Dipl.-Finanzwirt Werner Becker, Dr. Dario Arconada Valbuena
Obwohl viele Steuerberater ihren Mandanten raten, eine jährliche Erfolgs- oder Umsatzplanung zu erstellen, steht die Planungsrechnung für die eigene Kanzlei oft am unteren Ende der beruflichen Prioritätenliste. Bei fehlender Planung bleiben allerdings viele Erfolgspotenziale ungenutzt, die bei systematischer Planung erkannt worden wären.
Erfolgsplanung – Ja oder Nein?
Die Frage "Planung – ja oder nein?" läuft letztlich auf die Frage hinaus: "Möchte ich die zukünftige Entwicklung meiner Kanzlei dem Zufall überlassen oder möchte ich die Kanzleientwicklung bewusst planen, überwachen und steuern?"
Durch den Planungsprozess werden wichtige Trends und Entwicklungen frühzeitig erkannt. Planwerte haben außerdem einen starken Motivationseffekt für das gesamte Jahr: Wenn unterjährige Umsatzziele nicht erreicht werden, können rechtzeitig geeignete Maßnahmen eingeleitet werden, die dafür sorgen, dass das Jahresergebnis doch noch erreicht wird.
Ohne eine Planung wäre es zu diesen Maßnahmen vermutlich nicht gekommen. Auch wenn das Jahresergebnis bisher nicht immer vollständig erreicht wurde, sollte das kein Grund sein, zukünftig auf eine Planung zu verzichten, denn auch eine Zielerreichung von 80 % ist in den meisten Fällen deutlich mehr als bei fehlender Planung jemals erreicht worden wäre.
Umsatzplanung
Die Umsatzplanung ist die wichtigste Planungsgröße der Erfolgsplanung. Beantworten Sie die folgenden Fragen, um mit vertretbarem Zeitaufwand möglichst realistische Werte zu erhalten:
- Soll der erzielbare Umsatz anhand der verfügbaren Mitarbeiterstunden oder anhand der vorhandenen Mandate geplant werden?
- Bei Fachkräftemangel ist oft die Zahl der Mitarbeiterstunden der entscheidende Engpass. Sollen neue Mandate akquiriert werden, oder ist die Kanzlei bereits voll ausgelastet?
- Sind Maßnahmen zur Mandantenbindung erforderlich, um Umsatzausfälle durch Mandatskündigungen zu vermeiden?
- Sind Mandatsbeendigungen durch wichtige Mandanten zu erwarten, z. B. aus Altersgründen oder wegen Beraterwechsel?
- Kann der Umsatz durch neue Beratungsangebote gesteigert werden, z. B. durch betriebswirtschaftliche Beratungsleistungen?
- Soll die derzeitige Honorarpolitik verändert werden, z. B. durch Abrechnung bisher unentgeltlich erbrachter Zusatz-/ Serviceleistungen?
- Sind Honorarerhöhungen durchsetzbar?
Die Beantwortung dieser Fragen ist nicht nur für die Umsatzplanung der nächsten 12 Monate erforderlich, sondern führt oft auch zu Überlegungen zur strategischen Ausrichtung der Kanzlei, die zeitlich über das Planjahr hinausreichen.
Kostenplanung
Die Kostenplanung ist in Kanzleien meist relativ einfach, da es sich überwiegend um Fixkosten handelt, bei denen es gegenüber dem Vorjahr oft nur geringe Veränderungen gibt. Konzentrieren Sie sich auf die Hauptkostenarten (Raumkosten, Mitarbeiter, EDV, Versicherung).
Es macht wenig Sinn, viel Zeit für die Planung unbedeutender Kleinbeträge zu verwenden, die nur wenig beeinflussbar sind, wie z. B. Kosten für Fachliteratur oder Bürobedarf. Für die Planung der einzelnen Kostenarten können Sie die folgenden Stichworte verwenden, damit kein wichtiger Einflussfaktor unberücksichtigt bleibt:
Personalkosten
Einflussfaktoren: Anzahl der derzeitigen Mitarbeiter, geplante Neueinstellungen, vorhersehbare Kündigungen (z. B. aus Alters- oder familiären Gründen), Gehaltssteigerungen, Erhöhung von Sozialabgaben, sonstige Bezüge.
Anhand der Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter können anschließend die Fortbildungskosten geplant werden. Die Angemessenheit der geplanten Personalkosten kann durch einen Vergleich mit der durchschnittlichen Personalkostenquote aus Branchen-/Praxenvergleichen beurteilt werden.
Raumkosten
Einflussfaktoren: Miete lt. Mietvertrag, erwartete Mietsteigerungen, Nebenkosten (Gas, Strom, Wasser), Instandhaltung und Reinigung (nach Erfahrungswerten), vorhersehbare Preissteigerungen bei Energiekosten, Grundstücksabgaben.
Abschreibungen
Einflussfaktoren: vorhandener Bestand des Anlagevermögens, geplante Käufe und Verkäufe, Preissteigerungen bei Ersatzbeschaffungen.
Übrige Aufwendungen
Bei vielen kleinen Einzelpositionen, deren wirtschaftliche Bedeutung gering ist, genügt eine überschlägige Planung anhand von Erfahrungs-/ Vorjahreswerten. Nennenswerte Einsparungen können ggf. durch einen Wechsel des EDV-Anbieters oder einen Wechsel des Haftpflichtversicherers erzielt werden.
Kommunikation der Planzahlen
Ob und in welchem Umfang die Planwerte an Mitarbeiter kommuniziert werden, ist eine Frage der persönlichen Einstellung und der Kanzleikultur. Mitarbeiter können allerdings nur Kanzleiziele verfolgen, die ihnen bekannt sind. Zumindest der individuelle Planumsatz muss dem betreffenden Mitarbeiter bekannt sein, wenn die Erfolgsplanung als Führungsinstrument genutzt werden soll. Durch einen Vergleich des Planumsatzes mit dem Gehalt des betreffenden Mitarbeiters werden positive und negative Deckungsbeiträge erkennbar.
Soll-Ist-Vergleiche
Planungsrechnungen sind nur dann sinnvoll, wenn die Erreichung der Planzahlen unterjährig überw...