideen zunächst nur schriftlich fest und beschäftigen Sie sich erst nach Abschluss Ihrer aktuellen Aufgabe damit. Wenn Sie häufig durch unerwartete Zusatzaufgaben unterbrochen werden, kann Ihr eigener Tagesplan dadurch ebenfalls schnell in Gefahr geraten. Übernehmen Sie unerwartete Aufgaben daher nur, wenn Sie die ursprünglich geplanten Aufgaben trotzdem erledigen können. Schlagen Sie anderenfalls einen späteren Alternativtermin für die Zusatzaufgabe vor. Wenn Sie Ihren Vorschlag nachvollziehbar und auf nette Weise begründen, wird Ihr Gesprächspartner meist Verständnis dafür haben.

Setzen Sie Zeitlimits

Schätzen Sie für jede Aufgabe vorab den ...