Honorargestaltung für Steuerberater 09/2022 / 2 Kanzleimanagement: So entwickeln Sie eine zukunftsfähige Kanzleistrategie

Wer die zukünftige Entwicklung seiner Kanzlei nicht dem Zufall überlassen, sondern bewusst steuern möchte, sollte eine individuelle Kanzleistrategie formulieren, in der alle mittel- und langfristigen Kanzleiziele beschrieben und die erforderlichen Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele dargestellt sind. Ohne eine zukunftsfähige Kanzleistrategie ist nicht vorhersehbar, ob die Kanzlei langfristig im Wettbewerb bestehen kann.

Der Strategie-Workshop

Zur Entwicklung langfristiger Kanzleiziele empfiehlt sich ein Strategie-Workshop. Wählen Sie für diesen einen Ort außerhalb der Kanzlei, an dem Sie ungestört und in entspannter Atmosphäre über die zukünftige Ausrichtung der Kanzlei nachdenken und diskutieren können. Meist eignet sich dazu ein Seminarhotel, das auch für die erforderliche Verpflegung der Teilnehmer sorgt. Dies können entweder nur die Kanzleiinhaber und leitende Mitarbeiter oder das gesamte Kanzleiteam sein. Oder Sie entscheiden sich für einen zweitägigen Workshop: Dann werden am ersten Tag alle Themen besprochen, zu denen Mitarbeiter einen Beitrag leisten können und am zweiten Tag stehen Themen auf dem Programm, die nur die Kanzleiinhaber betreffen.

Vorbereitung des Workshops

Erstellen Sie eine Tagesordnung mit den zu besprechenden Themen und einen Zeitplan, in dem die ­verfügbare Zeit für die einzelnen Themen festgelegt ist. Sonst besteht die Gefahr, dass einzelne Themen ausufernd besprochen werden und für die übrigen nicht genügend Zeit zur Verfügung steht. Fordern Sie alle Teilnehmer auf, Themenvorschläge für den ­Strategie-Workshop einzubringen.

Ablauf des Workshops

Beginnen Sie mit einem kurzen Blick in die aktuelle Branchensituation und einer Darstellung der voraussichtlichen Branchenentwicklung. Als Datenquellen können neben eigenen Marktbeobachtungen die Publikationen von Berufsorganisationen und Fachverlagen herangezogen werden, in denen über Branchentrends berichtet wird.

Mit den Erkenntnissen der Marktanalyse kann anschließend die Frage diskutiert werden, ob die Kanzlei mit dem derzeitigen Dienstleistungsangebot und der Arbeitsweise mittel- und langfristig wettbewerbsfähig sein wird oder ob aus der Marktanalyse neue Trends erkennbar sind, auf die zeitnah reagiert werden muss. Diese Frage führt oft zu leidenschaftlichen und kontroversen Diskussionen zwischen den Teilnehmern, bewirkt aber die erforderliche Klarheit über die zukünftige Ausrichtung der Kanzlei.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor für den Workshop ist die laufende Visualisierung der Besprechungsergebnisse während der Diskussion. Verwenden Sie Flipcharts oder Pinnwände, um wichtige Ideen und Informationen sofort festzuhalten und sichtbar zu machen. Am Ende der Diskussion sollten idealerweise gemeinsam erarbeitete Kanzleiziele formuliert werden und ein Aktionsplan erstellt werden, der die Frage beantwortet: "Wer macht was bis wann?"

Protokoll erstellen

Halten Sie die Ergebnisse des Workshops unbedingt schriftlich fest, damit sie später bei Bedarf nachgelesen werden können. Anderenfalls kommt es immer wieder zu Meinungsverschiedenheiten über die Gesprächsergebnisse, weil Mitarbeiter rückblickend unterschiedliche Erinnerungen an diese haben oder einzelne Aussagen unterschiedlich interpretiert ­haben. Sie können die Gesprächsergebnisse auch ­feierlich gemeinsam unterschreiben und ein ­Erinnerungsfoto aufnehmen, um die Bedeutung der Gesprächsergebnisse zu unterstreichen.

Jährliche Aktualisierung

Die Kanzleistrategie sollte durch ein jährliches Strategietreffen regelmäßig überprüft und angepasst werden. Informieren Sie auch alle Mitarbeiter, die nicht am Workshop teilgenommen haben, über die Gesprächsergebnisse. Das kann schriftlich oder in einer kurzen Mitarbeiterpräsentation erfolgen. In der Präsentation haben Sie auch die Möglichkeit, ein Feedback der Mitarbeiter einzuholen und Vorbehalte oder Bedenken zu besprechen.

Praxis-Beispiel

Checkliste: Themen für Strategie-Workshops

[x]	Welche Trends bestimmen derzeit den Steuerberatungsmarkt?
[x]	Wie soll die Kanzlei in 3 – 5 Jahren aussehen (Umsatz, Kosten, Gewinn, Mitarbeiter)?
[x]	Welche Veränderungen im Dienstleistungsangebot sind erforderlich?
[x]	Ist eine Spezialisierung auf bestimmte Branchen oder Tätigkeiten sinnvoll?
[x]	Ist eine Erweiterung des Dienstleistungsangebots sinnvoll?
[x]	Welche Beratungsleistungen sollen zukünftig nicht mehr angeboten werden?
[x]	Ist eine Kooperation mit anderen Beratern sinnvoll?
[x]	Wie verhalten sich unsere Mitbewerber?
[x]	Ist eine Konkurrenzanalyse ausgewählter Mitbewerber sinnvoll?
[x]	Warum sollten Mandanten zu unserer Kanzlei kommen und nicht zu einem Wettbewerber?
[x]	Wie kann die Mandantenzufriedenheit noch weiter erhöht werden?
[x]	Ist der Digitalisierungsgrad ausreichend oder verbesserungsfähig?
[x]	Sind alle internen Arbeitsabläufe optimal gestaltet?
[x]	Ist die Aufnahme weiterer Partner erforderlich?
[x]	Wie kann sich die Kanzlei als attraktiver Arbeitgeber positionieren, um gute Mitarbeiter zu halten und zu gewinnen?
[x]	Wie kann der Wert der Kanzlei systematisch g...